Мероприятия и их результаты

О чем важно помнить при планировании мероприятий:

1

Мероприятия должны быть логически связаны с задачами проекта. Каждому мероприятию обязательно должна соответствовать задача. Мероприятий, не направленных на решение задач, в проекте быть не может.

2

Мероприятия должны быть подкреплены ресурсами: командой и бюджетом. Это значит, что вам нужно буквально составить список всего, что понадобится для проведения запланированных мероприятий. Этот список необходимых ресурсов и их стоимость будет бюджетом вашего проекта.

Человеческий ресурс – это команда проекта. Это те люди, которые будут его реализовывать. Очень важно, чтобы знания и умения членов команды соответствовали вашим мероприятиям – тогда они будут в состоянии их осуществить. Команда может работать как на платной основе, так и бесплатной – в качестве волонтеров.

3

Сроки мероприятий должны быть реалистичными, т.е. они должны учитывать не только ваши возможности (ресурсы), но и риски. Комплекс всех мероприятий проекта с указанием конкретных сроков – это календарный план проекта.

4

Ваша деятельность в рамках мероприятий должна соответствовать заявленным результатам. Здесь нужно остановиться подробнее.

Когда мы с вами говорили об измеримости цели, мы выяснили, что нужно устанавливать ожидаемые количественные и качественные показатели, по которым вы будете судить об успешности или неуспешности всего проекта в целом. Откуда берутся эти показатели? Правильно, они берутся из ожидаемых результатов мероприятий. Поэтому для каждого из них нужно установить ожидаемый количественный и качественный результат.

 

Количественные результаты – это то, что сделано в рамках мероприятия, что поддается исчислению: например, количество представителей целевой группы, принявших участие в мероприятии, или количество изданных пособий, или количество проведенных занятий. Качественные результаты описывают положительные изменения после проведения мероприятия. Результаты всех мероприятий – это результат всего проекта.

 

Мы с вами спланировали мероприятия для решения задачи подготовки волонтеров.

Каждое мероприятие (действие) даст нам результат:

— Проведено 6 встреч и на встречах рассказано о проекте 150 представителям молодежи из числа молодежных лидеров и будущих педагогов. На обучающий курс пришли 60 человек.

— Проведен обучающий курс, который закончили 40 человек. Ребята научились различным играм, принципам работы с группой, познакомились с психологическими особенностями детей 7-10 лет

— 40 обученных волонтеров прошли практические занятия по организации игр, провели под присмотром педагогов не менее 10 игровых занятий с детьми. 30 участников готовы самостоятельно играть с детьми во дворах.

 

ИТАК!

Связка «проблема - цель - задачи» должна быть «железной», иначе вся логика проекта выстроится неправильно, и он не будет успешным или вообще не будет реализован.

 

Формулируя цель, нужно помнить о том, что она должна быть связана с проблемой и показывать, каких позитивных результатов мы ждем.

 

Цель проекта должна быть конкретной, измеримой, достижимой и реальной.

 

На этапе постановки цели нужно установить ожидаемые количественные и качественные результаты проекта.

 

Разбив цель проекта на более мелкие составляющие, мы получим задачи.

 

Задачи – шаги на пути к достижению цели, которые помогают устранить причины проблемы.

 

Действия, которые мы предпримем для решения задач, будут мероприятиями нашего проекта, то есть его непосредственной реализацией.

 

Исходя из мероприятий, мы составляем бюджет проекта и подбираем команду.

 

У каждого мероприятия должен быть запланированный количественный и качественный результат.

 

Сравнивая запланированные результаты мероприятий с реальными, мы оцениваем успешность проекта.

 

Что такое календарный план и из чего он состоит?

Календарный план проекта – базовый инструмент планирования, используемый в проектном менеджменте. Тщательно продуманный и грамотно составленный календарный план позволит вам увидеть все этапы реализации вашего проекта во времени, понять, каких промежуточных результатов вы должны достичь, правильно распределить ресурсы и нагрузку в команде. Для ваших партнеров хороший календарный план – показатель вашего профессионализма и залог успешности вашего проекта.

