Анализ системы коммуникаций на предприятии.

В подтверждении первой и второй глав курсовой работы, была составлена программа исследования коммуникационных процессов на предприятии ВОАО «Химпром». (Приложение 3)

Целью данного исследования является – определение наличия коммуникационных процессов в организации.

Объектом данного исследования являются работники предприятия ВОАО «Химпром» в количестве 14 человек, которые являются сотрудниками различных отделов, как мужчины, так и женщины, разного возраста от 25 до 55 лет, и имеющие разный стаж работы. Опрос проводился в декабре 2010 года.

Предметом исследования являются коммуникационные процессы в организации.

Ниже представлены полученные результаты исследования.

Вопрос № 1. Какая функция коммуникаций используется вами чаще всего?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Информативная				+	+	+	+	+	+	+		+	+	+	+	11
Мотивационная		+	+											+		3
Контрольная																0
Экспрессивная					+						+			+		3

 

 

Вопрос № 2. Как часто вы пользуетесь горизонтальными коммуникациями?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Часто		+	+		+		+			+	+	+	+	+	+	10
Иногда								+								1
Редко																0
По мере необходимости				+		+			+							3

 

                

 

Вопрос № 3. С чем обычно связан обмен информацией между вами и вашим руководителем?

 

Варианты ответов

Респонденты

Количество ответов

Всего

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

С прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

11

С достижением признания и вознаграждения с целью мотивации

+

1

С совершенствованием и развитием способностей подчиненных

0

Со сбором информации о назревающей или существующей проблеме

+

+

+

+

+

+

6

С оповещением подчиненного о грядущем изменении

+

+

+

3

С получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях

+

+

+

+

+

5

 

 

Вопрос № 4. Как развиты неформальные коммуникации в вашем отделе (подразделении)?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Отлично		+											+			2
Хорошо			+				+			+		+		+	+	6
Удовлетворительно				+	+	+		+	+		+					6
Неудовлетворительно																0

 

Вопрос № 5. Как часто в вашей организации возникают различные слухи (как вид неформальных коммуникаций)?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Не возникают совсем																0
Редко		+		+	+					+		+	+			6
Часто			+			+	+	+	+		+				+	7
Очень часто														+		1

 

Вопрос № 6. Какое влияние оказывают слухи на вас?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Положительное																0
Нейтральное		+	+	+	+			+	+	+	+	+		+	+	11
Отрицательное						+	+						+			3

 

      

 

Вопрос № 7. Какой вид коммуникационных сетей присутствует в вашей организации?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Последовательные		+		+	+		+	+	+	+	+			+		9
Веерные			+		+	+						+			+	5
Круговые													+			1

 

        

Вопрос № 8. Какой коммуникационный стиль вы используете чаще всего?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
«Открытие себя»					+							+	+			3
«Реализация себя»				+	+		+			+			+		+	6
«Замыкание в себе»																0
«Защита себя»																0
«Торговаться за себя»		+	+			+		+	+		+					6

 

Вопрос № 9. Какие каналы передачи информации вы применяете чаще обычного?

 

Варианты ответов

Респонденты

Количество ответов

Всего

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Устная речь

+

+

+

+

+

+

+

+

+

9

Письменное сообщение

+

+

+

+

4

Видеоматериалы

0

Телефон

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

11

Электронные средства связи

+

1

 

Вопрос № 10. Как часто в процессе коммуникации вами устанавливается обратная связь?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Всегда			+	+									+	+	+	5
Часто					+	+	+	+	+		+					6
По мере необходимости		+								+		+				3
Редко																0
Никогда																0

     

 

Вопрос № 11. Какие виды коммуникативных барьеров возникают у вас в процессе организационных коммуникаций?

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Непреднамеренное искажение сообщений					+	+	+		+	+		+	+		+	8
Сознательное искажение информации информационные перегрузки														+		1
Неудовлетворительная структура организации		+	+		+											3
Мотивационные барьеры									+		+			+		3
Кадровые ограничения								+								1
Ограничения организационной среды														+		1

Вопрос № 12.  Существуют ли какие-нибудь приемы устранения коммуникативных барьеров в организационных коммуникациях? Если да, то какие?

