Организация учета материалов на складе в МУЗ «Калужская городская больница №4»

Бухгалтерский учет материальных запасов в МУЗ «Калужской городской больнице № 4» ведется на счете 010500000 «Материальные запасы» с использованием бухгалтерской программы «ПАРУС».

При учете материальных запасов в больнице задействованы следующие счета Плана счетов бюджетного учета:

счет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

счет 010502000 «Продукты питания»;

счет 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

счет 010505000 «Мягкий инвентарь»;

счет 010506000 «Прочие материальные запасы»;

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» в больнице учитываются медикаменты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства.

Учет медикаментов на складе осуществляется главной медицинской сестрой, являющейся материально ответственным лицом. С главной медсестрой заключен типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме 523. На складе медикаменты размещаются на стеллажах и полках, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса. На каждый номенклатурный номер медикаментов главная медсестра заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование медикаментов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Склад медикаментов оборудован мерной тарой (для выдачи этилового спирта).

Учет медикаментов на складе осуществляется в Книге складского учета материалов ф. М-17. Предметно – количественный учет в больнице ведется в Книге предметно – количественного учета ф.8 – МЗ, страницы которой нумеруются и прошнуровываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, подлежащих предметно – количественному учету, открывается отдельная страница.

Предметно – количественному учету в больнице подлежат ядовитые лекарственные средства, наркотические лекарственные средства, этиловый спирт и другие дорогостоящие медикаменты, стоимость которых превышает 400 рублей.

Отпуск лекарственных средств материально ответственным лицам отделений производится на основании накладных (требований), выписываемых в двух экземплярах (Приложение 3). Накладные подписываются руководителем учреждения. В накладных (требованиях) указывается полное наименование лекарственных средств, упаковка и количество. Это необходимо для определения их цены и стоимости.

Лекарственные средства, подлежащие предметно – количественному учету, выписываются на отдельных накладных (требованиях) (Приложение 4) со штампом, печатью учреждения, утверждаемых руководителем учреждения. В них должны быть указаны номера историй болезней, фамилии, имена, отчества больных, для которых выписываются лекарства.

Поступление медикаментов на склад осуществляется на основании заключенных договоров, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон. Фармацевт, получая товар, должен проверить, соответствует ли он количеству и качеству, указанному в документах поставщика.

Счет 010502000 «Продукты питания» предназначен для учета продуктов питания в больнице.

Материально ответственное лицо (кладовщик) ведет учет продуктов питания в Книге (карточке) учета материальных ценностей. В Книге (карточке) указаны фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, а также номер стеллажа, ячейки; наименование и код единицы измерения; цена; наименование и код продуктов питания; дата записи; дата и номер документа; приход; расход; остаток; результаты проверок (дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего).

Количество страниц в Книге заверено главным бухгалтером. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

О результатах проверок делаются соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги.

Для учета боя посуды на пищеблоке используют Книгу регистрации боя посуды. В ней указываются: фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата, наименование предмета (битой посуды), количество, должность, подпись, расшифровка подписи главного бухгалтера. Записи в Книге производятся бухгалтером материального сектора. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги.

Оприходование продуктов питания на склад осуществляется на основании счетов – фактур (Приложение 9), товарно – транспортных накладных и накладных. На основании этих первичных документов кладовщик делает запись о поступлении продуктов питания по каждому наименованию и сорту в Книге учета материальных ценностей

На счете 010505000 «Мягкий инвентарь»учитываются следующие виды мягкого инвентаря в больнице: белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.); постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники и т.п.) и прочий мягкий инвентарь.

Мягкий инвентарь, поступающий на склад больницы, принимается материально ответственным лицом (заведующим складом) на основании накладных, счетов-фактур и других товаросопроводительных документов.

Все предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работников бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы хранятся у руководителя учреждения или его заместителя.

При отпуске материальных ценностей со склада заведующий складом должен проверить наличие всех реквизитов и подписей, предусмотренных формой расходного документа.

Расходный документ - это накладная (требование) на внутреннее перемещение материалов, которая применяется для учета движения материальных ценностей внутри больницы. Выписывается накладная-требование в двух экземплярах и обязательно должна быть подписана главным врачом больницы.

По окончании месяца заведующая складом сдает в бухгалтерию Отчет о расходовании, где указывается наименование мягкого инвентаря выданного в течение месяца отделениям. Затем бухгалтер на основании Отчета о расходовании выписывает накладные (Приложение 16) в двух экземплярах, которые подтверждают факт того, что

кладовщик выдал материальные ценности со склада, а сестры – хозяйки отделений их приняли, о чем свидетельствуют подписи материально ответственных лиц.

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются в больнице хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.); посуда; запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в транспортных средствах.

Все прочие материальные запасы, поступающие на склад больницы, берет на ответственное хранение материально ответственное лицо (кладовщик), назначенное на эту должность главным врачом больницы. После того как организацией – поставщиком был отгружен товар на склад больницы и кладовщик проверил его на соответствие количеству и качеству, указанным в товаросопроводительных документах, он делает запись о поступлении материальных запасов в Книге учета материальных ценностей. Что же касается запасных частей для автомобилей, то они при поставке проверяются механиком больницы.

После этого все первичные документы, связанные с поступлением товара, кладовщик и механик передают в бухгалтерию больницы, где они проверяются и оприходываются.

Основанием для выдачи материальных запасов со склада является: для хозяйственных материалов, посуды и канцелярских принадлежностей – накладная (требование) (Приложение 18); для запасных частей – Акт на списание (Приложение 19).