Из предыдущих уроков вы помните, что цель проекта достигается через решение задач, а задачи мы решаем с помощью конкретных действий – мероприятий, и в итоге получаем результаты.

 

В календарном плане должны быть отражены мероприятия, которые направлены на решение поставленных в проекте задач.

 

Календарный план состоит из мероприятий.

Вот так, к примеру, выглядит типичное описание мероприятия в календарном плане: «1 июля – 30 августа: работа в регионе Н оздоровительного лагеря для детей с особенностями развития. Ожидаемое число участников – не менее 1000 детей».

Принцип «Время, место, результат»

Как видно из примера, каждое мероприятие календарного плана должно обладать следующими характеристиками:
содержание;
срок исполнения;
место проведения;
ожидаемый результат.

Давайте более подробно их рассмотрим.

 

Содержание

 

Содержание мероприятия – это то, что будет происходить. Каждое мероприятие связано с конкретной задачей, на решение которой оно направлено.

 

У вас есть задача – социальная адаптация людей с особенностями развития. Для решения этой задачи нужно провести серию занятий по социальной адаптации. Значит, вашими мероприятиями будут, например, «Занятия с психологом», «Занятия в керамической мастерской», «Профориентационная поездка на предприятие» и т.д.

Помните, что в проекте по определению не может быть мероприятий, не направленных на решение его задач, – такие мероприятия не имеют смысла!

Срок исполнения

Очевидно, что каждое мероприятие или серия мероприятий имеют сроки начала и окончания. Вам нужно оценить свои ресурсы и понять, в какие сроки вы сможете провести свои мероприятия.

Сроки должны быть реалистичными, т.е. они должны учитывать не только ваши возможности, но и риски. Так, если проведение мероприятия хотя бы частично зависит от ваших партнеров, то при планировании обязательно нужно делать поправки на риск, в том числе на риск срыва договорных сроков.

 

Вернемся к нашему примеру. Допустим, у вас есть преподаватели и методические материалы, есть понимание того, сколько должно быть занятий по социальной адаптации, и вы хотите провести их с 1 июля по 31 августа. Однако у вас нет своего помещения – его вам предоставляет партнер. В таком случае вы рискуете остаться без площадки для своих мероприятий, и этот риск вы обязательно должны отразить в календарном плане: заложите время на то, чтобы найти другое место. Теперь с учетом риска срок мероприятия будет с 15 июня по 15 сентября.

Еще один способ планирования сроков мероприятий – составить три плана на три варианта развития событий: оптимистичный (если все будет лучше, чем вы предполагали), реалистичный (если все пойдет, как задумано), пессимистичный (если все будет плохо). Этот способ хорош тем, что позволяет предусмотреть как приятные, так и неприятные сюрпризы и подготовиться к ним.

Место проведения

 

Место проведения (если это применимо, исходя из типа мероприятия) также важный параметр в планировании. Следует заранее определить, в каком регионе или в каком городе (или районе города) вы будете проводить то или иное мероприятие. От этого зависят многие его содержательные аспекты: логистика, бюджет, возможность привлечь участников, риски.

 

Ожидаемый результат

 

Вы помните по предыдущим урокам, что любое мероприятие социального проекта должно иметь конкретный, измеримый и достижимый результат. Из результатов мероприятий – количественных и качественных – складывается результат всего проекта, поэтому очень важно на этапе планирования правильно сформулировать ожидаемые результаты мероприятий.

Это нужно сделать так, чтобы было ясно, что они направлены на достижение целей и решение задач проекта, его качественных и количественных показателей в целом. Именно из этого складывается внутренняя логика проекта. Мы рекомендуем при планировании результатов оперировать цифрами, из которых при просмотре всего календарного плана наглядно складывается картина того, какими «шагами» вы достигните целей проекта.

 

Например, количественным результатом мероприятия «Занятия по социальной адаптации» будет количество посетивших их людей с особенностями развития. Качественным результатом будут полученные ими знания и, как следствие, изменения в поведении. Сформулируем мы это так: «Проведение занятий по социальной адаптации для людей с особенностями развития с 15 июня по 15 сентября, в которых примут участие не менее 20 человек. Участники получат знания, которые позволят им лучше адаптироваться к жизни в обществе».

