Создание списка Контакты

При использовании Адресной книги на экран выводится список контактов. Контактное лицо в MS Outlook — это человек или организация, о которых ввели данные: имя, адрес, телефон и др.

Создание нового контакта. Открыть папку «Контакты», которая вначале пустая. Выбрать в меню Контакты → Создать контакт → в диалоговом окне выбрать вкладку Общие → щелкнуть кнопку Полное имя… → в появившемся диалоговом окне внести данные → ОК → в вести данные в строках Организация и Должность → ввести адреса, телефоны и т.д. → кнопка Сохранить и закрыть.

Просмотр списка Контакты. По умолчанию контакты отображаются в Адресных карточках. Если карточек много, то чтобы найти нужную, щелкнуть справа на букву в алфавитном указателе. Можно изменить способ просмотра контактов при помощи пунктов меню Вид → Упорядочить по → Текущее представление, где выбрать: Адресные карточки, Подробные адресные карточки, Список телефонов, По категориям, По организациям, По местоположению.

Осуществление связи с контактным лицом

§ Отправка сообщений: Контакты → Создать сообщение контакту → указать адрес электронной почты → кнопка Отправить.

§ Подготовка собрания: Контакты → Назначить встречу с контактом.

§ Создание задачи для контакта: Контакты → Создать задачу для контакта.

§ Отправка письма: Контакты → Создать письмо контакту → открывается MS Word, в котором создается письмо.

Создание списка задач

Список задач — список дел, которые нужно выполнить, чтобы закончить работу, организовать собрание, событие и т.д. Создается список задач в папке «Задачи».

Создание задачи. В меню Задача → Создать задачу → в диалоговом окне ввести Тему, дату ее выполнения и другие параметры → щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

Просмотр задач. Можно изменить представление задач в списке: окно Текущее представление.

Работа с задачами. При работе со списком задач можно добавлять и удалять задачи, помечать их как завершенные и перераспределять в списке.

§ Быстро добавить задачу: щелкнуть верхнюю строку, где написано Щелкните здесь, чтобы добавить элемент, и ввести дату и тему.

§ Изменить задачу: щелкнуть ее дважды в списке.

§ Отметить задачу как завершенную: в представлении Простой список щелкнуть поле метки во втором с левого края столбца (задача зачеркнется).

§ Удалить задачу: щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши →Удалить.

§ Назначить кому-нибудь задачу: щелкнуть ее правой кнопкой мыши → Назначить задачу → выбрать кому → кнопка Отправить.

§ Назначить новую задачу: в меню Задачи → Создать задачу → или Создать поручение.

Использование дневника

Дневник — это папка в MS Outlook, которую можно использовать для записи взаимодействий, телефонных звонков, ответов на сообщение и др. Элемент дневника — это пункт или объект, например, задача, встреча или контакт.

Занесение записей вручную:

§ В любой папке MS Outlook выделить объект, который нужно записать в журнал → Сервис → Занести в дневник → появится диалоговое окно, в котором заполняются поля Тема, Тип, Контакт, Организации и др. данные → кнопка Сохранить и закрыть.

§ Новая запись → папка Дневник → в меню выбрать Дневник – Создать запись в дневнике → в диалоговом окне набрать информацию → Сохранить и закрыть.

 Автоматическое занесение записей:

§ открыть папку Дневник;

§ в меню Сервис → Параметры откроется диалоговое окно;

§ в списке Автозапись элементов отметить те элементы, которые должны автоматически записываться в дневник;

§ в списке Для следующих контактов выделить те контакты, которые должны вноситься в дневник;

§ в списке Записывать также файлы поставить нужные метки.

Просмотр записей в дневнике: по умолчанию в папке Дневник информация отображается в представлении временной шкалы и По типу. Это можно изменить в окне Текущее представление.

Создание заметок

ВMS Outlook можно создавать, сортировать и просматривать заметки.

Создание заметок . Открыть папку Заметки → в меню Заметка → Создать заметку → ввести текст заметки и закрыть ее. При наборе текста лучше не нажимать Enter для перехода на новую строку, он будет нажиматься автоматически, и в значке будет виден весь текст. Если нажать Enter, то текст в значке будет виден до его нажатия. В заметку автоматически заносится дата и время ее создания.

Установка параметров заметки. В заметке можно установит ее размер и цвет. Сервис → Параметры → вкладка Задачи/заметки → в секции Настройки выбрать цвет → в списке Размер выбрать: Мелкий, Средний, Крупный → щелкнуть кнопку Шрифт и выбрать нужный.

Работа с отдельными элементами. Чтобы открыть заметку, нужно дважды щелкнуть ее в папке Заметки → перемещать заметку за строку заголовка → можно изменить цвет заметок и категории, щелкнув кнопку Управляющее меню.

Просмотр заметок. По умолчанию используется представление Значки. Его можно изменить в окне Текущее представление. В любом представлении можно отсортировать заметки, щелкнув кнопкой мыши строку заголовка (Тема, Создано, Категории и т.д.) и выбрать способ сортировки.

ВОЗМОЖНОСТИ MS OUTLOOK ПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