Состав реквизитов и места их расположения

Организационно-правовая документация

Устав организации;

Положение об организации;

Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

Штатное расписание;

Инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению);

Должностные инструкции работникам;

Правила, памятки и др.

Плановая документация

План      Перспективный план Программа

График Схема Генеральная схема

 

Распорядительная документация

Постановление Решение

Приказ Распоряжение Указание

 

4. Справочно-информационная, справочно-аналитическая

и отчетная документация

Справочно-информационные документы	Справочно-аналитические и отчетные документы
протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение)	акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень, отчет

основные регламентирующие документы

 

1. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Мн., 1994.

2. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», от 10 января 2000г. № 357-3.

3. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

4. ГОСТ 16487 – 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

5. СТБ 6.10 – 94. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения.

6. СТБ 6.38 – 95. Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.,1996.

7. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 – 95.Республика Беларусь. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.,1996 .

8. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн., 1995.

9. СТБ 1221-2000. Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения.

10.  СТБ – 99а. Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной подписи.

Состав реквизитов и места их расположения

 

Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, которые включают в себя несколько самостоятельных частей (гриф согласования, гриф утверждения, адресат и др.)

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, согласно стандарту СТБ 6.38 – 95 определяется числом 32. Однако в документах конкретного вида применяется не весь набор, а гораздо меньшее число необходимых реквизитов.

Стандарт СТБ 6.38 – 95 устанавливает следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Республики Беларусь;

02 – эмблема организации;

03 – код организации по Общегосударственному классификатору
   Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);

04 – код документа по Общегосударственному классификатору
    Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

05 – наименование вышестоящей организации;

06 – наименование организации;

07 – наименование структурного подразделения;

08 – почтовый адрес отправителя;

09 – коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера
    факса, телефона, адрес электронной почты, Web-страницы в
    Интернете и т.д.) и коммерческие данные (номер счета,
    наименование банка и т.д.);

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – индекс документа;

13 – ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – гриф ограничения доступа к документу;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения документа;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст документа;

22 – отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф согласования документа;

25 – визы согласования документа;

26 – печать;

27 – фамилия исполнителя и номер его телефона;

28 – отметка о заверении копии;

29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 – отметка о поступлении документа (регистрационный штамп
    входящих документов);

32 – предупредительный знак.

 

Расположение наиболее часто используемых реквизитов документов показано на рис.1.

 

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЙ

 

Бланк документа – это стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.

 

Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

¨ общий бланк (для составления любых видов документов, кроме писем);

¨ бланк письма;

¨ бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

 

Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках:

¨ продольный (с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа);

¨ угловой (размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа).

 

Для бланков используют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

 

Все бланки документов должны иметь следующие поля:

– верхнее – 20 мм;

– нижнее – 20 мм;

– левое – 30 мм;

– правое – не менее 10 мм.

 

Организациям и предриятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимо иметь специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке.

Герб республики

(или эмблема организации)

Наименование министерства, ведомства

Наименование организации, учреждения, предприятия

 

Название вида документа

 

_________                                                          № ________

г.

 

 

 

 

Рис. 2. Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов

Герб республики

(или эмблема организации)

 

Наименование министерства, ведомства

Наименование организации, учреждения,

предприятия

 

Название вида документа

 

        №                

г.

 

Рис.3. Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов

 

 

Герб республики

(или эмблема организации)

 

Наименование ведомства, учреждения,

организации, предприятия

 

Почтовый адрес организации

Коммуникационные и коммерческие данные

 

                      №                    

На №             от                    

 

 

Рис. 4. Форма бланка письма с продольным расположением реквизитов

 

Герб республики

(или эмблема организации)                                  

 

Наименование ведомства,

учреждения, организации,

предприятия

 

Почтовый адрес

Коммуникационные и коммерческие данные

 

               №                  

На №      от                  

 

Рис. 5. Форма бланка письма с угловым расположением реквизитов

 

Эмблема организации