Охват людей, то есть количество человек, принявших участие в мероприятии, – часто встречающийся результат мероприятия в социальном проекте. Очень важно при планировании этого результата использовать статистические данные, которые вы получили при анализе целевой группы. Если вернуться к нашему примеру, то вы должны точно знать, сколько человек с особенностями развития проживают на территории реализации вашего проекта, и, исходя из этого, планировать, какой процент из них примет участие в ваших мероприятиях. Тогда ваши ожидания будут максимально приближены к действительности.

Что ещё важно помнить про мероприятия? Они должны быть подкреплены финансовыми и человеческими ресурсами: реалистичным бюджетом и компетентной командой.

 

Скорее всего, у вас уже возник вопрос: «Насколько подробно нужно расписывать календарный план?» Это зависит от масштаба проекта и сложности заявленных задач, но, конечно, для себя вы должны продумать каждый шаг, будь то проведение организационной встречи, покупка оборудования и т.д. Однако при формировании «внешних» документов, например, при заполнении заявки на президентский грант, вы можете опустить такие мероприятия и сосредоточиться на тех, которые дают измеримый результат.

 

Диаграмма Гантта

Итак, мы с вами тщательно продумали все мероприятия, сформулировали результаты и спланировали сроки. Теперь мы можем их просто перечислить, сгруппировав либо по срокам исполнения, либо по соответствующим задачам – это и будет обычный календарный план. Если же мы хотим сделать наглядный календарный план, то нам понадобится диаграмма Гантта.

Диаграмма Гантта – это график, в котором вертикальная ось – это перечень мероприятий, а горизонтальная – время. Каждая полоса на диаграмме – отдельное мероприятие в составе проекта. Ее концы – моменты начала и завершения работы, протяженность – длительность работы.

Такой простой и наглядный график позволяет вам увидеть весь проект «в разрезе», отслеживать сроки и тщательно планировать ресурсы. Сделать его можно в программе Excel.

 

Ключевые контрольные точки

Почему мы так подробно остановились на результатах и сроках мероприятий? Потому что они будут ключевыми контрольными точками реализации вашего проекта – маяками, на которые вы будете ориентироваться в работе.

 

Ключевые контрольные точки = результаты и сроки мероприятий.

Например, у вас в проекте запланировано 50 встреч с ветеранами войн. Вам нужно сгруппировать их по срокам или месту проведения и указать одно мероприятие в календарном плане: «Проведение серии встреч с ветеранами войн в северо-западном федеральном округе, срок с 1 апреля по 9 мая, участники встреч – не менее 5000 ветеранов войн из 7 регионов Российской Федерации». Контрольная точка здесь будет такая: до 9 мая 2018 года проведены встречи с 5000 ветеранами войн.

Ключевые контрольные точки не нужно вносить в календарный план, но их обязательно надо иметь в виду при его составлении и прописать отдельно! Тогда вы увидите, какие количественные и качественные результаты необходимо получить в рамках каждого этапа проекта, когда именно они будут получены, а также сможете:

 

оценить соотношение результатов всех мероприятий и общего результата проекта;

 

оценить, насколько общий результат проекта адекватен усилиям, приложенным для его достижения;

 

контролировать и оптимизировать сроки проведения мероприятий: например, в случаях, когда от сроков проведения одного мероприятия зависит начало следующего;

 

контролировать эффективность проведения мероприятий и в случае необходимости вносить изменения в календарный план;

 

выстроить действенную систему управления командой проекта: ключевые контрольные точки – это готовые критерии оценки эффективности работы команды.

Мероприятие «Проведение десяти встреч с ветеранами войн в северо-западном федеральном округе» имеет ожидаемый количественный результат «500 ветеранов-участников встреч». Представьте, что вы провели 7 из 10 таких встреч, но на них пришло только 200 человек. Благодаря составленным заранее ключевым контрольным точкам вы вовремя увидели, что что-то идет не так, и смогли, исходя из новых условий, спланировать свою дальнейшую деятельность по проекту: провести дополнительную инфокампанию и увеличить количество мероприятий.

