Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками наличными денежными средствами

Помимо безналичных расчетов с поставщиками и заказчиками за поставленные товарно-материальные ценности или услуги существуют и наличные.

Наличные денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег. Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе.

Естественно для осуществления расчетов наличными предприятие должно иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с «Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия — кассир.

Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в пределах, устанавливаемых банком, обслуживающим это предприятие по согласованию с его руководителем в соответствии с банковскими правилами.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

1. оформление первичных документов по приходу и расходу;

2. регистрация первичных документов в журнале регистрации;

3. записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Выдача наличных денег, в том числе в качестве расчета с поставщиками и подрядчиками, производится по расходным кассовым ордерам (см. приложение 5). Такая операция оформляется бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Кредит счета 50 «Касса».

На сумму оплаты товарно-материальных ценностей поставщику за счет наличных денежных средств.

При этом расчет с поставщиком может производиться за текущий поставленный им товар или за поставленный ранее. В обоих случаях при расчете с поставщиком составляется выше сказанная проводка на стоимость товара плюс суммы налога на добавленную стоимость по ней.

Расходные ордера подписывает руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя, на расходных кассовых ордерах не обязательна. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Замечанием расходного кассового ордера организации ЗАО «Красноярский ДОК» за номером 572, представленного приложением 5, является отсутствие кредитующегося счета по данной операции, подписи руководителя, а так же наименование получателя денежных средств.

Выдачу наличных денег, как и их поступление, предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Так же приобретение товарно-материальных ценностей может осуществляться через подотчетное лицо. В этом случае предприятие назначает своего поверенного. Ему выдают подотчёт наличные деньги с правами получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо доверенность, по которой можно получить материальные ценности, в счёт договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо, оплачены материальные ценности предварительно или нет). Доставка материальных ценностей в таких случаях осуществляется само вывозом, независимо от географического расположения покупателя и поставщика. Бухгалтерские проводки в данной ситуации могут иметь два разных варианта оформления. Выдача же самих наличных денежных средств организацией подотчетному лицу в обоих вариантах отражается бухгалтерией одинаково:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредит счета 50 «Касса».

На сумму выданных денежных средств подотчетному лицу из кассы.

Списание же выданных денежных средств с подотчетного лица может осуществляться проводками:

Дебет счета 41 «Товары».

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму приобретенных товаров подотчетным лицом.

или

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками».

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму оплаты счета поставщика подотчетным лицом.

Если в результате приобретения подотчетным лицом товарно-материальных ценностей имеет место остаток суммы, выданной ему в подотчет, то эта сумма возвращается в кассу и списывается с подотчетного лица следующей проводкой:

Дебет счета 50 «Касса».

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму возврата остатка наличных денежных средств в кассу подотчетным лицом.

С 1 января 2002 года в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 была введена в действие унифицированная форма первичной учетной документации АО-1 «Авансовый отчет», которая должна применятся юридическими лицами всех форм собственности кроме бюджетных учреждений.

При приобретении товара через подотчетное лицо за наличный расчет бухгалтер не должен допускать образования кредитового сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также наличие в приходных документах даты приобретения товара раньше, чем выданы деньги в подотчет.

Приобретение товарно-материальных ценностей у поставщиков и подрядчиков через подотчетные лица по информации, полученной непосредственно от самой организации, не имеют место быть. Однако, это не говорит о том, что организация не совершает наличные расчеты с поставщиками и подрядчиками, так как организация практикует выдачу наличных денежных средств из кассы в качестве оплаты за поставленные товарно-материальные ценности.