Использование макросов

Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.

С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена

Макрос создают двумя способами:

§ автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;                                                                                                                            

§ программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.                          Макрос может храниться в самом файле документа (например, WinWord). Он может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа.

Автотекст

      Эффективным инструментом для разработки как шаблонов, так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус). Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранить под определенным именем вместе со своим стилем.

Слияние документов

      В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов.
Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

§  главный документ, содержащий постоянную информацию;

§ .документ — источник для хранения переменной информации.

    Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, т.е. форма любого стандартного текста и т.д.                     Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ.

Вставка таблиц

   В разных текстовых редакторах имеются различные возможности создания таблиц (в основном рисование).

    WinWord имеет встроенные средства создания и изменения таблиц.
Таблица позволяет вводить текст рядами и колонками. Организация цифр в колонки облегчает их восприятие. В ячейках таблицы может размещаться текст, графика, ссылки на данные других документов.

     Можно создать пустую таблицу и потом заполнить ее данными или преобразовать имеющийся текст в таблицу.

   При редактировании таблиц можно выполнять такие действия как: перемещение по таблице, выделение всей таблицы и отдельных ее элементов, вставку и удаление строк, столбцов и ячеек, форматирование текста в ячейках, изменение размеров таблицы, объединение ячеек и разбивку таблицы.

Создание и работа с графической информацией в текстовых редакторах

      Многие текстовые процессоры имеют встроенные средства создания и обработки графических изображений в виде отдельных графических объектов или в виде рисунков, включающих один или несколько объектов.

     Кроме того, они позволяют импортировать в документ рисунки, подготовленные другими программами. При импортировании рисунка может выполняться встраивание в документ (хранение рисунка в документе) без связи с исходным файлом, или связывание с исходным файлом.

     Встроенные рисунки можно обрабатывать средствами самого текстового процессора, а связанные рисунки – с помощью внешнего графического редактора.

Операции сохранения

     Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически.
Например, в текстовом процессоре Word 6.0 документу присваивается тип .DOC, а в текстовом процессоре Lexicon - тип ТХТ. Большинство текстовых процессоров используют следующие три операции со хранения данных.

. Сохранить и продолжить редактирование. Эта операция выполняется периодически, гарантируя сохранность более свежей копии проектируемого документа на случаи возможной его утраты.                                                                                                                         . Сохранить и выйти. Мы используем эту операцию для сохранения отредактированного документа и выхода в операционную систему.

. Выйти без сохранения Эта операция позволяет выйти в операционную систему без сохр анения документа, с которым работали.

       В текстовых процессорах, имеющих многооконный режим работы, предусматриваются одна операция выхода и отдельные операции сохранения и скрытия окон. Если при выходе в закрываемом окне остается несохраненный измененный документ, то текстовый процессор дополнительно запрашивает, следует ли сохранить документ или нет.

     Текстовые процессоры с помощью резервных файлов обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа — текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл ему присваивается тип ВАК, а отредактированная версия рассматривается как текущий файл. Тип текущего файла определяет сам пользователь или он присваивается по умолчанию (например, .TXT, или .DOC). Таким образом сохраняется только последняя, измененная версия документа, более ранние версии теряются Хотя содержание текущего резервного файлов не одинаково, возможность использования последнего (в случае повреждения или утраты текущего файла) представляется очень ценной Как мы покажем в дальнейшем, автоматическое сохранение резервных файлов может оказаться недостаточным для обеспечения защиты важных документов и программ. В этом случае создаются дополнительные копии, хранящиеся отдельно от основных.

     Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т. п