Проверка использования и сохранности товарно-материальных ценностей

Целью проверки материальных ценностей является обеспечение сохранности, правильное их использование и надлежащая организация учета.

Проверка сохранности материальных ценностей начинается с инвентаризации. По прибытии на ревизуемый объект ревизионная группа сразу же проводит инвентаризацию материальных ценностей на складах и в эксплуатации. Руководитель группы до начала ревизии должен знать все места хранения ценностей и составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей. Перед началом работы аудитор договаривается с руководителем организации о создании комиссии. Руководителем организации издается приказ, который вручается членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии - контрольный пломбир. В состав инвентаризационной комиссии, помимо материально-ответственных лиц, обычно включаются представители руководителя предприятий, общественности, специалисты.

Присутствие при инвентаризации материально-ответственного лица обязательно. Некоторые ревизоры делают ошибку, когда принимают решение проводить инвентаризацию без материально-ответственного лица, например, по той причине, что тот болен. Ведь в случае установления недостачи материальных ценностей материально-ответственное лицо попросту может ее впоследствии не признать и оспорить результаты ревизии. В случае отсутствия материально-ответственного лица по уважительной причине ревизор должен опечатать склад и к инвентариза­ции приступить только после его выхода на работу.

Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо составляет отчет по приходу и отпуску материальных ценностей на дату начала инвентаризации и сдает его в бухгалтерию организации, а один экземпляр - ревизору. Кроме того, ревизующий получает от материально-ответственных лиц расписку о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что никаких не оприходованных или не списанных в расход ценностей у них нет. Аналогичные расписки берутся у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение ценностей или доверенности на их получение.

После этого комиссия приступает к проверке наличия ценностей путем взвешивания, пересчета или перемеривания. Иногда аудиторы стараются лично подсчитывать, взвешивать и т. п., а счетчик или материально-ответственное лицо записывает результаты. Этого делать не следует. Аудитор должен следить за правильностью проведения работы и сам записывать результаты. Чтобы избежать недоразумений, запись результатов ведет параллельно и материально-ответственное лицо. Периодически эти записи сверяются.

Результаты инвентаризации по каждому виду ценностей фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей, и должностным лицом, ответственным за их сохранность. Они отражаются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Неправильно, если ревизор при инвентаризации не включает в опись материальные ценности, которые, по заявлению материально-ответственных лиц, якобы не принадлежат данному предприятию, а находятся временно на хранении. Аудитор должен составить отдельную опись таких ценностей, а затем встречной проверкой выяснить, кому они принадлежат и почему хранятся на складе другого предприятия. Особое внимание аудитор должен обращать на номера, марки, наименования материальных ценностей. Были случаи, когда ревизоры устанавливали замену нового автомобильного мотора на бывший в употреблении или телевизор большей стоимости на телевизоры меньшей стоимости путем сличения номеров и марок, указанных в паспортах, с приходными документами. По некоторым материальным ценностям рекомендуется проводить отбор проб. Пробы отбираются в двух экземплярах и опечатываются печатью: один экземпляр пробы в соответствующей посуде передается в лабораторию для анализа, второй - остается в организации под расписку, которая передается ревизующему. На отобранные для анализа пробы составляется акт, в котором указываются наименование организации, вес, объем, место отбора, температура воздуха в месте хранения. Акт отбора проб подписывают ревизующие и материально-ответственное лицо. По данным инвентаризации составляются описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а материально-ответственные лица, кроме того, по каждой описи дают расписку следующего содержания: „Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".

Оформленную опись ревизор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Сличительные ведомости составляются только по ценностям, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Они подписываются главным (старшим) бухгалтером и материально-ответственным лицом. Если установлены недостача или излишки, материально-ответственное лицо представляет письменное объяснение. Недостачи ценностей сверх норм убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально-ответственного лица по ценностям одного и того же наименования. Недостача ценностей сверх норм убыли и потери от порчи, если конкретные виновники недостачи и порчи не установлены, могут быть списаны самими предприятиями с возмещением за счет хозрасчетного дохода коллектива. Хотя сличительную ведомость составляет бухгалтерия данного предприятия, аудитор должен проверить правильность ее составления и соответствие внесенных в нее работниками бухгалтерии записей бухгалтерским данным.

