Синтетический и аналитический учет материалов

Для учета материальных запасов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, предназначен счет 010500000 «Материальные запасы».

Учет материальных запасов ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:

010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

010502000 «Продукты питания»;

010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

010504000 «Строительные материалы»;

010505000 «Мягкий инвентарь»;

010506000 «Прочие материальные запасы»;

010507000 «Готовая продукция».

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства и т. п. в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и других учреждениях. [25]

Предметно – количественному учету подлежат ядовитые лекарственные средства, наркотические лекарственные средства, этиловый спирт и другие дорогостоящие медикаменты и перевязочные средства.

В учреждениях предметно – количественный учет медикаментов и перевязочных средств ведется в Книге предметно – количественного учета ф.8 – МЗ. Данная книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется подписью главного бухгалтера. Для каждого наименования, фасовки, лекарственной формы, которые подлежат предметно – количественному учету, открывается отдельная страница.

Лекарственные средства отпускаются материально ответственным лицам отделений на основании накладных (требований) ф.434, выписываемых в двух экземплярах. В накладных (требованиях) указывается полное наименование лекарственных средств, упаковка и количество. Это необходимо для определения их цены и стоимости.

Лекарственные средства, которые подлежат предметно – количественному учету выписываются на отдельных накладных (требованиях) со штампом, печатью учреждения и утверждаются руководителем учреждения. В них должны быть указаны номера историй болезней, фамилии, имена, отчества больных, для которых выписываются лекарства.

Для того чтобы определить стоимость отпущенных материальных ценностей каждая накладная (требование) на выдачу лекарственных средств в отделения таксируется фармацевтом или уполномоченным лицом. [30]

По окончании месяца главная медсестра предоставляет в бухгалтерию отчет, в котором указаны все лекарственные средства, отпущенные в течение месяца и лекарственные средства, подлежащие предметно – количественному учету. [13]

Отчет составляется в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания израсходованных лекарственных средств.

 На основании этого отчета бухгалтер производит списание медикаментов по средней себестоимости, затем составляется оборотная ведомость и мемориальный ордер 13. [26]

На счете 010502000 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д.

Учет поступления продуктов питания ведется в накопительной ведомости по приходу продуктов питания ф.300. Ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов в количественном и суммовом выражении. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги. Накопительная ведомость ф.300 или свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания ф.398 являются основанием для составления Журнала - ордера 11. [32]

Учет расходов продуктов питания ведется в накопительной ведомости по расходу продуктов питания ф.399. Она составляется по материально ответственным лицам. Записи в ней производятся на основании меню – требования на выдачу продуктов питания ф.299 и других документов. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги, которые служат для определения стоимости израсходованных продуктов питания. Одновременно сверяется число довольствующихся по лечебным учреждениям с данными о наличии больных. Накопительная ведомость ф.399 или свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф.411 являются основанием для составления мемориального ордера 12.

Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотных ведомостях по материальным запасам. Ежемесячно в оборотных ведомостях подсчитываются обороты и выводятся остатки продуктов питания на начало месяца. [24]

Счет 010503000 «Горюче-смазочные материалы»предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола т. д.

Приобретение горюче – смазочных материалов в бюджетных учреждениях возможно тремя способами:

1) посредством закупки талонов, которые относятся к денежным документам;

2) оптом по безналичному расчету с использованием смарт – карт;

3) за наличный расчет через подотчетных лиц.

1. Закупка талонов.