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Установление регулярных контактов между потребителями информации						+		+	+	+			+	+		6
Обеспечение эффективной системы обратной связи					+							+	+			3
Внедрение систем сбора предложений														+		1
Совершенствование системы стимулирования труда персонала		+	+				+		+							4
Повышение качественного уровня менеджмента									+							1
Формирование здоровой деловой среды в организации									+		+				+	3

Вопрос № 13. Коммуникативные барьеры какого рода чаще всего присутствуют в ваших межличностных коммуникациях?

 

Варианты ответов	Респонденты	Количество ответов														Всего
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Преграды, обусловленные восприятием		+	+	+	+	+	+		+	+		+	+	+	+	12
Семантические барьеры					+											1
Невербальные преграды					+				+							2
Плохая обратная связь или её отсутствие					+						+					2
Неумение слушать						+		+								2

 

  

 

Вопрос № 14. Какие способы устранения коммуникативных барьеров в межличностных коммуникациях вы используете?

 

Варианты ответов

Респонденты

Количество ответов

Всего

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Обдумывание и пояснение идей

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

10

Исключение двусмысленных выражений

+

+

+

+

+

+

6

Выбор непротиворечивых невербальных средств общения

+

1

Демонстрация эмпатии и открытости

+

+

2

Установление эффективной обратной связи

+

+

+

+

+

+

+

+

8

 

Проанализировав полученные ответы, коммуникационные процессы на предприятии ВОАО «Химпром» можно охарактеризовать следующим образом.

В практике управления предприятием, как и других организаций, присутствуют все вышеназванные коммуникационные составляющие. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности. Рассмотрим эти особенности исходя из элементов, этапов коммуникационного процесса, видов коммуникаций присущих ВОАО «Химпром».

ВОАО «Химпром» больше присуща централизованная сеть обмена информацией. То есть, общение среди сотрудников ограниченно несколькими каналами и основной поток информации идет через ключевую позицию в сети, то есть начальников структурных подразделений и начальников отделов. Они контролируют распределение информации и имеют преимущественный доступ к ней. Децентрализованная сеть используется в неформальных коммуникациях и выражается в социальных взаимодействиях между людьми, отражающие потребности в общении.

Предприятие использует в своей работе нисходящие и восходящие коммуникации. Нисходящие коммуникации – это коммуникации,  направленные сверху вниз, т.е. от руководителя к подчиненному. На предприятии это выражается, как в устной, так и в письменной форме. В письменной форме она может выглядеть в виде издаваемой руководителем распорядительной документации: приказы, распоряжения, указания, служебные записки и др. (Приложение 4).

Восходящие коммуникации – это направленные снизу вверх – от подчиненных к руководителю – они могут выражаться в виде подаваемых заявлений, объяснительных и докладных записок, разных форм отчетов (Приложение 5). Данные формы коммуникаций требуют как от руководителя предприятия, так и от руководителей структурных подразделений – умения правильно, своевременно и доступно подать требуемую информацию. За каждым из документов ведется контроль, так как издаваемые документы несут в себе информацию, необходимую для его выполнения. Любой издаваемый распорядительный документ имеет исполнителя, назначенного руководителем, который ведет контроль за документом. В обязанности исполнителя входит своевременно, неотлагательно и в доступной форме донести содержание документа, до людей, непосредственно связанных с исполнением. Общий контроль за всей документацией на заводе, как нисходящей, так и восходящий ведут работники отдела канцелярии.

В пределах ВОАО «Химпром» проводятся различного рода совещания, такие как: ежедневные – директор (или в его отсутствии исполняющий обязанности директора) собирает заместителей, начальников структурных подразделений, на совещание для решения текущих вопросов. Затем начальники структурных подразделений проводят планерки с руководителями отделов. А также ежедневно, в конце рабочего дня, начальники цехов передают по селектору сводки по выпуску произведенной продукции заместителю директора по производству. При экстренных случаях или появления вопросов, которые необходимо решить неотлагательно, собирается Совет директоров. (Приложение 6).

