Разработка и описание новой автоматизированной информационной технологии

Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всей организации. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную программу, включающую функции планирования, управления и контроля. Что может дать внедрение автоматизированной технологии:

· снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках);

· повышение скорости товарооборота, оказания услуг;

· сокращение излишков товарных запасов до минимума;

· увеличение и усложнение выполнения работ, услуг;

· улучшение качества продукции, работ, услуг;

· обработка и выполнение заказов в срок, и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

Новое программное обеспечение выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует определенными методами и структурой деятельности в сфере строительного бизнеса, принятой в организации, реализует цели и задачи, стоящие перед ней.

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

· Сбор, обработка, анализ, хранение, контроль и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;

· Автоматизация выполнения бизнес - операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия (перевод с английского языка на русский, формирование запросов и др.);

· Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

Эти системы, как правило, характеризуются следующими задачами:

· достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;

· наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;

· наличием контура обратной связи;

· объектами контроля и управления такой системы выступают:

 -технологическое оборудования;

 -исполнительные устройства и механизмы.

· малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);

· слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.

Какими свойствами должна обладать новая программа:

1.Программа должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.

2. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

Автоматизируем работу сотрудников, которые задействованы в работе по проектированию систем вентиляции и кондиционированию. Согласно ниже представленному рисунку, в ООО «Айсберг» в проектировании задействованы

· Два инженера, каждый из которых проектирует системы вентиляции и кондиционирования;

· Менеджер, который занимается сбором информации об объектах, ведёт общение с поставщиками и клиентами, подготавливает коммерческие предложения, договора, контролирует поставки частей для сбора систем вентиляции, кондиционеров;

· Секретарь, который помимо делопроизводства, оказывает активную помощь менеджеру;

 

 

Рисунок 4. Структура взаимодействия сотрудников

 

Для успешного осуществления бизнес-процессов в ООО «Айсберг» необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в компанию поступает от десяти до пятнадцати заявок в зависимости от сезона.

Автоматизировать работу необходимо в 2009 году, поэтому начинать нужно сейчас.

Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени. Рабочее время указано в часах.

 

Таблица 6

Распределение обязанностей на месяц

Основные обязанности ответственных лиц	Затраты времени, в часах			Темпы роста
	2008	2009	2010	2009/ 2008	2010/ 2009
1	2	3	4	5	6
1. Инженер 1	125	110	83	88%	75%
Изготовление проектов	50	45	35	90%	78%
Составление спецификаций	32	28	20	88%	71%
Подготовка коммерческих предложений	18	15,5	12	86%	77%
Авторский надзор	21	19	15	90%	79%
Подготовка эскизов	4	2,5	1	63%	60%
2. Инженер 2	125	110	83	88%	76%
Изготовление проектов	48	43,5	36	91%	83%
Составление спецификаций	31,5	30	19	95%	63%
Подготовка коммерческих предложений	18	14,5	11	81%	76%
Авторский надзор	20,5	19,5	16	95%	82%
Подготовка эскизов	7	2,5	1	36%	60%
3. Менеджер	100	80	60	80%	75%
Формирование запросов поставщикам	23	17	11	74%	65%
Отслеживание отгрузок	15	13	11,5	87%	88%
Отслеживание оплаты клиентов	15	13	11,5	87%	88%
Составление договоров	26	20	16	77%	80%
Подготовка коммерческих предложений	21	17	10	81%	59%
4. Секретарь	100	75	60	80%	75%
Сбор заявок и внесение их в журнал	9	7	6	78%	86%
Перевод спецификаций с английского на русский язык	38	25	16	66%	64%
Формирование запросов поставщикам	22	16,5	14	75%	85%
Отслеживание отгрузок	17	14,5	13	85%	90%
Составление смет	14	12	11	86%	92%

 

За три месяца должна быть внедрена одна программа, которая выполняла бы следующие функции:

1. Вела электронный журнал учёта клиентов

2. Организовывала автоматический перевод спецификации с английского на русский язык

3. Формировала запросы и рассылала их по поставщикам

4. Автоматически выводила эскизы при обычном введении названия и размеров необходимого элемента

5. Хранила в себе базу данных автоматического формирования счетов, договоров, коммерческих предложений, выданных материалов

6. Имела связь с отдалённым объектом (бригадиром), на котором ведётся стройка, для отслеживания полученных материалов от поставщиков

7. По полученным данным от бригадира формировала смету.

Внедрение нового программного обеспечения предоставит сотрудникам больше времени не только с обработкой и формированием заказов, но также даст возможность браться за большее количество объектов, не расширяя при этом штат сотрудников. Сильнее сократиться трудоёмкость производимых операций, будет меньше ошибок в финансовых показателях.

По представленной ниже формуле (1) можно определить сколько стоит один час работы сотрудников ООО «Айсберг», исходя из их месячных окладов.

 

С_ч = О / К_ч                                                                       (1)

 

где С_ч - Стоимость часа работы

О - Месячный оклад

К_ч - Количество часов в месяце (Кч=160 час)

По следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

 

                                                            (2)

 

где Э – экономия от снижения трудоёмкости

Т1 и Т2 – трудоёмкость операции до и после

n – число сотрудников в организации

Результаты расчётов приведём в отдельную таблицу, где дополнительно отражены данные из таблицы 6 о количестве сэкономленного времени (таблица 7).

