Отслеживание элементов и файлов, связанных с контактом

При работе с контактами (Контакт — лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса веб-страниц.) удобно иметь под рукой список электронных сообщений, встреч, задач, документов и других элементов, имеющих отношение к контактным лицам. Для задания отношения элементов к контактам создаются связи. Например, при создании задачи, для выполнения которой требуется позвонить нескольким контактным лицам, кнопка Контакты позволяет связать эту задачу с соответствующими контактами. Кроме того, для задания отношения элементов к контактам они могут связываться. Электронные сообщения, отправляемые контактным лицам, автоматически связываются с соответствующими контактами, как и все элементы, создаваемые с помощью меню Действия.

На вкладке Действия каждого контакта отображается обзор всех элементов, имеющих отношение к этому контакту. По умолчанию поиск ссылок на элементы выполняется только в основных папках Microsoft Outlook, таких как Календарь, Контакты и так далее. Однако имеется возможность создавать новые группы папок, в которых выполняется поиск, а в каждой группе могут добавляться и удаляться папки, в которых выполняется поиск.

Для открытия окна контакта из связанного с этим контактом элемента достаточно дважды щелкнуть имя контактного лица в поле Контакты.

СОЗДАНИЕ СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ С ОГРАНИЧЕННЫМИ РАЗРЕШЕНИЯМИ

Вы можете создавать почтовые сообщения с ограниченным разрешением с помощью службы управления правами на доступ к данным только в профессиональном выпуске Microsoft Office 2003 и Microsoft Office Outlook 2003.

Отправьте сообщение электронной почты с ограниченными разрешениями.

1. Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Сообщение.

2. Введите имя адресата в полях Кому, Копия или СК . Имена адресатов разделяются точкой с запятой (;).

3. Чтобы выбрать имена адресатов из списка в адресной книге, нажмите кнопку Кому или Копия.

4. В поле Тема введите тему сообщения.

5. В текстовом поле введите текст сообщения.

6. На панели инструментов Электронная почта нажмите кнопку Разрешение.

7. Нажмите кнопку Отправить.

Совет

Чтобы воспользоваться настраиваемой политикой разрешений, созданной администратором электронной почты для пользователей организации, выполните следующее действие.

§ В меню Файл выделите команду Разрешение, а затем выберите политику разрешений в подменю.

Примечания

§ При вложении в сообщение с ограниченным разрешением документа Microsoft Office 2003 разрешение документа автоматически ограничивается. Однако если разрешение документа, вложенного в сообщение с ограниченным разрешением, было ограничено ранее, вложенный документ сохраняет первоначальное ограничение.

§ Если для создания сообщения электронной почты с ограниченным разрешением нужно использовать другую учетную запись, в меню Файл выделите команду Разрешение, а затем выберите подкоманду Ограничить разрешения.

§ Чтобы установить для сообщения срок действия, открыв его, нажмите на панели инструментов кнопку Параметры и в группе Параметры отправки установите флажок Не действительно после, а затем выберите дату и время.

§ Информационная панель, находящаяся над сообщением, отображает разрешения адресата для данного сообщения. Например на информационной панели может отображаться следующее сообщение: «Не пересылать - (адресат сможет прочитать сообщение, но не сможет переслать, напечатать или скопировать содержимое).»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С самого начала развития Интернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электронная почта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной из программ, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронных сообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой — лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook — универсальный организатор различных видов деятельности пользователя. В результате проделанной работы было рассмотрено следующее:

– возможности MS OUTLOOK при работе с электронной почтой;

– основные компоненты MS OUTLOOK и их использование;

– пользовательский интерфейс MS OUTLOOK;

– архивация и удаление элементов с помощью средства автоархивации;

– создание сообщения электронной почты с ограниченными разрешениями.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Микляев, А. П. Настольная книга пользователя IBM PC, 2002

2. Кенин и др. Использование MS Office, 2004

3. «Как работать с Microsoft Office» // Microsoft Press, официальное

издание, 1999 г.

4. Прикладные программы Office, 2000.

5. Справка по программе Microsoft Excel, 1999.

6. В. Пасько – Excel

7. Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для пользователя.