 На предприятии применяются электронные средства коммуникации. Общение по телефону, internet, e-mail и прямые включения online, помогают сократить время на передачу информации в письменной форме.

Предприятие имеет адрес страницы в сети Интернет, на которой доступна информация об истории его создания, продукции, подразделениях, инвестициях, услугах, вакансиях, контактах и др. - www.vocco.ru.

На предприятии выходит собственная газета – «Вестник «Химпрома». На ее страницах публикуются материалы, актуальные для акционерного общества и его работников. (Приложение 7). Кроме того, функционирует собственное радиовещание.

Как правило, обратная связь в процессе коммуникации между субъектами осуществляется чаще всего, что способствует значительному повышению эффективности обмена информацией.

Информация, которая используется в организации для коммуникационного управления, подразделяется на:

1. базовую, формируемую независимо от конкретной управленческой задачи;

2. текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

1. документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);

2. недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного управления информация может быть экономическая, организационная, социальная, техническая. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать разную степень срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе выбора канала передачи сообщения, а также степени ее восприятия и возникновении обратной связи.

В отделах и бюро преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются с помощью технических средств и информационных технологий. Межличностная коммуникация заключается в том, что каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

Межличностные коммуникации могут определяться как социальным статусом человека, его позицией в системе формальных отношений, так и чувствами, которые работники вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений, утверждений и оценочных суждений, что заслуживают самого пристального внимания со стороны руководителя в контексте общения с коллективом и совместной деятельности.

По каналам общения, наряду с формальными коммуникациями присутствуют и неформальные. Такие коммуникации распространены на празднованиях дней рождений и различного рода праздников. Ежегодно в организации отмечается «день рождения (открытия) предприятия». На данное мероприятие собирается весь коллектив завода. Подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей – это заслуживает положительной оценки.

Корпоративная кадровая политика предприятия делает особый акцент на отношении к молодому поколению, ставя своей целью создание условий для успешной адаптации молодых специалистов, совершенствование их профессионального самосознания и развития творческого потенциала.

 Общество заинтересованно в том, чтобы молодой специалист, подготовленный по необходимой специальности с учетом специфики рабочего места смог реализовать на предприятии весь свой потенциал. Для этого на ОАО «Химпром» создан центр по обучению и работе с персоналом (ЦОиРП).

На предприятии руководители совершенствуют свои навыки в процессе коммуникации, когда организуют или принимают участие в различных семинарах, конкурсах и конференциях.

 

В результате проведенного исследования на ВОАО «Химпром» было выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

- непреднамеренное искажение сообщений;

- преграды, обусловленные восприятием.

Но также были отмечены коммуникативные барьеры, связанные с неудовлетворительной структурой организации, мотивационные и невербальные преграды.

В связи с этим на предприятии существуют способы устранения различного рода коммуникативных барьеров:

- установление регулярных контактов между потребителями информации;

- обдумывание и пояснение идей;

- совершенствование системы стимулирования труда персонала;

- установление эффективной обратной связи;

- исключение двусмысленных выражений и др.

 

Нужно отметить, что показателем зрелости и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в организации характеризуется на данный момент следующими основными положениями:

1. ценности и отношения в коллективе соответствуют, главным образом, ценностям и задачам общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации.

2. в межличностных отношениях развиты взаимное доверие и уважение друг к другу.

3. существует достаточная взаимная информированность по значимым вопросам.

Благоприятный социально-психологический климат необходимо поддерживать постоянно, т.к. упущение этого условия может привести к серьезным затруднениям при обмене информацией.

Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, руководители планируют, организуют, координируют, мотивируют и контролируют подчиненных. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний. Все коммуникативные процессы, осуществляемые ВОАО «Химпром» необходимы для эффективной организации работ на предприятии.

Если проанализировать все вышесказанное о предприятии ВОАО «Химпром», в целом коммуникационному процессу организации можно дать положительную оценку. Конечно, существуют различные преграды, но это можно компенсировать возможностью обсудить все вопросы на совещаниях и собраниях, но главное - это то, что в организации уделяется внимание данному вопросу и со временем коммуникации в ВОАО «Химпром» будут на высоком уровне.