 

Таблица 7

Определение экономии от снижения трудоёмкости

Должность	Оклад, руб.	Стоимость часа работы, руб.	Экономия времени, час	Экономия от снижения трудоёмкости, руб.
Секретарь	5400	33,75	40	1350
Инженер 1	7500	46,88	42	1968,96
Инженер 2	7500	46,88	42	1968,96
Менеджер	6800	42,50	40	1350
Общая экономия от снижения трудоёмкости, руб.				6637,92

 

Полученная сумма экономии составляет примерно 25% от суммы окладов сотрудников. Определим экономический эффект от внедрения нового программного обеспечения. Ниже представлена формула (3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий планируется потратить средства в размере 200 000 рублей. Сводные издержки на создание программного обеспечения определены в таблице 8.

Таблица 8

Сводная ведомость инвестиционных издержек

№ п/п	Статьи затрат	Издержки, руб.
1	Привлечение со стороны программиста с оборудованием	160 000
2	Организация рабочего места	25 000
3	Обоснование инвестиций	15 000
	ВСЕГО	200 000

 

ЭЭ = Э / З                                                                        (3)

 

где ЭЭ – экономический эффект

З – затраты на проведение мероприятий

 

ЭЭ = 6637,92 / 200000 = 0,0332 р./р.

 

Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности (4).

 

Т_ок = 1 / ЭЭ                                                                (4)

 

где Т_ок – срок окупаемости

 

Т_ок = 1/ 0,0332 = 30,120 месяцев

 

В итоге мы определили, что наши затраты окупаются практически в течение двух с половиной лет. Это не так долго, т.к. фактически они окупятся раньше. При определении экономии от снижения трудоёмкости была учтена заработная плата только тех работников, которые непосредственно будут работать с программой и не учтена прибыль, которую в дальнейшем принесет программа.

Вопрос об оценке эффективности внедрения нового программного обеспечения является довольно важным вопросом, так как любые крупные затраты требуют обоснования, особенно со стороны руководителей организации.

Теоретически, можно провести полноценный проект, включающий в себя оценку (моделирование) ситуации “как есть”, оценку возможных при внедрении системы изменений “как будет”, сравнение обеих моделей и выявление результатов изменений с последующей финансовой оценкой. Такой проект был бы идеальным обоснованием вложения, но он весьма длителен и дорого стоит.

Кроме того, для проведения такого проекта требуются очень высококвалифицированные специалисты по информационным системам для оценки последствий внедрения, поэтому без посторонней помощи такой проект провести практически невозможно.

В реальности, оценка результативности внедрения производится по
“средним отраслевым показателям”.

По результатам внедрения программы проведём анализ чувствительности. Во-первых, уменьшилась продолжительность производственного цикла за счет создания новой информационной технологии. Для этого потребовалось увеличить инвестиционные затраты. Во-вторых, уменьшился цикл продолжительности сбыта продукции на рынке, за счет улучшения потребительских свойств продукта по сравнению с продукцией конкурентов. Это потребовало некоторых затрат на научно – исследовательские и опытно-конструкторские разработки. В-третьих, ускорилась периодичность и объемы формирования текущих производственных запасов, за счёт оперативного приобретения материалов и комплектующих изделий на определённый производственный период.

Таблица 9

Анализ чувствительности проекта

Варьируемый параметр	Действия, которые необходимо предпринять	Возможные последствия предпринятых действий
1. Продолжительность ппроизводственного цикла	Создание новой информационной технологии	Увеличение инвестиционных затрат
2. Продолжительность сбыта продукции на рынке	Улучшение потребительских свойств продукта по сравнению с продукцией конкурентов	Затраты на НИОКР
3. Периодичность и объемы формирования текущих производственных запасов	Приобретение материалов и комплектующих изделий на определённый производственный период.	Никаких последствий за собой не повлекло

 

Заключение

 

Предприятие располагает достаточным количеством собственных средств, вследствие чего, выявленные резервы предполагается направить на повышение эффективности деятельности предприятия ООО «Айсберг» на основе реализации инвестиционного проекта.

ООО «Айсберг» планирует создание нового программного обеспечения с целью его дальнейшего использования.

Внедряемое программное обеспечение является уникальным, так как у компаний, устанавливающих системы вентиляции её нет. Также внедрение нового программного обеспечения предоставит сотрудникам больше времени не только на обработку и формирование заказов, но также даст возможность браться за большее количество объектов, не расширяя при этом штат сотрудников, что позволит приносить организации большую прибыль.

Новое программное обеспечение поддерживает следующие цели:

1. Сокращает или совсем удаляет дублирование действий;

2. Обеспечивает определенные преимущества перед конкурентами, автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации;

3. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации контроля и стратегическом планировании;

4. В результате обработки программой информации производится закуп дорогостоящего оборудования и материалов, что исключает ошибки при их формировании вручную.

Таким образом, использование автоматизированной технологии - залог успешной деятельности на рынке.

Список используемой литературы

1. А.А. Воронов, В.К. Титов, Б.Н. Новоградов. Основы теории автоматического регулирования и управления. - М.: «Высшая школа», 1977.-519с

2. В.П. Нестеров, И.Б. Нестеров, статья «Автоматизация деятельности организации»

3. В.П. Нестеров, «Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений