Этапы подготовительной работы, предшествующие составлению отчетности.

Инвентаризация статей баланса.

Составлению бухгалтерской отчетности должна предшествовать значительная подготовительная работа. Объем работы, предшеству­ющий составлению годовой бухгалтерской отчетности, значительно выше объема проводимой перед формированием промежуточной от­четности работы. Так, промежуточный (квартальный) баланс состав­ляется обычно на основе книжных данных. Формированию же годо­вого бухгалтерского баланса обязательно предшествуют следующие основные этапы подготовительной работы:

1)уточняется распределение доходов и расходов между смежны­
ми отчетными периодами;

2)проводится переоценка (уточнение оценки) имущественных ста­
тей баланса: движимого и недвижимого имущества, материалов, това­
ров, ценных бумаг, долгов (обязательств) и т. п.; заключительными за­
писями декабря образуются оценочные резервы, предусмотренные
в учетной политике организации или действующим законодательством;

3)выявляется окончательный финансовый результат путем сум­
мирования всех частных результатов; закрывается счет 99 "Прибыли
и убытки";

4)составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги,
охватывающая все исправительные, корректирующие и дополните­
льные записи, вызванные описанными выше действиями;

5)в соответствии со ст. 12 Федерального закона "О бухгалтер­
ском учете" обязательно проводится инвентаризация всех статей ба­
ланса, после чего остатки по счетам Главной книги корректируются
в полном соответствии с результатами инвентаризации.

Инвентаризации подлежат все имущество организации незави­симо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. В ходе инвентаризации выявляется фактическое наличие имущества, которое сопоставляется с данными бухгалтерского учета, а также проверяется полнота отражения в учете обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руково­дитель организации, за исключением случаев, когда ее проведение обя­зательно. Помимо вышеназванного случая (перед составлением годово­го бухгалтерского отчета) проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также пре­образовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Россий­ской Федерации.

Инвентаризацию проводят с той периодичностью, которая ука­зана в учетной политике организации (ежемесячно, раз в квартал), но в любом случае перед составлением годового баланса ее проведе­ние необходимо.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвента­ризацию незавершенного производства и полуфабрикатов собствен­ного производства, готовой продукции и товаров на складах, матери­алов обычно проводят не ранее 1 октября, затрат в незавершенном строительстве — не ранее 1 декабря, основных средств — не ранее 1 ноября. При этом инвентаризация основных средств может прово­диться один раз в три года (библиотечных фондов — один раз в пять лет) (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтер­ской отчетности). Денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности должны подвергаться внезапной проверке не реже одного раза в месяц. Расчеты с банками по расчетным, специа­льным и прочим счетам проверяются на 1-е число каждого месяца, расчеты с дебиторами и кредиторами — обычно не реже двух раз в год.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактиче­ским наличием имущества и данными бухгалтерского учета отража­ются на счетах в следующем порядке.

1. Излишек имущества приходуется (по рыночной цене на дату
проведения инвентаризации), и соответствующая сумма учитывается
в составе прочих доходов:

Д-т сч. 10 (41, 50...) К-т субсч. 91-1.

2. Недостача имущества и его порча в пределах норм естествен­
ной убыли относятся на затраты производства:

Д-т сч. 20 (44...) К-т сч. 94.

3. Недостача имущества и его порча сверх норм естественной
убыли относится на виновных лиц:

а) отражена недостача основных средств (по остаточной стоимо­
сти), материалов, товаров

Д-т сч. 44 К-т сч. 01 (10,41...):

б) недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет ви­
новного лица

Д-т субсч. 73-2 К-т сч. 94:

в)  отражена разница между балансовой стоимостью недостаю­
щих ценностей и суммой, подлежащей взысканию с виновного лица

Д-т субсч. 73-2 К-т субсч. 98-4:

г)  удержана из заработной платы работника (поступила в кассу)
сумма материального ущерба

Д-т сч. 70 (50) К-т субсч. 73-2:

д) соответствующая доля доходов будущих периодов учтена в со­ставе прочих доходов

Д-т субсч. 98-4 К-т субсч. 91-1.

4. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются, т. е. учитываются в составе прочих расходов:

Д-т субсч. 91-2 К-т сч. 94.