Анализ условий работы управленческого персонала (состояние служебных помещений, организация рабочих мест, обеспеченность транспортом, связью, оргтехникой, бытовые условия и др.)

Важность правильной организации рабочего места сотрудника объ­ясняется тем, что на нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о состоянии служебных поме­щений, планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего мес­та, т.к. все это влияет на производительность труда, наше настрое­ние и здоровье.

Состояние служебных помещений требует основательного ремонта в связи с отсутствием денежных средств на своевременное выпол­нение ремонтных работ помещении аппарата управления. Причи­ной отсутствия денежных средств является убыточность хозяйства, и все поступающие средства идут на покрытие убытков. К тому же, на предприятиях предусмотрено создание ремонтного фонда на поддержание хорошего состояния помещений, в т. ч. и кабинетов аппарата управления, для роста и эффективности производительно­сти труда. По, как правило, в связи с тяжелой экономической си­туацией в стране многие предприятия не в состоянии производить отчисления на создание и развитие такого фонда. Кроме того, при планировании расходования средств на новый финансовый год также не учитывается статья по расходам на содержание служеб­ных помещений. Необходимо учитывать не только материальную сторону вопроса, но и эстетическую: отсутствие систематического осмотра и ненадлежащий контроль за состоянием служебных по­мещении управленческого персонала, халатное отношение работ­ников аппарата управления к предоставленным им для работы по­мещениям. Все это привело к довольно плачевному состоянию ка­бинетов специалистов и руководителей СПК «Енганаевский».

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций ру­ководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа ру­ководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необ­ходимо учитывать следующие моменты:

1 .Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведе­ния планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее ра­циональной является прямоугольная форма кабинета с соотноше­нием сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

2.1. Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, дли­на корпуса, длина рук и др.);

2.2.Обеспечение удобного положения тела человека, что созда­ет условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного вос­приятия, свободы движения и другого;

2.3.Рациональная планировка и компоновка мебели;

2.4.Мебель должна выглядеть эстетично.

3.Оборудование. Для нормальной работы руководителя необ­ходимо иметь:

3.1 .Канцелярские принадлежности.

3.2.Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (име­ется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для вы­хода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

3.3.Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компь­ютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информа­цию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компью­тера можно только при наличии: хорошего программного обеспе­чения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

3.4. Еже дневник. Необходимая вещь, позволяющая руководите­лю не забывать назначенные встречи или другую полезную ин­формацию.

4.Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только спо­собствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5.Санитарно-гагиеничеекие условия труда. Основные нормати­вы приведены в таблице 9.

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата приме­няются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (услов­но) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место ру­ководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят жур­нальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Таблица 9 - Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущест­венно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предме­ты, которые могут занимать много место на рабочем столе. При­ставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 -3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конфе­ренций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья во­круг стола для конференции не должны быть слишком комфорта­бельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и от­дыха руководителя.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходи­мы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Конечно же, рабочий кабинет руководителя СПК «Енганаевский» не отвечает полностью этим нормативам и правилам. Форма кабинета имеет прямоугольную форму общей площадью 26 квадратных метров. В кабинете мебель очень старая и не удобная: рабочий стол обычный письменный, стул деревянный с мягкой обивкой. Параллельно столу руководителя стоит длинный полиро­ванный стол с 10 деревянными стульями для проведения совеща­ний. Справа от стола находится двухстворчатый шкаф для одеж­ды. На столе находятся телефон, канцелярский набор и еженедель­ник, компьютер отсутствует.

Кабинет бухгалтерии обставлен тремя письменными столами, ко­торые находятся возле окон. Форма кабинета прямоугольная общей площадью 18 квадратных метров с соотношением сторон 1:3. Спра­ва от столов стоят два шкафа и сейф. На столах бухгалтеров лежат 12 разрядные калькуляторы и канцелярские наборы. Также в бух­галтерии находится ксерокс Саnоn 330.

Обеспеченность оргтехникой слабая, требуется приобрести как минимум2 компьютера, так как вести бухгалтерский учет без ком­пьютера не эффективно, а руководитель без компьютера как без рук.

2.3.Аналш структуры рабочего времени руководи­ телей и специалистов, выявление причин его потерь.

Руководители и специалисты располагают определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя строго не лимитирована, но все же ограничена и не­обходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производи­тельности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем про­изводительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) про­изводительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9°° продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13°° до 14°° и т.д. Оставляется резерв времени на не­предвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как вы­полнены запланированные задачи, а также делать анализ использо­вания рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важней­ших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких ре­зультатов.

Рассмотрим таблицу10 и сравним фактический удельный вес управленческих функций с нормативным.

Таблица 10 - Удельный вес функций управления.

Председатель СПК «Енганаевский» наибольший удельный вес своего рабочего времени тратит на функцию распорядительства, которая охватывает виды деятельности, относящиеся к постановке задач перед подчиненными и проверке их деятельности. Основны­ми организационными элементами данной функции являются ме­тодика постановки задач, отдача распоряжений, проверка исполне­ния, работа с людьми и др. Относительное отклонение от нормати­ва составило 135%. Удельный вес функции регулирования снизился по сравнению с нормативом на 27%. Функция организация являет­ся третьей по величине удельного веса и составляет 0,18, что на 38% больше от нормативного.

