Использование современных технологий в системе управлении документации организации

Технологическая система обработки и хранения конфиденциаль­ных документов — это упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и тех­нических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока. Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методичес­кой основе, признанной обеспечить документированной информаци­ей управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечить защиту носителей информации и самой информации от потенци­альных и реальных угроз их безопасности.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциаль­ных документов предъявляются следующие требования, которые в определенной степени гарантируют решение последней задачи:

1. централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2. операционный учет всех технологических действий, производи­мых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цик­ла» документа;

3. учет всех без исключения конфиденциальных документов;

4. обязательный контроль вторым работником службы КД правиль­ности выполнения учетных операций;

5. учет и обеспечение сохранности не только документов

Указанная технологическая система распространяется не только на управленческие (деловые), но и на конструкторские, технологи­ческие, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы, хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе но­сителей информации.

При использовании технологической системы следует помнить, что лица, проектирующие и модернизирующие систему, контроли­рующие и анализирующие ее работу, не могут быть пользователями этой системы.

Технологические системы обработки и хранения конфиденциаль­ных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.

 Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы с документами и является наиболее универ­сальной. Она надежно и долговременно обеспечивает защиту доку­ментированной информации, как в обычных, так и экстремальных си­туациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и сред­ствами именно традиционной, а не автоматизированной системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Система оди­наково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и машиночитаемыми, факсимильными и электронными документа­ми..

Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. .

Однако при этом следует иметь в виду, что данная система, earn она создается в службе КД, должна в принципе обеспечивать:

· сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых персоналом службы ручными методами;

· реализацию возможности для персонала фирмы работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;

· достаточную гарантию сохранности и целостности информации регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ. Так, например, программный продукт "ДЕЛО", поддерживает полный цикл работы с проектами:

· создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование проекта документа;

· подписание или утверждение проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.