Организация документооборота для управления дебиторской задолженностью ФГУП СПЗ

 

Дефицит денежных средств негативно сказывается на платежеспособности многих предприятий, порождая кризис неплатежей. Первое, на что следует обратить внимание при решении вопроса о ликвидации дефицита бюджета любого предприятия, - это улучшении управления дебиторской и кредиторской задолженности.

Традиционными и наиболее значимыми источниками финансирования оборотных средств являются заемные средства, среди которых выделяются кредиторская задолженность и краткосрочные банковские ссуды. Однако в целях совершенствования управления финансовым потоком предприятия рассмотрим мероприятия, связанные с привлечением денежных средств в оборот ФГУП СПЗ путем улучшения использования дебиторской задолженности.

В связи с ростом дебиторской задолженности на конец отчетного периода в ФГУП СПЗ рассмотрим один из методов управления дебиторской задолженностью - с помощью совершенствования документооборота.

Эффективность финансового менеджмента определяется состоянием дебиторской задолженности, которая в свою очередь состоит из двух частей — дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков и дебиторской задолженности покупателей. Во многом успешность работы с дебиторской задолженностью зависит от правильности оформления договоров с контрагентами, организации взаимодействия финансового менеджера с другими подразделениями аппарата управления и информированности высшего руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации.

К основным задачам организации документооборота относятся: определение видов договоров поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.

Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок (сроки) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в процессе деятельности организации или в иных целях, не связанных с личным или другим подобным использованием.

В процессе исполнения договора поставки и управления дебиторской задолженностью выделяют три этапа подготовки и движения документов:

1) распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации;

2) составление договора и юридический контроль;

3) определение ответственных исполнителей.

Рассмотрим содержание каждого этапа в ФГУП СПЗ.

1. Распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации.

Коммерческий отдел:

а) согласовывает годовые потребности организации с потребностями торговли;

б) определяет потребность в товарах и сырье на год;

в) конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;

г) согласовывает потребности организации на данном этапе с финансовой службой;

д) налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;

е) собирает подробную информацию о поставщике;

ж) представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций, возникающих при заключении договоров.

Бухгалтерия:

а) согласовывает потребности организации в товарах и сырье с отделом снабжения;

б) определяет потребность в оборотных средствах и составляет план платежей в зависимости от ожидаемых поставок;

в) проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.

г) перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает информацию о ней.

2. Составление договора и юридический контроль.

Ответственность за составление договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на отдел производства и сметно-договорной работы ФГУП СПЗ.

Приведем примерный перечень его функций.

а) уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением контракта, подписанием и исполнением, в частности:

- условия оплаты;

- финансовую ответственность;

- сроки выполнения обязательств;

- сроки действия договора;

б) прогнозирует риски.

в) разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных, представленных отделом снабжения;

г) при отсутствии типового договора под конкретный случай разрабатывает новый проект предстоящего договора;

д) проверяет наличие доверенности, если организация контактирует с представителем контрагента:

е) проверяет доверенность (реквизиты, подписи, печать, дату выдачи, срок действия, юридическое право и объем полномочий представителя и т.д.)

3. Определение ответственных исполнителей.

Коммерческий отдел:

а) контролирует исполнение поставщиком его обязанностей согласно всем пунктам контракта;

б) своевременно принимает установленные договором поставки и установленные действующим законодательством меры по предотвращению или минимизации потерь по сделке;

в) организует погрузку, доставку и разгрузку товаров и сырья, когда согласно действующему договору поставки доставлять товары обязана организация,

г) контролирует своевременность, надлежащее качество и количество поставки согласно контракту;

д) в случаях нарушения условий контракта одной из сторон направляет в отдел производства и сметно-договорной работы служебное письмо с просьбой о принятии необходимых мер.

Бухгалтерия:

а) осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары;

б) контролирует правильность оплаты;

в) следит за соблюдением сроков оплаты;

г) оформляет соответствующие документы.

Организационно-технологическая схема реализации договора поставки включает следующие этапы.

Этап I: оформление договора.

1. Отдел производства и сметно-договорной работы оформляет проект договора, присваивает договору номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание договора контрагентом, делает необходимое количество копий договора и передает договор с визами, подписями и печатями другой стороны на подпись руководителю организации.

5. Отдел производства и сметно-договорной работы передает после подписания руководителем полностью оформленный договор в бухгалтерию и торговый отдел — исполнителю.

