Основные шаги создания презентации

Шаг 1. Начало работы.

Процесс создания презентации начинается сразу, как только запускается Power Point и открывается новая презентация. После старта программы на экране появляется первое диалоговое окно. Первое положение переключателя «Создать презентацию, используя» это окно диалога и запускает «Мастер автосодержания». Диалоговая программа-мастер просит выбрать тип презентации из стандартного списка, после чего загружает серию слайдов, в которых уже размещен соответствующий текст. Этот текст является обобщенным, например: «Некоторые детали, касающиеся этой темы». Но он помогает в структурировании презентации.

Второе положение переключателя «Шаблон презентации» вызывает вывод списка шаблонов дизайна, в котором можно выбрать нужный. Каждый такой шаблон определяет формат всех элементов слайда, позволяя придать создаваемой презентации единый фирменный стиль. Третье положение переключателя «Пустую презентацию» позволяет создать презентацию, не содержащую никакого текста и не имеющую элементов оформления. Однако при этом можно выбрать разметку начального слайда.

Шаг 2. Определение содержания и внешнего вида презентации.

Этот шаг описывает два действия, которые могут выполняться в произвольном порядке: ввод текстового содержания презентации и оформление ее внешнего вида. Можно сначала сосредоточиться на текстовом наполнении слайдов, а оформление оставить на потом, или наоборот, в первую очередь выбрать дизайн, а затем применять его к каждому вновь создаваемому слайду. Простейшим способом одновременного решения обеих задач является использование «Мастера автосодержания», который предлагает на выбор достаточное количество типовых заготовок содержания презентации. Этот мастер также устанавливает дизайн презентации.

Шаг 3. Ввод и редактирование текста.

Текст вводится путем последовательного перелистывания слайдов, или перейдя в режим структуры, где наряду с текстом отдельных слайдов можно отработать текст презентации в целом. Режим структуры позволяет с легкостью вводить, редактировать и переупорядочивать текст, а также копировать и перемещать его из слайда в слайд.

Шаг 4. Вставка графиков, организационных диаграмм и таблиц.

Графики, организационные диаграммы и таблицы можно добавить непосредственно в текстовый слайд или создать слайд, содержащий только одни графики или таблицы. При создании нового слайда или пустой презентации Power Point выводит окно диалога «Создать слайд», предлагающее различные варианты компоновочных схем - авторазметки слайдов. Некоторые из авторазметок содержат только текст (например, заголовок с расположенным ниже него текстовым блоком, обычно состоящим из маркированных строк), другие - заголовок и области для размещения графиков, организационных диаграмм и таблиц. Некоторые авторазметки допускают совмещение текста, графиков, рисунков и объектов мультимедиа в одном слайде. Для выбора авторазметки необходимо щелкнуть на ее значке, а затем - на кнопке «ОК».

Авторазметка содержит особые области - местозаполнители, представляющие собой пунктирные прямоугольники с подсказками внутри. Некоторые местозаполнители, например, предназначенные для ввода диаграмм, имеют еще и значки. Подсказки содержат указания, как использовать данный местозаполнитель. Например, один местозаполнитель указывает, что щелчок вводит заголовок, а другой - что двойной щелчок вводит диаграмму. Использование местозаполнителей устраняет источники возможных ошибок. После щелчка кнопкой мыши в пределах рамки текстового местозаполнителя, имеющего надпись типа «Щелчок вводит заголовок», Power Point помещает в точку щелчка текстовый курсор, так что текст может вводиться непосредственно в местозаполнитель. При двойном щелчке местозаполнителя диаграммы Power Point загружает специальный модуль, используемый для создания диаграмм.

Авторазметки и местозаполнители являются ключевыми средствами создания презентации. После выбора варианта авторазметки и щелчка на одном из местозаполнителей Power Point выводит на экран все нужные для дальнейшей работы инструменты, избавляя пользователя от необходимости поиска каких-либо команд меню или кнопок панели инструментов.

Шаг 5. Вставка надписей и графических объектов.

Добавление небольших текстовых комментариев в некоторые слайды может существенно облегчить восприятие презентации. С помощью кнопки «Надпись» панели инструментов «Рисование» можно поместить в произвольных местах слайда блоки текста, привлекающие внимание зрителей к определенным фрагментам презентации или поясняющие их специфику. Кроме того, с помощью других средств панели инструментов «Рисование» можно включить в слайд различные графические элементы, дополняющие текст или усиливающие видеоряд. В простейшем случае надпись представляет собой просто строку текста, соединенную с поясняемым объектом прямой линией. Однако, используя средства рисования объектов Power Point, можно создать и более сложные графические образы надписей и выносок. Можно воспользоваться графической библиотекой Power Point, содержащей большое количество готовых рисунков. Для этого в меню «Сервис» имеется команда «Автографика», помогающая подобрать подходящее изображение.

Вместе с рисунками из графической библиотеки можно помещать в слайд иллюстрации, заранее подготовленные с помощью других программ, а также сканированные растровые изображения - например, фотографии. Power Point обладает возможностью импортировать и отображать на экране как векторные рисунки, так и растровую графику из других приложений.

Если планируется демонстрировать презентацию на экране компьютера, можно добавить в нее имеющиеся в библиотеке программы звуки и анимационные ролики.

Шаг 6. Доводка презентации.

Режим сортировщика слайдов наиболее приспособлен для внесения в слайды каких-либо глобальных изменений, так как позволяет видеть одновременно целую совокупность слайдов презентации. Находясь в этом режиме, можно также менять порядок слайдов или исключать неудачные.