Вопрос 3. Средства компьютерных технологий информационного обслуживания в профессиональной деятельности товароведа

К средствам информационного обслуживания относятся программы правовой поддержки «Консультант – плюс», «Гарант», а также к таким средствам необходимо отнести ресурсы Государственной публичной научно-технической библиотеки (ГПНТБ) России как центра ON-LINE И CD-ROM обслуживания.

В настоящее время Государственная публичная научно-техническая библиотека России является крупнейшим комплексным библиотечно-информационным и научно-исследовательским учреждением, включающим информационно-вычислительный центр и репрографическое предприятие, а также ведущей организацией по развитию общероссийских автоматизированных систем библиографического информирования и созданию автоматизированной библиотечной телекоммуникационной сети.

Все большее значение в последние годы приобретает использование, наряду с традиционными видами носителей информации, баз данных на компактных оптических дисках и дискетах, успешно развиваются телекоммуникационные и сетевые технологии, совершенствуется используемый справочный аппарат библиотеки. Сводный каталог России и стран СНГ содержит информацию о фондах отечественной и иностранной литературы по науке, технике, сельскому хозяйству и медицине более чем 1000 библиотек.

Совместно с крупнейшими библиотеками страны ГПНТБ России готовит общероссийские сводные печатные каталоги по наиболее спрашиваемым видам литературы - зарубежным книгам и периодическим изданиям в области естественных наук, техники, сельского хозяйства и медицины.

Научными подразделениями ГПНТБ России разрабатываются и совершенствуются следующие направления информационно-библиотечных технологий:

· Объединенный автоматизированный адресно-справочный и библиографический банк данных зарубежной и отечественной литературы по науке, технике, сельскому хозяйству и медицине;

· Система российских сводных каталогов;

· Автоматизированная технология электронного каталога ГПНТБ России;

· Телекоммуникационные технологии доступа к БД ГПНТБ России и межбиблиотечный обмен информацией;

· Специализированные базы данных и технологии;

· Комплекс проблемно-ориентированных баз данных, специализированные БД на CD-ROM для обслуживания в локальном и удаленном доступе.

В соответствии с Государственной научно-технической программой "Федеральный информационный фонд по науке и технике" ГПНТБ осуществляет разработку 6 основных проектов.

ГПНТБ также осуществляет комплекс научных и прикладных исследований и разработок, направленный на создание единого информационного пространства. Это такие перспективные проекты, как Создание российского центра доставки документов Международной сети STN, создание технологии функционирования на базе ГПНТБ России Федерального центра по обеспечению документами в области НТЛ с целью реализации Международной Программы всеобщей доступности публикаций, ведение оперативной сводной базы данных в области перспективных направлений компьютерных наук и технологий, разработка и внедрение в эксплуатацию сетевой технологии автоматизированной системы словарного и лингвистического обеспечения АИС ГПНТБ России (АССО/ЛС).

Основные результаты научных исследований публикуются в сборнике научных трудов ГПНТБ России "Современные издательские технологии в библиотечно-информационной деятельности".

На основе созданного электронного сводного регионального каталога ГПНТБ России совместно с Научно-техническим центром "Нанотроника" издает ежемесячный реферативный журнал "Компьютерный вестник", который распространяется в печатной форме и на дискетах на коммерческой основе (по подписке). В "КомВест" входит до 2500 записей в год. Ценным дополнением к изданию является возможность получения копий первоисточников всех материалов сборника.

В настоящее время в ГПНТБ начала функционировать интегрированная библиотечно-информационная система ИБИС, предназначенная для автоматизации традиционных библиотечно-информационных технологий в библиотеках и ориентированная на работу в локальной сети (ЛВС). ИБИС представляет собой совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ) 4-х типов: АРМ "Каталогизатор", АРМ "Читатель", АРМ "Книговыдача", АРМ "Администратор".

Характеризуя сложившийся в ГПНТБ России многоуровневый комплекс взаимосвязанных автоматизированных систем, необходимо отметить, что он явился результатом исследований и разработок ГПНТБ в области автоматизации библиотечно-информационных процессов с целью создания высокоэффективной библиотечной технологии, основанной на использовании современных средств вычислительной техники. Эта система включает общероссийский автоматизированный банк данных, электронный каталог, специализированные базы данных и базы данных на CD-ROM.

