Подписывает письмо зам. директора института Н.В.Сахаров

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА –
1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
2. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОРД) – документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА –

1. Первоначальный, подлинный экземпляр документа.

2. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, составленный учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

П

ПЕЧАТЬ – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

ПИСЬМЕННЫЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА – документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем (Извещаем), Доводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность.

ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ – письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПИСЬМО - ПРОСЬБА – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу (просим).

ПИСЬМО - НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

ПИСЬМО - ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА –

1. Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.

2. Рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ – реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалов и фамилии) лица, подписавшего документ.

ПРАВО ПОДПИСИ – полномочие должностного лица на подписание документов.

 ПОЛОЖЕНИЕ–  
1. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

ПРИКАЗ –

1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная п.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Р
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП – штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) или в памяти ПК кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕЗОЛЮЦИЯ – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕКВИЗИТЫ – обязательные элементы служебного документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – отдельный информационный элемент официального документа (адрес, дата, подпись и т.п.).

РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
РЕФЕРАТ – краткое письменное изложение первоисточника.
РЕШЕНИЕ –

1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.
2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже.
3. Резолюция собрания, совещания и т.д.

С
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ – подпись и печать.

СПРАВКА –

1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СТАНДАРТ – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РБ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РБ.

Т

ТЕЗИСЫ – краткое изложение текста документа или выступления.
ТЕЛЕГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
ТЕЛЕКС – телеграмма, посланная по телетайпу.
ТЕЛЕТАЙП – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги):

1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.

2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

ТОВАРНЫЙ ЗНАК – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

У

УКАЗАНИЕ –

1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА – заполнение реквизита «гриф утверждения документа» должностным лицом, как правило, руководителем.

Ф

ФАКСИМИЛЕ –
1. Воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки.
2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ – группировка документов по делам в соответствии с номенклатурой и их упорядочение внутри дела.

Э

ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – научно-техническая обработка документов с целью определения сроков их хранения.

ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.

Ц
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Ю

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО – учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя прав и обязанностей.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

Я

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет № ...в отделении ... банка».

 ЛИТЕРАТУРА

Основная

1. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», от 10 января 2000 г. №357-3.

2. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Минск, 1994.

3. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

4. СТБ 6.38 – 95. Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Минск, 1996.

5. СТБ 1221-2000. Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения.

6. СТБ – 99а. Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной подписи.

7. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 – 95. Республика Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Минск, 1996.

8. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Минск, 1995.

9. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Минск, 1997.

10. Алексеенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. М., 2001.

11. Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства и управления. М., 1998.

12. Горбачев Г.Л., Давыдова Э.Н. Деловая документация и делопроизводство: Учебное пособие. Минск, 1996.

13. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебное и практическое руководство. Минск, 1998.

14. Делопроизводство: Информационно-практический журнал. М.

15. Информатика для юристов и экономистов / Симонович С.В. и др. СПб., 2001.

16. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. М., 2001.

17. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. М.: Новосибирск, 2001.

18. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. М., 2001.

19. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. СПб., 1997.

20. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: Учебный курс. СПб., 2002.

21. Организация работы с документами: Учебник. М., 1998.

22. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. Минск, 1999.

23. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. М., 2001.

24. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 2000.

25. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). М., 2000.