В ревизии сохранности материальных ценностей важное место занимает проверка полноты оприходования материальных ценностей и правильность их списания в расход, так как это в отдельных случаях используется для создания излишков сырья, из которого затем изготовляется „левая" неучтенная продукция, реализуемая за «наличку».

Обычно контроль за оприходованием ценностей осуществляется путем анализа расчетных документов, поступающих от поставщиков. К таким документам относятся платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, качественными удостоверениями и т. д.). Прибывшие на предприятие ценности должны своевременно приходоваться на соответствующий склад или, если они сразу не переданы в цех, оформляться как поступившие на склад и отпущенные затем в цех, о чем в документах делается специальная отметка. Таким образом, в этом случае работник склада подтверждает наличие и передачу в цех материальных ценностей.

Затем надо проверить поступление материалов на склады от своих подсобных производств и вспомогательных хозяйств, подотчетных лиц, разборки зданий и сооружений и из других источников.

Кроме того, при проведении проверки сохранности материальных ценностей аудитору следует выяснить:

- правильно ли ведется учет по неотфактурованным поставкам, учет материальных ценностей, оплаченных поставщиками, но не прибывших в ревизуемое предприятие, реальность числящихся на балансе остатков материальных ценностей в пути, давальческих материалов;

- правильно ли ведется ведомость № 10 «Движение материалов в денежном выражении»: все ли материально-ответственные лица, за которыми числятся в подотчете остатки материальных ценностей, представляют ежемесячно материальные отчеты; допускается ли списание материалов на производство без представления указанных отчетов (в связи с болезнью материально-ответственного лица или по другим причинам) по отдельным распоряжениям руководства предприятия с последующей корректировкой количества и стоимости списанных материалов согласно представленному отчету; имеются ли случаи, когда материальные ценности числятся в подотчете за уволенными работниками (каковы причины и какие меры приняты к взысканию их стоимости с виновных лиц); соответствует ли стоимость поступивших материальных ценностей (от поставщиков и т. д.) по учетным ценам их стоимости по этим же ценам, отраженным в журналах-ордерах № 6 и других; правильно ли отнесены на соответствующие балансовые счета израсходованные и реализованные материалы и износ на переданные в эксплуатацию и списанные по негодности малоценные и быстроизнашивающиеся предметы; правильно ли определены и списаны отклонения фактической себестоимости материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам;

- правильно и полностью ли отражены операции по реализации материальных ценностей в ведомости №16; реальность задолженности, числящейся за покупателями за отпущенные материальные ценности; наличие просроченной задолженности, по которой истекли сроки исковой давности; имеются ли счета, предъявленные в банк на инкассо, которые были акцептованы покупателями только частично или был предъявлен банку отказ в оплате на полную сумму счета; какие меры были приняты в этих случаях. При наличии отпуска материалов в переработку надо установить полноту оприходования полученных из переработки материальных ценностей, а также правильность расчетов и определения их фактичес­кой себестоимости;

- состояние складского хозяйства, условия хранения материальных ценностей;

- правильность приемки материалов по количественным и качественным показателям; выполнение материально-ответственными лицами Инструкции о порядке хранения и учета материальных ценностей, причин нарушения правил их хранения; обеспечение контроля вывозимых и выносимых с территории склада предприятия материальных ценностей; техническое состояние помещений;

- заключены ли письменные договоры о материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности; правильность и своевременность оформления движения материальных ценностей на складе; соблюдение правил выдачи доверенностей и отчетности по их исполь­зованию;

- правильность списания материальных ценностей на производство: соответствие действующих норм современному уровню технологии и организаций производства;

- правильность оформления отпуска материалов на переброску, на сторону и в переработку;

- правильность установления и применения цен на материальные ценности в соответствии с ценниками и прейскурантами;

- порядок учета бланков строгой отчетности;

- обоснованность списания недостач и потерь материальных ценностей по нормам естественной убыли при их хранении и транспортировке;

- правильность оформления товарных (товарно-транспортных) накладных по действующему законодательству, в т.ч. по ценообразованию;

- правильно ли определяются и относятся на соответствующие счета отклонения фактической себестоимости приобретенных материалов от их стоимости по учетным ценам за каждый месяц ревизуемого периода. При этом необходимо установить, не относились ли на отклонения суммы, не имеющие отношения к ним и подлежащие списанию непосредственно на затраты производства. Следует, кроме того, проверить состав транспортно-заготовительных расходов.