Анализ материально-технического обеспечения

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

В своей деятельности компания использует различные технические средства:

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень.

В ООО «Айсберг» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

1) внутренние телефонные звонки

2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера

3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети ООО «Айсберг» (таблица 5).

Таблица 5

Характеристики работы телефонной сети

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов (рабочий день с 10:00 до 18:00). Если в компании выход в город осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться с города практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны клиентов, контрагентов о перегруженности телефонной линии организации. Из-за не решаемости проблемы руководитель приобрел дополнительный мобильный телефон из своих средств для организации.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работу всей организации. Эта потеря времени сотрудников, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Многие сотрудники, в том числе директор ООО «Айсберг» используют свои личные мобильные телефоны для служебных целей.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится два факса: у секретаря и в отделе снабжения. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на несколько часов.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ООО «Айсберг». Сократились затраты времени и средств, так как локальная сеть позволяла:

1) Быстро производить переустановку программного обеспечения;

2) Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов,

принтеров, жестких дисков;

3) Посылать и получать электронную почту;

4) Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;

5) Сократить обслуживаемый персонал

В организации существует 10 компьютеров и все они подключены по локальной сети. На этих компьютерах работают сотрудники отдела кадров, бухгалтер, инженер, снабженец, менеджер и другие сотрудники организации. Но нет единого сервера, где бы хранилась вся информация, необходимая для работы всего коллектива. Это указывает о низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.

Каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование (дискеты, флешки, CD диски), хотя с помощью единого сервера можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.

Использование сети Интернет, позволило многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование Интернета сейчас – это «не роскошь, а необходимость» в успешно развивающихся организациях.

Хотелось бы отметить, что сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.

Предприятие, как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий.

В результате анализа материально-технического обеспечения, я определила, что в организации есть все предпосылки для создания нового программного обеспечения, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.