 

Особенности заполнения календарного плана в заявке на президентский грант

 

Календарный план проекта отвечает на вопросы: «Как именно будут достигнуты цели, решены задачи?», «Какие шаги приведут к запланированным результатам?» Проще говоря, «Что именно будут делать?» На заседаниях объединенного экспертного совета, совещаниях по грантовым направлениям и на других подобных комиссиях такой вопрос все время возникает, и рассматривают календарные планы.

 

Осуществляйте планирование в строгом соответствии с масштабом проекта (крупные проекты с большим бюджетом требуют большей детализации, а также подтверждения охвата заявленной территории).

 

Не перегружайте календарный план мероприятиями «внутреннего», «организационного» характера – сосредоточьтесь на тех, которые имеют измеримые результаты.

 

Группируйте мероприятия, если их большое количество.

 

Будьте аккуратны при оформлении количественных результатов мероприятий – они должны быть реалистичны и проверяемы (с точки зрения экспертов), а, кроме того, вы будете обязаны их достичь и наглядно продемонстрировать результат.

 

Помните, что в случае победы на конкурсе из ожидаемых итогов мероприятий на этапе заключения договора будут составлены ключевые контрольные точки, по которым Фонд будет оценивать ход реализации вашего проекта.

 

Достижение ключевых контрольных точек – основной показатель успешности и эффективности проекта, на который ориентируется Фонд президентских грантов при оценке аналитических отчётов грантополучателей.

Участникам конкурса президентских грантов важно заранее сформулировать ключевые контрольные точки. Это существенно упростит процесс подготовки договора с Фондом президентских грантов, самый трудоемкий этап в котором – превращение мероприятий и их количественных результатов в ключевые контрольные точки проекта.

 

Можно ли реализовать проект без команды?

Вы уже знаете, что мероприятия проекта должны быть подкреплены не только материальными, но и человеческими ресурсами. Люди – главное условие успешного проекта. От того, насколько хорошо подобрана команда, от компетентности и мотивации ее членов зависит судьба любого вашего начинания. В этом уроке мы поговорим о том, как привлечь в ваш проект людей, которые справятся с задачами и станут вашими единомышленниками.
Как правильно подобрать команду?
Самое важное правило, которым вы должны руководствоваться, заключается в том, что, подбирая людей в команду, нужно исходить из специфики проекта. Умений и навыков членов вашей команды должно быть достаточно для того, чтобы выполнить все поставленные задачи и провести все запланированные мероприятия.

Квалификация членов команды должна соответствовать задачам и мероприятиям проекта.

Например, в проекте, направленном на внедрение инклюзивного обучения детей с аутизмом, никак не обойтись без коррекционных психологов, имеющих опыт работы с такими детьми. Как обеспечить такое соответствие и не ошибиться?

 

Сначала составьте список всех видов деятельности, которые нужно будет осуществить в ходе реализации вашего проекта. Так вы увидите, что вообще нужно будет сделать в проекте.

 

Затем сгруппируйте эту деятельность в обязанности. Например, написание пресс-релизов, общение с представителями СМИ и ведение страниц в соцсетях группируются в обязанность «информационное сопровождение проекта».

 

Группы обязанностей нужно сформировать в позиции, на которые вы будете искать людей. Такие группы обязанностей, как «разработка пиар-концепции проекта», «информационное сопровождение проекта” и «анализ пиар-кампании» образуют позицию пиар-директора проекта.

 

Для каждой позиции составьте свой набор компетенций – знаний и навыков, необходимых для осуществления обязанностей. Например, для того чтобы писать пресс-релизы, нужно иметь соответствующий опыт и грамотную письменную речь. Для того чтобы общаться с прессой, нужно быть коммуникабельным, уметь четко и ясно излагать свои мысли.

Обратите внимание на то, что коммуникабельность и умение писать пресс-релизы – очень разные навыки. Первый – это, скорее, черта характера, а второй – умение.

Существует разделение навыков на «твердые» (hard skills) и «гибкие» (soft skills).