Этап II: контроль за исполнением договора поставки.

1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контакт с контрагентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату.

2. Исполнитель передает полученный счет в бухгалтерию на визу.

3. Бухгалтерия удостоверяется в наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на подпись к оплате руководителю.

4. Подписанный руководителем счет передается в бухгалтерию для оплаты, где регистрируется в журнале представленных на оплату документов (таблица 14).

Таблица 14

Журнал учета документов, поступивших для оплаты

 

Дата поступления	Наименование, дата и номер документа	Получатель денежных средств	Фамилия исполнителя	Роспись исполнителя	Роспись бухгалтера
01.06. 06	Счет от 28.05.06 № 36/1-Н	ООО «Монолит»	Петров
12.05. 06	Счет от 12.05.06  № 242-П	ООО «Сервис»	Полков

 

5. Бухгалтерия проводит оплату и передает копии платежных поручений исполнителю.

6. Исполнитель уведомляет поставщика об оплате по данным бухгалтерии.

7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в отдел производства и сметно-договорной работы данные о дебиторской и кредиторской задолженности (таблица 15).

Таблица 15

Журнал учета дебиторской и кредиторской задолженности

 

Дебиторы				Кредиторы
Наименование поставщика	Номер договора	Дата платежа	Сумма платежа (руб.)	Наименование поставщика	Номер договора	Дата поставки	Сумма поставки (руб.)
ООО «Монолит»	31/04	01.06.06	13 600	ООО «Демократ»	1П-02	13. 06.06	105 000
ООО «Сервис»	23/04	15.05.06	25 600	ООО «Металлоконструкция»	237/05	15.05.06	32 700
ООО «Стройком»	12/03	01.02.06	300 000
ООО «Геоком»	3/03	23.12.05	127 700

 

8. Отдел производства и сметно-договорной работы на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки, и еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности руководителю для принятия необходимых мер (таблица 16).

Таблица 16

Журнал учета просроченной дебиторской задолженности

 

Наименование поставщика груза	Номер договора	Дата платежа	Сумма платежа (руб.)	Объем поставки (руб.)	Дата поставки по контракту	Нарушение сроков поставки, в днях
ООО «Лессервис»	10/04	30.04.06	112 500	300 000	15.05.06	45
ООО «Стройком»	12/03	01.02.06	300 000	300 000	23.02.06	129
ООО «Геоком»	3/03	23.12.06	123 700	260 000	10.01.06	170

 

Как показал проведенный в ФГУП СПЗ анализ, в большинстве случаев причиной просрочки платежей становится не сложное финансовое положение клиента, а желание использовать средства продавца для финансирования собственной деятельности. При этом сотрудники компании могут ссылаться на неэффективную работу казначейства, а также на забывчивость и отсутствие ключевых сотрудников. В большинстве случаев избежать подобных ситуаций можно, направив клиентам письмо с уведомлением о необходимости погасить задолженность.

В ФГУП СПЗ были разработаны типовые формы писем, сроки отправки и содержание которых зависят от категории клиента (новый, надежный, VIP), а также от длительности просрочки оплаты. Письма рассылаются по требованию руководителя торговой организации, но при этом учитывается мнение главного бухгалтера. Письма могут направляться клиентам до наступления срока платежа (за 3 дня - напоминание), через 3 и через 5-10 дней после наступления срока оплаты и контроля оплаты счетов (рисунок 4).

 

Главному бухгалтеру _______________ (или финансовому директору)

Уважаемый (ая)___________________! Уведомляем, что за Вашей компанией числится просроченная задолженность на общую сумму ________, в том числе по следующим счетам:

Счет №________ дата погашения_______Счет № ________ дата погашения_______Просим незамедлительно произвести оплату вышеуказанных счетов и направить копию платежного поручения по факсу: ______________ для кредитного инспектора.

С уважением,

Руководитель завода

 

Этап 111: оформление закрытия договора.

1. Исполнитель проверяет наличие доставленных товаров по данным бухгалтерии, их соответствие условиям контракта.

2. Исполнитель проверяет соответствие качества доставленных товаров характеристикам и качеству товаров, оговоренным в контракте с фирмой-поставщиком.

3. Исполнитель составляет в случае окончания срока действия договора акт о закрытии договора и передает его на визу в бухгалтерию.

4. Исполнитель присваивает акту номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание акта с контрагентом, делает необходимое количество копий и передает акт с подписями и печатями другой стороны и визами необходимых служб на подпись руководителю.

