Обзор системы управления базами данных MS Access

Microsoft Access – система управления базами данных (СУБД), которую фирма Microsoft включает в состав профессиональной редакции (Professional Edition) Microsoft Office. Удобство использования и мощность встроенных средств делает диапазон информационных систем, построенных с применением Access, весьма широким – от локальных разработок для домашнего применения до серьезных профессиональных проектов распределенных по сети баз данных, включающих сотни тысяч записей и сложнейшие правила обработки данных.

СУБД Access поддерживает реляционную модель представления данных. Она функционирует под управлением операционных систем Windows 95/98, Windows NT и выше. СУБД Access имеет стандартизованный интерфейс приложений Windows. Access позволяет создать рабочую информационную систему практически без единой строки программного кода, лишь с помощью визуального проектирования, встроенных мастеров и шаблонов. В ней реализованы возможности программирования с использованием структурированного языка запросов Structured Query Language (SQL) и языка Visual Basic for Application (VBA).

Access поддерживает традиционные для офисных приложений механизмы связывания и встраивания объектов Object Linking and Embedding (OLE) и динамического обмена данными Dynamic Data Exchange (DDE). Это позволяет Access работать с любыми объектами из библиотеки типов другого приложения пакета Microsoft Office и предоставлять свои объекты для других приложений. В Access 2002 появились возможности использования расширяемого языка разметки – extensible Markup Language (XML), играющего роль стандарта обмена данными между приложениями.

Большинство действий по работе с элементами баз данных в среде Access можно выполнить с помощью следующих средств: команд основного меню, кнопок панелей инструментов, команд контекстного меню и комбинаций клавиш.

База данных является основным компонентом проекта приложения Access. К основным элементам базы данных можно отнести таблицы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Для работы с БД в Access имеется стандартное окно, из которого можно вызвать любой ее объект для просмотра, выполнения, разработки или модификации. Пользователь может для работы с БД разработать свой интерфейс, основу которого обычно составляют формы.

Текущая (открытая в данный момент) БД может взаимодействовать с внешними БД, которые используются как источники таблиц при импорте или присоединении, а также как получатели при экспорте данных из текущей базы данных.

Таблица представляет собой основную единицу хранения данных в базе. Понятие таблицы в Access соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. В произвольной базе данных Access обычно имеется совокупность связанных между собой таблиц.

С таблицей в целом можно выполнять следующие операции:

– создание (определение структуры);

– изменение структуры (реструктуризация);

– переименование;

– удаление.

При создании таблицы задается структура и имя таблицы. При сохранении таблицы на диске вся необходимая информация размещается в файле базы данных. При изменении структуры таблицы в ней могут измениться названия и характеристики полей, состав и названия ключа и индексов, ограничения. Для изменения структуры и переименования таблиц используются утилиты (программы), предназначенные для работы с таблицами БД.

Между двумя таблицами можно устанавливать связи типа 1:1 и 1:М в окне описания схемы данных. Основными операциями над таблицами являются: просмотр и обновление (ввод, модификация и удаление), сортировка, фильтрация и печать.

Запрос представляет собой формализованное требование на отбор данных из таблиц или на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета. В Access можно создавать и выполнять следующие основные типы запросов: выборка, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. Описание запроса можно выполнить с помощью бланка QBE или инструкции языка SQL.

Форма представляет собой объект базы данных Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях. На формах можно разместить различные элементы, такие как: поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки, выключатели, переключатели, флажки, рисунки, надписи, подчиненные формы и т.д. За кнопками обычно закрепляют вызов функций. Функции обработки информации во время работы с БД задаются с помощью макросов или программ на языке VBA.

Отчет представляет собой объект базы данных, предназначенный для отображения содержащейся в базе данных информации. Он позволяет осуществлять необходимую группировку данных, отображать расчетные и итоговые данные. Отчет можно просмотреть на экране или распечатать через принтер на бумагу.

Макрос представляет последовательность команд встроенного в Access языка VBA, задающих автоматическое выполнение некоторых операций.

Модуль представляет совокупность описаний, инструкций и процедур на языке VBA, сохраненную под общим именем. В Access используются модули трех типов: формы, отчета и стандартный. Модули форм и отчетов содержат программы, являющиеся локальными для этих объектов. Процедуры из стандартного модуля, если они не описаны явно как локальные для содержащего их модуля, распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей той же или другой базы данных Access.