«Твердые» навыки – это профессиональные знания и умения, все, что относится к конкретной специальности. Например, управление автомобилем, написание пресс-релизов, составление бухгалтерской отчетности, составление договоров и т.д. Как правило, «твердые» навыки можно разложить на последовательность простых действий. Они измеримы и поэтому легко поддаются оценке.

«Гибкие» навыки не относятся к конкретной профессии. Скорее, это что-то среднее между социальными навыками и личностными качествами: умение работать в команде, умение управлять другими, эрудированность, организованность, целеустремлённость, креативность и т.д. Поскольку «гибкие» навыки более ценностные, их сложнее оценить, но в командной работе они порой бывают важнее, чем «твёрдые» навыки.

 

Разделите навыки, необходимые для каждой позиции, на «твердые» и «гибкие», и вы получите не только перечень знаний, которыми должен будет обладать ваш будущий сотрудник, но и его личностные характеристики. Это значительно облегчит ваш поиск.

Как только вы поймете, кто вам нужен, перед вами встанет следующий вопрос: где найти этих людей? На этот вопрос сложно дать точный ответ. Иногда специалистов находят среди знакомых или по рекомендации, иногда – на сайтах вакансий. Готового правильного решения нет. Однако мы можем порекомендовать вам в первую очередь искать нужных людей в тех сообществах, на решения проблем которых будет нацелен ваш проект.

 

Вы делаете проект по созданию досугового центра для детей беженцев. Вам нужны администратор, бухгалтер и два воспитателя. Будет разумно сначала пообщаться с родителями детей, которые будут посещать ваш центр, – возможно, нужные люди есть среди них. С ними вам будет гораздо легче работать, чем с теми, кто никогда не сталкивался с проблемой беженцев, ведь вам не придется увлекать их своей идеей и мотивировать – они и так понимают актуальность вашего проекта.

Итак, вы нашли нужных людей. Осталось только сказать последнее «да» – принять решение. Прежде чем сделать это, еще раз оцените ваших будущих сотрудников и ответьте на следующие вопросы:

— насколько их знания и навыки соответствуют задачам и мероприятиям проекта?
— насколько они разделяют цели проекта?
— сходятся ли ваши ценностные ориентиры?
— каков потенциал ваших будущих сотрудников?

Если у вас нет сомнений в том, что вы нашли «своих» людей, с которыми «не страшно и в разведку», самое время подумать об оформлении отношений.

Как оформить членов команды?

Очень часто у руководителей НКО возникает вопрос: кого из сотрудников взять в штат, кого оформить по договору гражданско-правового характера, а кто будет волонтером. Ответ на этот вопрос зависит от того, какого рода задачи будет решать тот или иной сотрудник и как долго он будет в проекте.

 

Если вы берете сотрудника, который будет в течение всего срока реализации проекта ежедневно выполнять какую-либо постоянную функцию, то с ним нужно заключить трудовой договор или срочный трудовой договор. Если же вы привлекаете специалиста, который должен оказать разовую услугу (например, эксперта, который должен провести несколько круглых столов), то с ним нужно заключить договор гражданско-правового характера.

Таким образом, тех сотрудников, которые будут выполнять разовые функции в проекте, нужно оформлять по договору гражданско-правового характера. С теми же, кто будет выполнять постоянную функцию в течение всего срока реализации проекта, заключайте трудовые договоры. Если же вы хотите задействовать в проекте сотрудника, который уже у вас в штате, то в таком случае с ним нужно будет подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом соглашении пропишите, что на время проекта этот сотрудник переводится на другую должность, и у него изменяются условия работы и оплаты труда.

 

Весь срок проекта – трудовой договор.
Конкретные услуги для проекта – договор гражданско-правового характера.
Штатный сотрудник – дополнительное соглашение.

Отдельно стоит продумать участие в проекте волонтеров. Среди них могут быть те, кто нужен на разовые мероприятия. Например, вы устраиваете круглый стол, и там нужны люди, которые будут встречать и провожать гостей. С другой стороны, есть такая распространенная форма партнерства, как интеллектуальное волонтерство: когда человек безвозмездно предоставляет вам свои знания и умения. Интеллектуальный волонтер может работать в вашем проекте в течение всего срока его реализации – например, бесплатно выполнять бухгалтерские обязанности.

