Документооборот ООО «Айсберг»

Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете. Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фотография, кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в ООО «Айсберг» осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после окончательного внедрения в организации с 2000 года локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля. Анализ дополнительно проведём по 2001 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Ниже на рисунке представлена структура подчинённости двух отделов (отдел делопроизводства и отдел закупок и продаж) ООО «Айсберг» (рисунок 1).

Функции отдела делопроизводства:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору.

4) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

5) Доведение резолюций директора до исполнителей.

6) Регистрация приказов по основной деятельности

7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

8) Формирование дел и сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Рисунок 1. Структура подчинённости двух отделов

Функции отдела закупок и продаж:

1) Подготовка счетов, коммерческих предложений, договоров и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Оперативная связь со сторонними организациями, т.е. с поставщиками и заказчиками (телефон, факс и т.д.)

6) Приём клиентов.

7) Формирование прайсов организации и контроль поступления каталогов и прайсов от поставщиков.

8) Составление графика работы монтажников.

9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

10) Ведение учёта поступившей продукции от поставщиков и отгруженных покупателю.

Фактически этим всем занимаются два человека. Это секретарь и менеджер. Хочу отметить, что главным и единственным помощником менеджера является секретарь. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого сервера, где могут храниться все создаваемые документы. Нет чёткого установленного времени на подготовку и на контроль за исполнением всех бизнес-процессов, происходящих в ООО «Айсберг». Электронная почта используется крайне редко, так как все необходимые документы приходят по факсу или устно по телефону. В связи сегодняшней ситуацией в экономике страны у компании нет возможности брать ещё одного дополнительного помощника, который мог бы взять на себя часть обязанностей, а огромный поток документов может занимать много времени у директора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Директор очень часто с инженерами уезжают на объекты, тогда документы могут лежать на подписи от 2 до 6 дней.

В ООО «Айсберг» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рисунок 2).

Рисунок 2. Документооборот в ООО «Айсберг»

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 1

Анализ структуры документооборота

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица 1).

В ООО «Айсберг» чаще всего используются следующие документы:

a. Коммерческий счет

b. Коммерческое предложение

c. Договор

d. Акт

e. Доверенность

Счёт - расчетный документ на оплату товара, выставленного продавцом покупателю перед поставкой товара. По запросу менеджера по продажам поставщиком выставляется счёт. Первоначально счёт приходит по факсу, его принимает секретарь, проверяет читаемость текста и отдаёт его менеджеру. Менеджер согласовывает оплату счёта с бухгалтером, который тот свою очередь его оплачивает. После оплаты счёта отгружается товар и вместе с товаром отправляется оригинал счёта. К счёту прилагается счет-фактура, товарная накладная, транспортна накладная. Составляется счёт менеджером либо бухгалтером. Форма счета представлена в Приложении 3.