5. После подписания руководителем предприятия полностью оформленный акт о закрытии договора и его копии передаются в бухгалтерию и отдел производства и сметно-договорной работы.

Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью ФГУП СПЗ, а также для анализа спроса на товары и их предложения необходимые данные могут быть представлены в таблице 17.

Таблица 17

Дебиторы и кредиторы ФГУП СПЗ на 01 июля 2006 г.

 

Документ (договор, акт, накладная)	Контрагент, исполнитель	Нормальная задолженность, руб.	Сроки		Оплата		Поступление в организацию, дата	Наименование продукции	Ед. измерения	Сальдо, руб.
			начало	окончание	сумма	дата				Д-т	К- т
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Дого- вор 3/03	ООО Геоком	123 700	23.12.06	10.01. 06	123700	23.12.05	-	Доска обрезная	куб м	123700
Дого- вор 237/05	ООО «Металлоконструкция»		15. 05. 06	20. 05 .06			15. 05. 06	Гвозди в ассорти- менте	кг		32700

 

Исходная информация для заполнения формы:

1. Заявки на капитальные вложения.

2. Договоры.

3. Счета поставщиков.

4. Данные о банковском счете (выписки, первичные документы).

5. Кассовые документы.

6. Данные о поступлении товарно-материальных ценностей, оказанных услуг (накладные, акты и т.п.).

На основе полученных данных формируется файл дебиторов и кредиторов (заполняются графы 1, 2, 4—10).

Рассчитывается контрольный срок дебиторской задолженности каждого дебитора (графа 3).

Ежедневно по дебиторам и кредиторам составляется сальдо (графы 1 — 1, 12). Если сальдо равно нулю, то данная запись о дебиторе (кредиторе) удаляется.

Каждый понедельник формируется таблица дебиторов, чья плановая задолженность превышена (делается выборка данных о дебиторах, для которых: текущая дата — дата из графы 7 > графы 3).

Таблица 17 представляется в отдел производства и сметно-договорной работы для ведения претензионной работы. Выписки из этой таблицы направляются соответствующим исполнителям.

Не позднее 5-го числа каждого месяца формируется информация о просроченной (в соответствии с договорами) дебиторской и кредиторской задолженности, которая передается руководству.

Ежеквартально (не позднее 15-го числа первого месяца, квартала) готовятся предложения по списанию дебиторской и кредиторской задолженности.

Управление финансовыми отношениями осуществляется в рамках утвержденного финансового плана ФГУП СПЗ. В связи с этим при принятии решения об оплате счетов необходимо соблюдать определенную последовательность процедур:

1) проверка законности счета (наличия договора, соблюдения сроков оплаты);

2) проверка поставщика на предмет наличия просроченной дебиторской задолженности;

3) оценка возможности оплатить счет (сравнение сальдо по соответствующей статье сметы);

4) получение необходимых резолюций.

Процедура принятия решения об исполнении платежей представлена на рисунке 5.

 

Рис 5. Процедура принятия решения об исполнении платежей

 

Представленный алгоритм организации документооборота ФГУП СПЗ способствует формализации взаимодействий между подразделениями аппарата управления при организации финансовых отношений с контрагентами, что в свою очередь снижает финансовые риски организации вследствие минимизации субъективных факторов.

Формирование базы данных о состоянии расчетов в совокупности с контролем за исполнением финансового плана (сметы, бюджета) позволяет принимать обоснованные решения по оттоку финансовых ресурсов, что в свою очередь положительно влияет на финансовую устойчивость организации. Регулярное информирование высшего руководства об уровне сверхнормативного отвлечения финансовых ресурсов с указанием конкретных уполномоченных контрактом с внешними контрагентами лиц организации способствует повышению ответственности исполнителей за качественное выполнение своих функций и финансовой дисциплины в целом.

Таким образом, документооборот - основа правовой стабильности бизнеса. Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые постоянно отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а, следовательно, поможет избежать возникновения многих судебных споров.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключение проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Главная задача каждого предприятия в условиях рынка заключается в организации производственно-финансовой деятельности с целью удовлетворения потребностей людей в своей продукции и получения наибольшей прибыли.

Финансы предприятия представляют собой систему денежных отношений, выражающих формирование и использование производственных фондов и ресурсов в процессе хозяйственной деятельности. Задачей каждого предприятия является планирование и использование финансовых ресурсов в целях повышения своей платежеспособности и рыночной устойчивости. Финансы предприятий служат важным звеном в рыночной экономической системе, поскольку именно на этом уровне создаются основные денежные ресурсы страны.

