Проверка расчетов с подотчетными лицами

Законодательные и нормативные акты:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 г.;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ №34н от 29.07.1998 г.);

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ №94н от 31.10.2000г.);

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995 г.);

- Порядок ведения кассовых операций в РФ (Решение Совета Директоров Банка России №40 от 22.09.1993 г.);

- «О служебных командировках в пределах СССР» (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС №62 от 07.04.1998 г.);

- правила об условиях труда советских работников за границей (Постановление Госкомтруда СССР №365 от 25.12.1974 г.);

- «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (Приказ Минфина РФ №51н от 11.07.2001 г.);

- «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ» (Приказ Минфина РФ №49н от 06.07.2001 г.);

- «О размерах выплат суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран» (Письмо Минфина РФ №110 от 27.12.1996 г.);

- «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» (Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ №1037-ИХ от 17.05.1996 г.);

- «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (Письмо Минфина РФ №34 от 29.03.1996 г.);

- Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате (Постановление Госкомстата РФ №136 от 29.12.2000 г.).

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен убедиться в:

- Наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет (приказы директора, заявления работников с разрешительной подписью);

- Отсутствии выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за подотчетные суммы, выданные ранее;

- Правильности оформления авансовых отчетов и своевременности представления их в бухгалтерию;

- Полноте приложенных к авансовым отчетам первичных документов и соответствии их нормативным требованиям;

- При командировках в пределах РФ – в наличии командировочного удостоверения с отметками прибытия-убытия и правильности его оформления;

- При командировках за границу – в наличии приказа о командировании, наличии копии странички загранпаспорта с отметками пограничной службы о пересечении границы;

- Правильности возмещения командировочных расходов (при командировках в пределах РФ-суточных, проезда, проживания; при командировках за границу – суточных, проезда, проживания, провоза багажа до 30 кг, получения загранпаспорта и виз, комиссионных банка при конвертации валюты);

- Полноте, своевременности и правильности возврата в кассу неизрасходованных подотчетных сумм;

- Правильности отражения в учете списания подотчетных сумм с подотчетных лиц;

- Ведении аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;

- Правильности отражения в бухгалтерской отчетности задолженностей по расчетам с подотчетными лицами.

Источники информации:

- Журнал-ордер №7 (при журнально-ордерном учете);

- Карточки и анализ счета 71 (при автоматизированном учете);

- Авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами (кассовыми и товарными чеками, квитанциями к приходным ордерам и т.д.);

- Командировочные удостоверения (форма Т-10);

- Приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку (форма Т-9);

- Служебные задания на командирования и отчеты об их выполнении (форма Т-10а).

При проверке расчетов с подотчетными лицами могут быть использованы следующие процедуры:

- аналитические процедуры;

- опрос;

- просмотр документов, сравнение документов.

Ошибки и нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами многообразны. Наиболее характерны из них следующие:

- выдача подотчетных сумм без оснований (приказа или разрешительной подписи директора);

- выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками организации;

- выдача подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее полученные суммы;

- систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

- неистребование денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшимся в установленный срок;

- списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы, неправильно оформленным;

- списание при отсутствии первичных документов;

- отсутствие командировочных удостоверений;

- отсутствие в командировочных удостоверениях отметок «прибыл-убыл»;

-  несоответсвие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;

- возмещение командировочных расходов сверх установленных норм без основания (приказа директора);

- возмещение в составе командировочных расходов сумм, не предусмотренных действующими нормативными актами (например, затрат по проезду на внутригородском транспорте и т.д.).