Направления совершенствования документов

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Существует множество информационных технологий для поддержки рационального делопроизводства и документооборота на предприятии.

В современных условиях нет ничего важнее разработки новых идей, изучения опыта отечественных и зарубежных предприятий. Здесь очень важно вырабатывать целостное представление о многоаспектной системе управления, обеспечивающее поисковую роль и интеграцию результатов теоретических и практических разработок. Этому отвечает проектировочное - конструктивный подход к управлению и концепция интеллектуальных систем. В соответствии с ее положениями коллектив специалистов и средства интеллектуальной деятельности интегрируются как единое целое на почве, какой либо проблемы хозяйственного управления и образуют интеллектуальную систему.

Подобный подход к инновациям в управлении на современном этапе предполагает рассмотрение нововведений с учетом парадигмальных изменений образа управления, что связано с пересмотром системы ценностей и взглядов на адаптационные возможности субъекта управления, позволяющее ему генерировать образцы деятельности по мере изменения обстановки. Это предопределяет необходимость решения проблем, связанных с функционированием человека в управленческих системах и разработки конструктивной методологии эффективного его включения в такие системы.

Важным моментом решения подобных проблем является мотивационный механизм, позволяющий повышать отдачу человеческого фактора, трудового потенциала, которым располагает строительное предприятие. Его основой выступает активизация распределительных отношений, в тесной связи с которыми сосуществуют преобразования в труде. С позиций мотивации коллектива к внедрению управленческих инноваций действие указанного механизма, прежде всего, должно быть направлено на формирование работника, адекватного рыночным отношениям и сложившемуся типу экономики. Одновременно он должен способствовать созданию условий для повышения трудовой активности на основе роста профессионально-квалификационного и образовательного уровня работника. В целом, мотивационный механизм такого типа обеспечивает налаживание эффективного взаимодействия материально-вещественного и личностного факторов строительного производства, что можно рассматривать в качестве эффекта управленческой деятельности на предприятии.

Формирование действенного мотивационного механизма требует одновременных и глубоких преобразований всех условий и факторов, обеспечивающих заинтересованность персонала в управленческих инновациях. В нем особое место отводится распределению доходов, затрагивающему интересы каждого работника, что в свою очередь оказывает влияние на их экономическое поведение. Вместе с тем, развитие принципа материальной заинтересованности в инновациях должно осуществляться в направлении возрастания моральных и творческих стимулов, направленных на активизацию поиска нововведений и внедрение их в практику работы предприятий. В целом, такой подход к мотивации коллектива отвечает главному требованию современного менеджмента – привлечению всех работников, независимо от занимаемой должности к управлению производством.

Однако опыт прошлых лет и практика зарубежных строительных организаций свидетельствуют о необходимости усиления творческих стимулов к труду. Исследование показывает, что по мере достижения определенного уровня оплата труда перестает быть основной причиной, побуждающей работника к поиску новых решений своей деятельности. Более весомыми становятся содержание выполняемой работы, отношения с администрацией и обеспеченность социальной инфраструктурой.

Повышение действенности мотивации внедрения управленческих инноваций, на наш взгляд, может быть обеспечена комплексностью стимулирования на основе органической увязки всей системы стимулов при тесном их взаимодействии.[1]

Таким образом, развитие принципа материальной заинтересованности в системе мотивации управленческих инноваций должно происходить в сочетании с моральными и творческими стимулами и направляться на активизацию участия персонала в процессе повышения эффективности производства и управления в строительстве.

Изменение политической ориентации и экономических условий хозяйствования во всех отношениях повлияло на трудовые коллективы. Чтобы обеспечивать выпуск продукции высокого уровня в условиях конкуренции необходимо раскрывать потенциальные возможности персонала, повышать квалификацию, поэтому в последнее время многие предприятия начали возвращаться к утерянным методам управления персоналом, т.е. к идее проведения аттестации кадров. При этом умные руководители ставят целью не столько определить формальную профпригодность (увольнять неугодных и профнепригодных у нас и без аттестации за эти годы научились), сколько в ходе аттестации определить потенциальные возможности человека и в случае необходимости послать на дополнительное обучение. Конечно, возвращаться к старой системе аттестации кадров вряд ли разумно. Поэтому кадровая служба завода предложила более усовершенствованную (чем проводилась ранее) методику оценки персонала.

Аттестация – это оценка деятельности и результатов работников и организации, и является объективной основой продвижении по служебной лестнице. Проводится каждые 3-5 лет и осуществляется аттестационной комиссией. Процедура аттестации осуществляется в 3 этапа:

· подготовка – составляются списки работников подлежащие аттестации, графики её проведения, объявляется правила и критерии проведении аттестации. Работники готовят отчёт о проделанной за истекший период работе, успехах и своих планах на будущее;

· проведение - комиссия рассматривает всю документацию на работников, проводят собеседование;

· принятие решений – по итогам аттестации разрабатывается план мероприятий в соответствии с рекомендациями комиссии.

Условно контингент аттестуемых разделен на 3 группы. Первую группу составляли специалисты всех направлений и руководители первичных трудовых коллективов, во вторую группу вошли так называемые руководители среднего звена (начальники цехов, участков, отделов и т.п.); в третью группу были включены главные специалисты, руководители структурных подразделений и их заместители.

Заключение

В ходе написания курсовой работы была выявлена роль документации в управлении персоналом организации. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

Также из ранее указанного мы поняли, что непосредственно АО «Завод ЖБИ», является коммерческой организацией. Которая в свою очередь была учреждено в соответствии с Указом Президента РФ от 01.07.1992 г. и на основании решения Государственного Комитета по управлению государственным имуществом Республики Дагестан в порядке правопреемства государственного предприятия «Завод железобетонных изделий».

И то, что Генеральный директор Общества осуществляет руководство только текущей деятельностью Общества за исключением решения вопросов, отнесенных настоящим Уставом к компетенции Общего собрания акционеров Общества или Совета директоров Общества.

В наше время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документооборота, в этих целях в программе информатизации в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей автоматизацию документооборота. Следует также иметь в виду, что с внедрением данной системы на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процессом оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией в сети.

Установление порядка движения документов, или управление документацией АО «ЖБИ» заключается создании условий, обес­печивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию лич­ной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Литература

1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

2. В.А.Кудряев. Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

3. Быкова Т.А. Делопроизводство. – М.: Высшая школа, 2006г. – 560c.

4. Басаков М. И. Как правильно подготовить приказ. Учебно-практическое пособие. 3-е изд. испр. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация “Дашков и К°”, 2005. - 128 с.

5. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. - М. :Омега-Л, 2007. – 208с.

6. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд. - М.: Флинта, Наука, 2006. – 320 с.

[1] Гончаров В.В. В поисках совершенства управления: руководство для

высшего управленческого персонала. - М.: МНИИПУ, 2007.