Организация контроля за исполнением бюджета

В течение бюджетного периода на предприятии, как правило, ве­дется постоянный контроль исполнения текущих плановых зада­ний и оценка будущих технико-экономических показателей дея­тельности предприятия. А так как бюджетный период продолжа­ется в течение всего года, его можно разделить на три основных периода:

§ анализ исполнения бюджета прошедшего периода;

§ разработка на основе всех составляющих бюджетов главно­го бюджета будущего периода;

§ контроль за исполнением бюджета текущего периода.

Точно так же, как существует система оперативного планиро­вания, на предприятии должна действовать система внутреннего контроля исполнения бюджета, которая представляет собой неп­рерывное наблюдение и регулирование производственного и фи­нансового процессов на основе оперативной информации. Такую схему взаимодействия планирования и контроля называют сис­темой обратной связи в организации.

Полученные фактические данные о ходе выполнения производственной программы центрами ответственности сопоставля­ются с плановыми, проводится анализ выявленных отклонений и намечаются меры по обеспечению ритмичной работы.[6, 431]

Текущая работа по управлению центрами возникновения зат­рат в основном производстве цехами, а также участками и брига­дами в масштабе предприятия лежит на цеховом управленческом персонале, который подчиняется непосредственно заведующему (начальнику) производством. В этих центрах формируется отчет­ная информация о продукции (выполнении работ, услуг) за сме­ну, которая передается в плановую службу. Центры ответствен­ности заполняют рапорт о выполнении сменных (суточных) заданий, данные о работе основного технологического оборудования, простоях и расшифровывают причины, вызвавшие простои.

Центр ответственности отвечает только за те расходы и дохо­ды, на которые могут и имеют право повлиять его менеджеры.

Отчетность как инструмент управленческого учета является завершающим эта­пом учетной системы, организуемой на фирме. Отчетность в сис­теме управленческого учета рассматривается как инструмент пе­редачи менеджерам информации о финансово-хозяйственной деятельности, а создание условий своевременного представления итоговых показателей деятельности является главной задачей всей системы управленческого учета и бюджетирования.

Вся система бюджетирования должна представлять собой процесс непрерывного агрегирования различных показателей, причем уровень агрегирования информации должен определять­ся степенью ее аналитичности, так как чем выше уровень агреги­рования, тем меньше аналитичность данных.

Центры ответственности вспомогательных производств отве­чают за работу оборудования, а также сообщают в планово-экономическое подразделение информацию о прошедшей смене.[8, 245-246]

В процессе исполнения бюджета руководители структурных подразделений отчитываются перед вышестоящим звеном управ­ления за определенный участок работы. Ответственность за вы­полнение показателей закрепляется юридически (приказом о назначении, контрактом, должностными инструкциями) и мате­риально (премирование, штрафные санкции).

Первого числа каждого месяца все центры ответственности представляют в планово-экономическую службу и бухгалтерию производственный отчет о выпуске продукции, выполнении ра­бот, услуг и отчеты об использовании в производстве материаль­ных ресурсов. Отдел труда и технического нормирования прове­ряет табели учета рабочего времени и документы о неявке на ра­боту. На основании отчетных данных о производстве и затратах труда рассчитываются экономические, бухгалтерские и финансо­вые показатели. На рис.2 представлена система «обратной связи» при ис­полнении бюджета.

Как правило, предприятие разрабатывает регламент приня­тия решений по контролю выполнения бюджета в разрезе цент­ров ответственности. В нем распределены функции между управ­ленческими службами по контролю за исполнением бюджета и отражена система движения информационных потоков «снизу вверх» - от центров ответственности к функциональным служ­бам о текущем исполнении плановых заданий и «сверху вниз» - анализ, решения и рекомендации по улучшению оперативно- производственной деятельности.

Контроль исполнения планов необходим как на уровне уп­равленческого аппарата, так и структурных производственных подразделений. С помощью действенного контроля можно выя­вить «узкие места», определить внутренние резервы и подгото­вить предложения по устранению первых на основе вторых.

Управленческий учет и контроль как инструмент достижения стабильности финансовой деятельности фирмы предусматривает определенный набор приемов и методов контроля, которые находятся в прямой зависимости от источников информации. Наиболее распространены выборочный способ проверки и конт­роля: проверка соответствия бухгалтерских записей, внеплано­вые ревизии наличия имущества, оценка правильности списания материальных затрат, сличение данных инвентаризации с факти­ческим состоянием остатков запасов, незавершенного производ­ства, готовой продукции.

Наличие объективной информации о результатах деятельнос­ти позволяет обеспечить снижение предпринимательского риска, повысить степень доверия партнеров, собственников бизнеса и стабилизировать финансовое состояние.[7, 443]