В любом случае отношения с волонтерами нужно выстраивать так, чтобы они были крепкими и долгосрочными. Людям, которые безвозмездно вкладывают в ваш проект свои силы и знания, нужно постоянно давать понять, как важен их вклад, как вы цените их работу. Поэтому еще перед началом проекта обязательно подумайте о том, как вы будете поощрять и благодарить своих волонтеров.

 

Как отразить команду в заявке на президентский грант?

Когда независимый эксперт оценивает вашу заявку, он должен убедиться в том, что:
— проект полностью обеспечен опытными, квалифицированными специалистами по всем необходимым для его реализации профилям;
— в заявке доказана возможность всех членов команды качественно работать над проектом на условиях, в порядке и в сроки, установленные календарным планом и бюджетом проекта.
Поэтому вам нужно:

Перечислить членов вашей команды. Обратите внимание на то, что необходимо указывать не только тех людей, кто будет осуществлять администрирование проекта, но и тех, кто вносит существенный вклад в его реализацию. При этом стоит указывать до 15 членов команды, включая волонтеров, если их деятельность важна для проекта.

 

Подтвердить наличие необходимой квалификации у каждого члена вашей команды. Для этого нужно приложить к заявке сканы документов об образовании, благодарственных писем от благополучателей и партнеров, ссылки на публикации в СМИ. Эти материалы должны показывать опыт и компетенции ваших коллег. Помните, что совершенно необязательно указывать для каждого сотрудника все места обучения и работы. Экспертам в первую очередь необходимо увидеть ту информацию, которая подтверждает его квалификацию именно в той области, в которой он будет работать в вашем проекте.

Что такое бюджет?

Из предыдущих уроков вы помните, что осуществлением вашего проекта будет проведение запланированных в нем мероприятий. Каждое мероприятие должно быть обеспечено ресурсами. Для того чтобы понять, какие ресурсы вам понадобятся, какие из них у вас уже есть и каких не хватает, а также увидеть, какие расходы вам придется нести, нужно составить бюджет проекта. Именно в этом документе вы должны перечислить все необходимые ресурсы и рассчитать их стоимость.

 

Бюджет проекта – отображение расходов на мероприятия календарного плана с учетом необходимых ресурсов и срока реализации проекта.

Самое важное, о чем вы должны помнить, планируя бюджет, – это то, что все расходы должны быть обоснованы и реалистичны. Обоснованные расходы – это те, которые соответствуют мероприятиям календарного плана.

 

Если цель вашего проекта – проведение на Урале летнего лагеря для детей с особенностями развития, и единственным мероприятием проекта будет сам лагерь, то вряд ли в вашем бюджете уместна статья расходов на аренду офиса в центре Москвы.

 

В бюджете не может быть расходов, не связанных с запланированными мероприятиями.

В противном случае речь идет не о реализации социального проекта, а об освоении средств. Если вы понимаете, что у вас есть статья расходов, которая очень важна, но которая не относится ни к одному мероприятию (например, вы включили в бюджет командировочные расходы по поездкам, которых нет в календарном плане), это значит, что вы, скорее всего, ошиблись в планировании, и вам нужно еще раз проверить свой календарный план.

Планируя расходы в бюджете, нужно ориентироваться на реальную рыночную стоимость товаров и услуг. Это значит, что вы должны проверить реалистичность буквально каждой статьи и указать обоснованные рыночные цены. Если вы пишете заявку на грант, то в комментарии к статье нужно указать, из чего сложилась сумма и привести ссылки на стоимость подобных товаров и услуг в вашем регионе.

 

Реалистичность бюджета – соответствие планируемых расходов рыночным ценам.

Также очень важно, чтобы ваши расходы были эффективны.

 

В вашем проекте будет три приглашенных специалиста: бухгалтер, методист и копирайтер. Для работы им понадобятся компьютеры. Если вы купите им компьютеры за 100 тысяч рублей при средней цене хорошего офисного компьютера в 40 тысяч рублей, это будет неэффективным расходованием бюджетных средств, так как род деятельности ваших специалистов не требует наличия компьютеров с высокой производительностью. Если же вам нужен компьютер для того, чтобы монтировать профессиональное видео, то покупка машины за 20 000 рублей тоже будет неэффективным расходованием средств, так как мощности такого компьютера не хватит для осуществления поставленных задач.

