Описание структуры ООО «Стройпромтрейд»

Структура OOО «Стройпромтрейд» включает в себя 9 отделов, во главе которых стоит директор:

- администрация;

- финансовая служба (ФС);

- отдел по работе с персоналом;

- отдел продаж (ОП);

- отдел по управлению качеством;

- отдел логистики;

- отдел закупок (ОЗ);

- отдел развития (ОР);

- административно-хозяйственный отдел.

В функции административного отдела входит:

- оформление на работу новых сотрудников;

- контроль за соблюдением внутреннего распорядка и трудовой дисциплины;

- подготовка, ведение и оформление недельных планерок, совещаний, коллегий управления;

- документационное обеспечение, ведение архивного дела;

- организация проведения обучения работников

- организация приема граждан по личным вопросам с руководством ии специалистами других отделов;

- прием и консультирование посетителей;

Финансовая служба несет следующие функции:

- управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов;

- разработка финансовой стратегии компании;

- составление проектов перспективных и текущих финансовых планов, с приложением всех необходимых расчетов;

- анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия ежеквартально и в целом за год.

Отдел по работе с персоналом выполняет функции, касающиеся непосредственно сотрудников и потенциальных сотрудников организации. А именно:

- планирование текущей и перспективной потребности компании в персонале с учетом существующего кадрового потенциала, динамики увеличения количества рабочих мест, стратегии развития компании;

- ведение системы контроля и экспертизы введения вакансий: экономический (исследование рынка труда, определение затрат на привлечение, адаптацию, переобучение и повышение квалификации персонала) и функциональный (описание профиля рабочего места - разработка должностной инструкции) аспекты;

- организация мероприятий по оптимизации численного состава компании;

- анализ текучести персонала;

- ведение установленной кадровой отчетности;

- разработка рекомендаций по юридически грамотному высвобождению персонала;

- принятие мер по трудоустройству высвобождающегося персонала;

- анализ рынка труда.

Отдел продаж выполняет следующие функции:

- увеличение стоимости и рентабельности заключенных контрактов;

- рост числа крупных заказов;

- расширение и сохранение клиентской базы;

- формирование личных и доверительных отношений с клиентами;

- расширение известности компании;

- создание имиджа компании как надежного делового партнера;

- качественная подготовка документов;

- развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела.

Отдел по управлению качеством. Стоит пояснить, что это за отдел и чем он занимается. Качество - это совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные и предполагаемые потребности[35]. Любая продукция или услуга должна соответствовать определенным требованиям потребителей. Качество характеризует соответствие товара этим требованиям. Качество товара, его эксплуатационная безопасность и надежность, дизайн, уровень послепродажного обслуживания являются для современного покупателя основными критериями при совершении покупки и, следовательно, определяют успех или не успех фирмы на рынке.

Процесс управления качеством логично начать с взаимодействия с внешней средой, в первую очередь, с заказчиками и рынками сбыта, в результате чего поставщик определяет требуемые свойства и характеристики (качество) своей продукции. Исходя из этих требований, поставщик анализирует свои технологические возможности и определяет политику в области качества. А также требования к своим субподрядчикам - поставщикам материалов и комплектующих элементов. На основе этой политики осуществляется планирование качества. Затем, в рамках общей организации работ на предприятии организуется работа по достижению требуемого качества в процессе производства продукции с выделением необходимых ресурсов, осуществляется подготовка и мотивация персонала. Далее, непосредственно при управлении процессом производства, осуществляется контроль качества и анализируется полученная информация. По результатам анализа полученной информации разрабатывают соответствующие мероприятия и руководство предприятия принимает необходимые решения.

Отдел логистики отвечает за бизнес-процессы, а именно за: качество логистических процессов, доставку товаров и услуг, дисциплину выполнения заказа.

Отдел закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок:

- определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств;

- поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.;

- заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним;

- получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения;

- проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

Отдел развития на данный момент отвечает еще и за функции отдела по работе с общественностью. Представлены некоторые из общих функций:

- анализ рынка, налаживание контактов с партнерами;

- разработка маркетинговой политики;

- прогнозирование предложений и спроса;

- разработка предложений по конкурентоспособности организации;

- сбор и анализ коммерческо-экономической информации, создание банка данных по маркетингу услуг;

- разработка тендерной документации инновационных и инвестиционных проектов;

- формирование пакета заказов по всем видам деятельности компании;

- информационно-рекламное обеспечение деятельности;

- разработка стратегии проведения рекламных мероприятий в СМИ;

- разработка плана мероприятий по формированию или корректированию имиджа корпоративной культуры;

- формирование фирменного стиля компании.

Отдел развития включает на данный момент в себя 3 специалистов: маркетолог, маркетолог-аналитик, специалист по стратегическому маркетингу.

Административно-хозяйственный отдел в различных организациях несет различные функции, в данном случае:

- уборка помещений;

- эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт);

- оформление помещений;

- ремонт помещений;

- обустройство прилегающих территорий;

- озеленение.

Таким образом, компания «Аксиома» выглядит изнутри. Структура организации возникла не так давно, но в ходе работы директором Яныгиным Андреем Борисовичем, были выявлены недостатки. В ближайшем будущем планируется пересмотреть организационную структуру и внести значительные коррективы.