Горюче – смазочные материалы в основном приобретаются по талонам. Для приобретения талонов на бензин подотчетному лицу должны выдать денежные средства из кассы, а чтобы их выдать, нужно эти средства получить в банке. При получении наличных средств следует производить последующие записи:

У получателя бюджетных средств на основании Заявки на получение наличных денег с отметкой органа Федерального казначейства, приложенной к выписке из соответствующего лицевого счета:

Дебет

(1, 2) 30600830 (178)«Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов»

 Кредит

130405000 (091)«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов»

220101610 (110, 111)«Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

Получение наличных денег в кассу получателем бюджетных средств на основании приходного кассового ордера:

Дебет

(1, 2) 20104510 (120)«Поступления в кассу»

 Кредит

(1, 2) 30600730 (178) «Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов» [37]

Затем нужно выдать денежные средства в подотчет. Схема выдачи денежных средств в подотчет единая. Основанием для выдачи в подотчет является служебная записка, подписанная руководителем учреждения материально – ответственному лицу, которому доверяется получение денежных документов. Кроме того, необходимо этому лицу выдать доверенность на получение от поставщика талонов на горюче – смазочные материалы.

После получения талонов их необходимо оприходовать в кассу. Основанием для оприходования талонов на бензин и масла является накладная на горюче – смазочные материалы от поставщика и сами талоны, поступление которых в кассу оформляется приходным ордером.

Дебет

020105510 (132)«Поступление денежных документов»

Кредит

020814660 (160)«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

Далее талоны на горюче – смазочные материалы выдаются в подотчет материально ответственному лицу. Выдача талонов производится по расходным кассовым ордерам.

Выданы талоны в подотчет водителю:

Дебет

020814560 (160)«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»

Кредит

020105610 (132)«Выбытие денежных документов»

Использование талонов, возможно заправляясь горюче – смазочными материалами на автозаправочных станциях, с которыми у организаций имеются соглашения о заправке автомобилей на условиях безналичной оплаты.

Дебет

010503340 (064)«Увеличение стоимости горюче – смазочных материалов»

Кредит

020814660 (160) «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

2. По безналичному расчету с использованием смарт – карт.

В бюджетных учреждениях горюче – смазочные материалы приобретаются также по договору поставки. Как правило, такой вариант используется организациями, имеющими большой парк машин. Приобретенные таким образом горюче – смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счет – фактуры, оформленной в установленном порядке.

Оприходование горюче – смазочных материалов:

 Дебет

010503340 (064)«Увеличение стоимости горюче – смазочных материалов»

Кредит

030220730 (178)«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Окончательный расчет с поставщиками:

Дебет

030220830 (178)«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

 Кредит

130405340 (091) «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению материальных запасов» [33]

3. За наличный расчет через подотчетных лиц.

Чаще всего закупки горюче – смазочных материалов осуществляется за наличный расчет. Для этого водителям выдаются под отчет соответствующие денежные средства. Документом, подтверждающим приобретение горюче – смазочных материалов, является кассовый чек автозаправочной станции.

При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

- при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему авансу;

- не допускается выдача средств лицу, с которым учреждением не заключен трудовой договор;

- согласно положениям и распоряжениям по учреждению должны быть установлены сроки и порядок отчетности о выданных подотчетных суммах, о чем работник, которому выдается сумма под отчет, должен быть поставлен в известность. [35]

На сумму денежных средств, выданных под отчет из кассы учреждения, делается запись:

Дебет 020814560 Кредит 020104610

- выданы деньги под отчет водителю;

Дебет 010503340 Кредит 020814660

- отражена стоимость приобретенных ГСМ;

Дебет 020104510 Кредит 020814660

- неиспользованный остаток подотчетных средств сдан в кассу.

При списании горюче – смазочных материалов следует руководствоваться утвержденными в учреждении нормами расхода. [36]

Рассчитанные для учреждения нормы для каждого автомобиля, сезона и места эксплуатации в соответствии с расчетными формулами по нормативу утверждаются приказом по учреждению и являются обязательными. Фактический расход определяется по показаниям приборов и сверяется с данными в путевом листе автомобиля. [38]

На счете010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

1) силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица), лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т. п.), строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т. п.), металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия и т. п.), санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т. п.), электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы и т. п.), химико-москательные (краска, олифа, толь и т. п.) и другие аналогичные материалы; готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы); оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т. п.);

2) оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включается и контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, и другие материальные ценности, необходимые для строительства.