Особое место в деятельности компаний занимает управление финансовыми потоками, и в теоретическом разделе работы было выявлено, что в учебной и методической литературе по финансовому менеджменту имеется целый ряд определений понятия «финансовый поток компании». В представленной дипломной работе «финансовый поток» определяется, как совокупность распределенных во времени поступлений и выплат фондов денежных средств и приравниваемых к ним денежных эквивалентов компании, генерируемых ее хозяйственной деятельностью за определенный промежуток времени. В качестве денежных эквивалентов могут выступать краткосрочные легкореализуемые ценные бумаги и прочие высоколиквидные активы или краткосрочные пассивы, которые могут быть преобразованы в денежные средства с минимальными потерями временного и комиссионного характера (эквивалентные потерям, возникающим, например, при переходе денежных средств из безналичного состояния в наличное)

Управление финансовыми потоками предприятия представляет собой систему действий по реализации организационных, стратегических и тактических (оперативных) решений, направленных на обеспечение эффективности процессов формирования, распределения, использования, перераспределения и организации оборота фондов денежных средств (и их эквивалентов в неденежной форме) для реализации основной цели деятельности компании.

Управление финансовыми потоками базируется на концепции взаимозависимости: «ликвидность - платежеспособность - финансовая устойчивость - риск - надежность - деловая репутация». Это обусловлено тем, что основной целью производственно-хозяйственной деятельности является максимизация прибыли на фоне задачи минимизации рисков. Следовательно, политика коммерческой организации должна строиться на основе тщательной оценки и имитации различных ситуаций, анализа множества факторов, влияющих на размер прибыли. В процессе управления финансовыми потоками руководство хозяйствующего субъекта должно придерживаться определенных принципов. Одним из основных инструментов, позволяющих оптимизировать управление финансовыми потоками организации, является методика имитационного моделирования.

Переход к рыночной экономике потребовал новых подходов к управлению финансами, способствовал рождению новой специальности в сфере управления — финансового менеджера. Руководитель финансовой службы организации — финансовый менеджер должен быть высокообразованным, творческим, мыслящим специалистом с широким кругозором, знающим и умеющим применять в своей работе результаты развития таких наук, как финансы, статистика, бухгалтерский учет, финансовый и экономический анализ, ценообразование, налогообложение, маркетинг и др.

Особенности управления финансовыми потоками в представленной дипломной работе были рассмотрены на примере Федерального Государственного Унитарного Предприятия «Сосенский Приборостроительный завод».

Основной вид деятельности предприятия - создание научно-технической продукции двойного назначения на базе авиационных технологий, достижений науки и техники в авиационной отрасли.

Структура управления ФГУП СПЗ является функционально-линейной.

Во главе производственной структуры предприятия стоит генеральный директор предприятия. В его непосредственном подчинении находятся три заместителя – финансовый директор, заместитель директора по производству, заместитель директора по общим вопросам. В свою очередь каждый из них имеет свою иерархию подчиненных.

Очень важное значение имеет отдел бухгалтерии, который осуществляет всю финансовую деятельность ФГУП СПЗ, ежеквартально отчитывается перед налоговыми органами, составляет квартальные и годовые отчеты и т.д. Все финансовые процессы, протекающие на данном предприятии отображены именно в бухгалтерской отчетности, пользователи которой – работники коммерческого отдела во главе с финансовым директором на основе информации, генерируемой в системе бухгалтерского учета, применяют методы финансового анализа для принятия решений. Таким образом, существует взаимосвязь финансового менеджмента и бухгалтерского учета.

В ФГУП СПЗ финансовым планированием занимается непосредственно финансовый директор.

Динамика основных технико-экономических показателей ФГУП СПЗ свидетельствует об их тенденции к снижению. В 2006 г. объем выполненных работ составил 77 169 тыс. руб., прочая реализация составила 3 421 тыс. руб., в 2005 г. объем выполненных работ составлял 85 003 тыс.руб. Произошло снижение объема выполненных работ в 2006 г. по отношению к 2005 г. на 7834 тыс. руб. или 9,2 %.

Показатели прибыли также снизились за отчетный период. Валовая прибыль на 6970 тыс. руб., чистая прибыль на 3925 тыс. руб.

Анализ ликвидности баланса ФГУП СПЗ показал недостаток покрытия обязательств его активами. Баланс 2006 года является не ликвидным.