 

Эффективность бюджета – достижение наилучшего результата с использованием оптимального объема средств.

Довольно часто бюджет проекта бывает завышен или занижен. Заниженный бюджет – это, как правило, показатель неэффективного внутреннего планирования. Занижение статей расходов говорит о том, что вы не представляете реальных масштабов своего проекта и во время реализации столкнётесь с массой непредвиденных трудностей. Завышенный бюджетговорит либо о том, что вы хотите перестраховаться и учесть возможные риски, либо о том, что вы изначально собираетесь тратить бюджетные средства неэффективно. Оба этих варианта неуместны при участии в грантовых конкурсах, тендерах и в любых ситуациях, связанных с получением финансирования извне.

Три возможных варианта бюджета

 

При этом для себя вы можете составить несколько вариантов бюджета:

– пессимистичный, в котором вы предусмотрите дополнительные расходы, которые могут возникнуть. Такой вариант бюджета будет завышенным;

– реалистичный, который будет соответствовать реальному положению дел;

– оптимистичный, включающий ресурсы, которых у вас еще нет, но которые могут появиться, например, за счет софинансирования. Этот вариант бюджета будет заниженным.

 

Вам нужно напечатать методические материалы для уроков по социальной адаптации. Вы рассчитываете на то, что дружественная типография сможет это сделать за полцены, однако твердой договоренности у вас еще нет. В таком случае в реалистичный бюджет вам нужно внести реальную стоимость полиграфических услуг, а в оптимистичный – половину. В пессимистичном бюджете вы можете отразить вариант, при котором, например, вам придётся печатать материалы в последний момент, и поэтому стоимость услуги будет выше обычной.

Однако все расходы, которые вы планируете покрыть за счет гранта, должны быть полностью реалистичны. Риски же лучше закладывать в софинансирование.

Для того чтобы проиллюстрировать обоснованность, реалистичность и эффективность ваших расходов в заявке на президентский грант, обязательно заполните комментарии к каждой статье бюджета – максимально подробно опишите, из чего сложилась каждая сумма и как она связана с мероприятиями проекта. С точки зрения эксперта конкурса президентских грантов, комментарии к бюджету – одна из ключевых частей заявки.

Статьи бюджета в заявке на президентский грант

Давайте рассмотрим статьи расходов, характерные для социального проекта. Их вы также встретите в заявке на президентский грант, поэтому каждую из них мы прокомментировали с точки зрения экспертов конкурса.

Оплата труда

 

Это заработная плата штатных работников, оплата труда привлеченных специалистов, работающих по договорам гражданско-правового характера, а также страховые взносы. Оплата труда считается с НДФЛ, а страховые взносы отдельно.

Фонд президентских грантов рекомендует закладывать в бюджет рыночные зарплаты, соответствующие уровням оплаты труда специалистов в вашем регионе. В целом мы рассчитываем, что средний уровень оплаты труда в вашем проекте не будет превышать 48 тысяч рублей в месяц. Отпускные вносятся только в том случае, если проект длится более 6 месяцев, и они должны быть пропорциональны тому времени, которое человек отработал в проекте.

Командировочные расходы

 

Это расходы сотрудников проекта, работающих по трудовым договорам. Все командировки должны быть непосредственно связаны с мероприятиями в календарном плане проекта, и по каждой из них должны быть указаны цель, место, стоимость проезда, стоимость проживания.

В заявке на президентский грант все транспортные расходы и расходы на проживание должны быть максимально экономными. Суточные расходы нужно формировать в пределах сумм, не облагаемых НДФЛ. Это 700 рублей в сутки для командировок по России, 2500 рублей в сутки для обоснованных командировок за границу по грантовому направлению «Развитие общественной дипломатии».

Однако самое главное, о чем нужно думать при планировании командировок, – насколько они необходимы в век цифровых технологий.