Рабочий день у руководителя начинается по разному в зави­симости от сезона. В своем кабинете он находится до обеда, затем уезжает неизвестно куда. Вначале рабочего дня он отдает распоря­жение всем специалистам, проверяет их результаты прошедшего дня. После чего рассматривает входящие и исходящие документы.

Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь ра­бочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.

Все телефонные звонки должны проходить через секретаря, кото­рый перенправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя. Час его рабочего времени уходит на прием посетителей. Специалисты бухгалтерской службы практически сидят без работы, и через каждые десять минут пьют чай. Тоже самое происходит и со специалистами других подразделений.

Глава 3. Разработка предложений по улучшению орга­ низации труда

             руководителей и специалистов.

Планирование рабочего дня и недели.

Одним из важных моментов рационализации затрат управлен­ческого труда является его нормирование.

Нормирование рабочего времени характеризует одну из сторон отношений людей в процессе производства и приобретает с про­грессом производства все большее значение. Нормы затрат рабоче­го времени работников управления должны совпадать с общест­венно необходимыми затратами труда и, как таковые, служить од­ним из инструментов сознательного осуществления закона эконо­мии времени, повышения научного уровня планирования во всех сферах общественного труда.

Таблица 11 - Структура фонда рабочего времени руководителей хозяйст­ва по функциям управления.

Планирование рабочей недели у руководителей должно осуще­ствляться на основе данных таблицы 11.

Рабочее время специалистов включает затраты его на выполне­ние административных, технологических, экономических, и хозяй­ственных функций. Такая классификация затрат рабочего времени принята с целью приближения и унификации методик исследова­ний фактически однородного труда инженерно-технических работ­ников промышленности и специалистов сельского хозяйства.

Исследования показывают, что наибольший эффект получен в хозяйствах, где у специалистов время на выполнение отдельных функций распределено следующим образом: у агрономов - на ад­министративные функции - 10%; технологические- 55, экономиче­ские - 25 и хозяйственные - 10%; у экономистов соответственно -10,15,10,15%; у зооинженеров - 5,60,15%; инженеров -15,50,20,15%.

Агрономы, к примеру, должны уделять планированию 8 - 10% рабочего времени, разработке агротехнических мероприятий - до 20 - 25%, внедрению научных достижений в производство - до 10-12, работе над специальной литературой - до 10%.

Зооинженеры: племенной и лечебно - профилактической рабо­те -25-30, разработке зооинженерных мероприятий-20-25; работе над специальной литературой - 10; планированию 10-12%; инжене­ры: эксплуатации МТП - 25-30, ремонту мобильных и стационар­ных установок - 10-15%; эксплуатации и оборудованию животно­водческих ферм - 20-25; материально-техническому обеспечению -10-12, организационным вопросам использования техники - 8-10%.

3.2.Улучшение информационного обеспечения руково­ дителей и специалистов.

В современных условиях укрепляется связь между сельскохо­зяйственными предприятиями и их партнерами по АПК, что в свою очередь вызывает рост объема информации и необходимость ее ка­чественной переработки. Основными недостатками в организации информационного обеспечения руководителей и специалистов сельскохозяйственных предприятий и объединений являются сле­дующие: несвоевременность получения и передачи необходимой информации; многочисленность различной документированной и недокументированной информации; дублирование; неграмотное оформление документов; низкая квалификация работников аппарата управления в вопросах делопроизводства, неумение многих из них грамотно составлять документы; слабая механизация работ по обработке различной информации и др.

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника де­лится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточ­кой организации. Вследствие этого все документы и вся коррес­понденция должна быть составлена и написана грамотно. В основ­ном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен со­ставлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимо­сти от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю кор­респонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специаль­ное подразделение, в обязанности которых входит:

1 .Регистрация поступающей корреспонденции.

2.Сортировка в зависимости от предназначения.

3.Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

4.Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и дру­гого.

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важ­ности, должен поставить резолюцию.

Хранить документы в кабинете руководителя нет никакой не­обходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэко­номит время на их поиск и место.

Все ИТР и служащие, руководители хозяйств должны иметь определенный уровень знаний в области основ информационного обеспечения и ведения делопроизводства. В каждом хозяйстве не­обходимо сокращать число документов, не допускать их дублиро­вания, не загромождать документы информацией нормативного ха­рактера.

Потоки информации и ее объем, как показывают результаты многочисленных исследований, во многом зависят от структуры управления сельскохозяйственного предприятия. Они значительно больше при трехступенчатой структуре управления, чем при двух­ступенчатой или цеховой. Поэтому важной мерой упорядочения информационного обеспечения является совершенствование орга­низационной структуры управления, включая четкое распределение обязанностей, прав и ответственности должностных работников по информационному обеспечению процессов управления и ведению делопроизводства. В хозяйстве всем звеньям управления следует более широко использовать унифицированные и стандартизиро­ванные формы управленческой документации, различные средства механизации и автоматизации документационных процессов.

Значительное повышение эффективности управленческого труда в работе с информацией обеспечивает рациональная органи­зация и оборудование рабочего места каждого работника аппарата управления.

В информационном обеспечении руководителей и специали­стов все большую роль играет диспетчерская служба сельскохозяй­ственных предприятий.