Проверка записей на счетах бухгалтерского учета

Для того чтобы бухгалтерская отчетность соответствовала предъяв­ляемым к ней требованиям, должны соблюдаться следующие условия:

отражение хозяйственных операций в учете только на основании надлежаще оформленных первичных документов (накопительных, группировочных ведомостей);

отражение за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации;

совпадение данных синтетического и аналитического учета.

Цикл учетной работы за любой месяц (в межотчетном периоде) можно разделить на три части:

1)составление бухгалтерских записей (проводок) на основании
первичных документов, накопительных, группировочных ведомо­
стей; это самая главная часть цикла учетной работы в межотчетный
период; именно на данном этапе от бухгалтера требуется хорошее
знание как нормативных бухгалтерских документов, так и налогово­
го законодательства;

2)перенос всех фактов хозяйственной деятельности организации
за месяц из первичных документов в регистры бухгалтерского учета
(например, в журнал регистрации хозяйственных операций и др.);

3)формирование информации об объектах бухгалтерского учета
на счетах Главной книги на основании итоговых данных учетных ре­
гистров.

Записи на счетах бухгалтерского учета производятся на основа­нии надлежаще оформленных первичных документов, которые могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первич­ной документации.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию

с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:[4]

наименование документа;

код формы;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен доку­мент;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи;

расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Допущенные в документах ошибки должны быть исправлены, в кассовых и банковских документах никаких исправлений быть не должно.

Утраченные документы подлежат восстановлению, а документы, неверно оформленные, — дооформлению в соответствии с предъяв­ляемыми к ним требованиями.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона "О бухгалтер­ском учете" организация обязана хранить первичные учетные доку­менты, регистры бухгалтерского учета не менее 5 лет.

В течение месяца на основании первичных документов в учет­ных регистрах происходит формирование исчерпывающей информа­ции об объектах бухгалтерского учета. Итоговые данные учетных ре­гистров используются для составления счетов Главной книги.

В конце отчетного периода по всем счетам Главной книги под­считываются дебетовые и кредитовые обороты, по подавляющему большинству счетов выводится конечное сальдо. По некоторым сче­там, например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 68 "Расчеты по нало­гам и сборам", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 75 "Расчеты с Учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредитора­ми", надо исчислять развернутое сальдо.

Отражение развернутого сальдо в балансе (в активе дебетового, в пассиве кредитового) необходимо для объективной характеристики финансового положения организации. Взаимное погашение деби­торской и кредиторской задолженности (свертывание сальдо) приво­дит к фальсификации баланса.

Счета 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйст­венные расходы", 28 "Брак в производстве", 40 " Выпуск продукции (работ, услуг)", 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" ежеме­сячно закрываются, их обороты по дебету и кредиту обязательно равны, сальдо отсутствует.

Счета 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы", 99 "При­были и убытки" закрываются один раз в конце года.

Показатели Главной книги (обороты по дебету и кредиту счетов, остатки) используются для составления бухгалтерской отчетности. Чтобы убедиться в точности и полноте этих показателей, необходи­мо периодически проверять записи по счетам.

Для проверки полноты и правильности записей по счетам испо­льзуются различные приемы, которые в значительной мере зависят от применяемой в организации формы бухгалтерского учета.

Обычно проверку записей по счетам Главной книги проводят по следующим направлениям:

сличают обороты по каждому синтетическому счету с итогами документов, послуживших основанием для записей;

сравнивают между собой обороты и остатки или только остатки по всем счетам синтетического учета;

сверяют обороты и остатки или только остатки по каждому синтети­ческому счету с соответствующими показателями аналитического учета.

Для сверки данных аналитического и синтетического учета, а также для сличения оборотов и остатков по всем синтетическим счетам состав­ляют оборотно-сальдовые ведомости (табл. 1) отдельно по всем синте­тическим счетам и отдельно по аналитическим, объединяемым одним синтетическим счетом, т. е. составляется несколько оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам и одна — по синтетическим.

Табл. 1

    Оборотно-сальдовая ведомость (сокращенная форма)

Проверка учетных записей на синтетических счетах осуществля­ется по итогам оборотно-сальдовой ведомости. Имеющиеся в ней три пары суммовых колонок должны отражать дебетовые и кредито­вые итоги, соответственно равные друг другу:

1)сальдо на начало периода по дебету должно быть равно сальдо
на его начало по кредиту (колонки 3 и 4);

2)обороты за период по дебету должны быть равны оборотам за
период по кредиту (колонки 5 и 6);

3)сальдо на конец периода по дебету должно быть равно сальдо
на его конец по кредиту (колонки 7 и 8).

Отсутствие равенства в какой-либо паре колонок указывает на ошибку в записях или в подсчете записей по счетам. Например, от­дельные суммы могут быть записаны не на те счета, к которым они относятся. Для выявления таких и подобных им ошибок производят сверку данных синтетического учета с соответствующими показате­лями аналитического учета: итоги оборотно-сальдовой ведомости по аналитическим счетам сверяют с данными соответствующих счетов в оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам. Равенст­во остатков и оборотов свидетельствует о правильности записей на счетах бухгалтерского учета.