Офисные расходы

 

Это расходы, которые относятся к текущей деятельности организации: аренда помещения, коммунальные услуги, канцелярские принадлежности и тому подобное. Здесь есть один довольно тонкий момент. Если у организации несколько направлений деятельности, и грантовый проект – только одно из них, то стоимость аренды и коммунальных услуг должна быть пропорциональна объему работ по этому направлению.

 

У вас 8 сотрудников. Площадь вашего офиса – 60 кв метров. В проекте, который участвует в конкурсе Фонда президентских грантов, задействовано 4 сотрудника – то есть половина вашего штата. Для того чтобы адекватно отобразить расходы на аренду помещения для вашего проекта, вам нужно общую сумму арендной платы разделить пополам.

К офисным расходам также относятся расходы на открытие и ведение счета в банке, осуществление платежей и документооборот. Организации-победители конкурса президентских грантов обслуживаются в Сбербанке, открывая специальный счет для реализации проекта. Для них открытие и ведение счета в течение срока реализации проекта будет бесплатным, однако расходы на электронный документооборот и комиссии за осуществление платежей нужно будет заложить в офисные расходы.

Приобретение, аренда специализированного оборудования, инвентаря и сопутствующие расходы

 

Эта статья расходов, как правило, встречается в проектах, где есть узкая специализация. Например, нужно приобрести специальные тренажеры для людей с ограниченными возможностями здоровья. Если необходимое вам оборудование стоит дорого, лучше рассмотреть вариант аренды.

Разработка и поддержка сайтов, информационных систем и иные аналогичные расходы

 

Эта статья нужна в том случае, если вы заказываете разработку сайта сторонним специалистам – своим сотрудникам вы уже платите зарплату. Здесь важно помнить о том, что, во-первых, на рынке IT-услуг очень большой разброс цен, и среднюю определить довольно трудно, при этом реализация социальных проектов редко требует дорогих IT-решений. Во-вторых, сейчас хороший сайт можно сделать бесплатно – для этого есть масса прекрасных онлайн-сервисов.

Оплата юридических, информационных, консультационных услуг и иные аналогичные расходы

 

Консалтинг – не самая желательная вещь в социальном проекте. Если в бюджете много расходов по стороннему консультированию, то, возможно, проект делает неопытная команда. С другой стороны, если специфика проекта подразумевает обоснованное использование услуг сторонних специалистов (например, проект по защите прав заключенных не может быть реализован без адвоката, который, в свою очередь, по законодательству не может быть штатным сотрудником в организации), то это не вызовет вопросов у экспертов.

Расходы на проведение мероприятий

 

Эта статья нужна, если в проекте есть публичные мероприятия, которые носят разовый или краткосрочный характер. Если их нет, то она может быть пустой. Расходы на мероприятия нужно планировать исходя из их количества. Если в проекте 2-3 мероприятия, то описать их нужно максимально подробно. Если в проекте десятки мероприятий, то лучше сгруппировать их по типовым наборам нужд. Сюда же относятся расходы на аренду оборудования, транспорта, площадок, оплата питания и проживания участников мероприятий и волонтеров.

Издательские, полиграфические и сопутствующие расходы

 

Расходы на печать и издание брошюр, флаеров, приглашений, буклетов и т.п. обязательно должны быть обоснованы спецификой мероприятий. Если эти материалы можно распространить в электронном виде, что более экономично и современно, то такой вариант будет предпочтительнее.

Прочие прямые расходы

 

В этой статье мы перечисляем расходы, которые сложно отнести к другим статьям. Непредвиденные расходы не нужно включать в эту статью – их вообще нельзя закладывать в бюджет заявки на президентский грант. Условия договора о предоставлении гранта позволяют вносить обоснованные корректировки в бюджет уже во время реализации проекта по согласованию с фондом.

 

Соотношение бюджета и ожидаемых результатов проекта

После того, как вы убедились в том, что установили измеримые, конкретные и адекватные ожидаемые результаты, вам нужно оценить их соотношение с бюджетом проекта, то есть понять, насколько они соразмерны общей сумме предполагаемых расходов. Это позволит вам увидеть, насколько ваш проект эффективен.

 

Соотношение расходов и результатов = эффективность проекта.

Чтобы