На счете 010505000 «Мягкий инвентарь»учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

1) белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);

2) постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т. п.);

3) одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т. п.);

4) обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т. п.);

5) спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т. п.);

6) прочий мягкий инвентарь. [28]

Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работников бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдачи предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны хранится у руководителя учреждения или его заместителя.

Списание пришедших в ветхость и негодность белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, утвержденных в порядке, установленном действующим законодательством, на основании утвержденного руководителем учреждения акта о списании малоценных предметов.

Мягкий инвентарь отражается в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим расходам на их приобретение.

Учет операций по выбытию и перемещению ведется в Журнале – ордере 10. [41]

 На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются материальные запасы:

1) специальное оборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров, до передачи его в научное подразделение;

2) молодняк всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости;

3) приплод молодняка при наличии в учреждениях рабочего скота;

4) посадочный материал;

5) реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы, радиоматериалы и радиодетали, фотопринадлежности, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, драгоценные и другие металлы для протезирования, а также инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;

6) хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.);

7) посуда;

8) возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т. п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;

9) корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;

10) книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;

11) запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;

12) материалы специального назначения;

13) иные материальные запасы.

Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и возрастным группам (животных на откорме только по видам) в книге учета животных. В книге указываются вид животного, код вида, возрастная группа, код группы, дата и номер журнала операций, дата поступления животного, сведения о животном (откуда поступило, куда выбыло, привес и др.); инвентарный номер; количество, вес; сумма (по дебету и кредиту). [27]

Учет молодняка животных ведется по видам и возрастным группам, а животных на откорме — только по видам, с выделением отдельных листов в книге. Учет обеспечивает возможность получения сведений о поступлении и выбытии, поголовье и живом весе, привесе, приросте животных и проч.

Для учета боя посуды используют книгу регистрации боя посуды. В ней указываются: фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата открытия и закрытия книги, наименование предмета (битой посуды), количество, должность, подпись, расшифровка подписи должностного лица и подпись, расшифровка подписи главного бухгалтера.

Книга ведется для списания разбитой посуды в учреждениях, имеющих в своем составе столовые и пищеблоки [21]. Записи в книге производятся соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги.

Счет 010507000 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в учреждениях продукции в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход. [40]

Операции по принятию к учету материальных запасов оформляются следующими бухгалтерскими записями.

1) Приобретение и безвозмездное получение материальных запасов. Дебет

010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

020822660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»,

030404340 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов»

040101180 «Прочие доходы»

040101151 «Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации».

2) Оприходование материальных запасов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения.

 Дебет

010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

040101172«Доходы от реализации активов».

3) Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации.

Дебет

010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

040101180 «Прочие доходы» (на стоимость излишков по рыночным ценам).

При списании материальных запасов осуществляют следующие бухгалтерские записи.

1) Списание израсходованных материальных запасов, потерь в объеме норм естественной убыли материальных запасов, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды на основании оправдательных документов.

Дебет

040101272 «Расходование материальных запасов»,

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

2) Передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов.

Дебет

010601310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства»,

010602320 «Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы»,

 010603340 «Увеличение капитальных вложений в непроизводственные активы»,

010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

3) При реализации материальных запасов.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

4) Начисление доходов от реализации по цене реализации.

Дебет

020509560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»

Кредит

040101172 «Доходы от реализации активов».

5) Списание недостач и потерь от порчи материальных запасов, принятых за счет учреждения.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов» (по балансовой стоимости).

Списание потерь материальных запасов, отнесенных за счет виновных лиц, оформляется следующими двумя бухгалтерскими записями: начисление доходов.

6) По платежам в бюджет в связи с недостачей, хищениями, отнесенными за счет виновных лиц по рыночной стоимости.

Дебет

020904560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»

Кредит

040101172 «Доходы от реализации активов»;

7) Списание с баланса стоимости материальных запасов.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»;

Кредит

010501440—010506440.

8) Списание потерь материальных запасов при чрезвычайных обстоятельствах.

Дебет

040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов». [20]