Финансовый поток в ФГУП СПЗ представлен: денежными поступлениями на расчетный счет предприятия одновременно со снятием денег с расчетного счета и взятием кредита под определенные проценты с последующей выплатой процентов.

Управление финансовыми потоками осуществляется в ФГУП СПЗ с использованием методики имитационного моделирования. для обеспечения оптимального распределения финансовых потоков. Рассмотренная имитационная модель была представлена в виде ресурсного баланса, составляемого финансовым директором предприятия. Предложенный вариант ресурсного баланса позволяет смоделировать процедуру принятия решений в данной системе оперативного управления финансовыми потоками.

Целью управления денежными потоками является обеспечение финансового равновесия предприятия в процессе его развития путем балансирования объемов поступления и расходования денежных средств и их синхронизации во времени.

Процесс управления денежным потоком начинается с анализа движения денежных средств за отчетный период. Такой анализ позволяет установить, где у предприятия генерируется денежная наличность, а где расходуется.

Проведенный анализ движения денежных средств за 2005-2006 годы в ФГУП СПЗ прямым методом показал, что в 2005 г. валовой денежный приток (95662 тыс. руб.) превысил отток (87034 тыс. руб.), что обусловило прирост денежных средств за 2005 г. на сумму 8628 тыс. руб. или на 960,1%. На это изменение повлиял приток денежных средств от текущей деятельности в сумме 90591 тыс. руб., от инвестиционной деятельности – 71 тыс. руб., от финансовой деятельности - в сумме 5 000 тыс. руб. Аналогично было проанализировано движение денежных средств в 2006 г., которое показало что остаток денежных средств к концу 2006 г. уменьшился в 11,5 раз по сравнению с началом 2006 годом и составил 830 тыс. руб., т. е. можно говорить, что денежный оборот ФГУП СПЗ в 2005 г. характеризуется чистым денежным оттоком в сумме 8696 тыс. руб. Приведенные расчеты позволили сделать вывод о том, что в 2005 г. 94,7% притока денежных средств составляет текущая деятельность, 5,23 % - финансовая, и только 0,07% - инвестиционная. В 2006 г. произошли структурные сдвиги в сторону уменьшения удельного веса суммы текущая деятельность (на 23,81%) и увеличения (на 23,44%) удельного веса финансовой деятельности, что соответствует росту поступлений по займам и кредитам. Структура расходования денежных средств в 2006 г. практически не изменилась. 81,39% всех денежных средств приходился на текущую деятельность (84,56% в 2005 г.), 3,72% - на инвестиционную (2,23% в 2005 г.), 14,89% - на финансовую (13,21% в 2005 г.). Приведенные данные показывают, что основной удельный вес в расходовании денежных средств по текущей деятельности как в 2005 г., так и в 2006 г. занимает оплата приобретенных товаров, работ и услуг (46,85 и 44,63 %% соответственно). Анализ оборачиваемости денежных средств в ФГУП СПЗ показал, что период оборота денежных средств в течение отчетного периода увеличился с 22,1 дня до 24,2 дня или на 2,1 пункта. Иначе говоря, с момента поступления денег на счета ФГУП СПЗ в 2006 г. до момента их выбытия проходило 24 дня. Это указывает на достаточность средств у предприятия на оплату первоочередных платежей. Таким образом, можно сделать вывод о том, что ФГУП СПЗ в отчетном периоде было способно генерировать денежные средства в объеме, достаточном для осуществления необходимых расходов.

Планированием потоков денежных средств обычно занимается финансовая служба предприятия во главе с финансовым менеджером. Для этого составляется бюджет движения денежных средств, в котором оценивается потребность в денежных средствах (поступлениях и выплатах) в текущем плановом периоде. Таким образом, он служит основанием для планирования денежных средств и контроля за ними. В целях оперативного контроля денежных средств разрабатывается более детальный бюджет - платежный календарь на предстоящий месяц (квартал) с разбивкой по декадам или дням.

Дефицит денежных средств негативно сказывается на платежеспособности многих предприятий, порождая кризис неплатежей. Первое, на что следует обратить внимание при решении вопроса о ликвидации дефицита бюджета любого предприятия, - это улучшении управления дебиторской и кредиторской задолженности.

В качестве мероприятий по совершенствованию управления финансовым потоком ФГУП СПЗ в третьем разделе представленной работы был рассмотрен процесс финансового планирования при помощи платежного календаря, а также организация документооборота для управления дебиторской задолженности с целью привлечения денежных средств в оборот фирмы.