Совместно с крупнейшими библиотеками и НИИ ГПНТБ России приступила к работам по проекту "Формирование Автоматизированного банка данных научно-технической литературы распределенного фонда сети НТБ России", который предусматривает продолжение работ по развитию интернационального информационного ресурса в виде Сводного каталога с учетом изменения инфраструктуры российских библиотек, а также для сохранения информационных связей с бывшими республиками СССР.

Постоянно совершенствуется система Российских сводных каталогов и автоматизированная технология электронного каталога ГПНТБ России, а также телекоммуникационные технологии доступа к БД ГПНТБ России и межбиблиотечный обмен информацией, специализированные базы данных и технологии, а также комплекс проблемно-ориентированных и специализированных баз данных (в том числе на компактных оптических дисках) для обслуживания в локальном и удаленном доступе. В настоящее время ГПНТБ закуплено оборудование и готовится к выходу издание электронного каталога на CD-ROM.

ГПНТБ России ведет работы по организации телекоммуникационного доступа к своим информационным ресурсам с 1984 г. С 1992 г. ведутся работы по созданию системы телекоммуникационного доступа к ресурсам, размещенным в среде ЛВС.

В качестве первого этапа была избрана схема однопользовательского теледоступа в режиме удаленного управления. Затем были последовательно реализованы схемы с отдельно стоящим хостом теледоступа и с хостом на базе рабочей станции ЛВС. Для удобства использования основного пакета прикладных программ CDS/ISIS/M был разработан специальный дружественный интерфейс пользователя, позволивший предоставить приемлемый уровень сервиса.

С января 1994 г. функционирует система телекоммуникационного доступа (СTД-2), являющаяся новым поколением систем удаленного доступа к ресурсам библиотеки в среде ЛВС Novell Netware c использованием коммутируемых каналов телефонной сети общего пользования. Кроме электронных каталогов, пользователям ГПНТБ предоставляется возможность доступа к 20 проблемно-ориентированным базам данных, электронные издания и электронные справочники, режимы обмена файлами и электронной почты.

В настоящее время принято решение вести дальнейшее развитие системы в направлении многопользовательского режима с использованием надежных и скоростных сетей передачи данных, работающих по протоколам X.25 и TCP/IP. В ЛВС в настоящее время объединены 70 PC.

Кроме того, в национальном докладе "Автоматизированные и информационные ресурсы России. Состояние и тенденции развития" ГПНТБ России названа в числе других крупнейших генераторов баз данных.

Среди 30 ПОБД, генерируемых в ГПНТБ России, наибольшим спросом пользуются БД "Искусственный интеллект", "Вычислительные сети", "Базы и банки данных", "Экология". Особый интерес представляет база данных "grey literature".

При создании проблемно-ориентированных баз данных основными этапами технологии являются экспертный анализ отечественной и зарубежной литературы по данной тематике, ввод и редактирование библиографических описаний с рефератами и ключевыми словами, а также индексирование на основе имеющихся и специально разрабатываемых классификационных схем.

Большим спросом пользуются библиографические, реферативные, а также полнотекстовые базы данных на оптических дисках. В библиотеке создан CD-ROM центр, включающий дисплейный и компьютерный залы, целью которого является обслуживание информационными продуктами на оптических дисках, а также информирование пользователей о существующих базах данных и их производителях.

Значительный интерес к данным продуктам обусловлен не только удобством работы, большими объемами доступной информации и высокой скоростью ее получения. Одной из существенных причин является нехватка литературы в библиотеках России и трудность получения информации по конкретному вопросу.

Для удобства обслуживания пользователей в настоящее время разрабатывается система автоматизированного обслуживания пользователей дисками CD-ROM. Эта система содержит информацию о дисках, имеющихся в библиотеке: наименование диска, название организации - поставщика информации, тип базы данных, количество выпускаемых дисков, периодичность поставки, количество записей и частота обновления, краткое содержание на русском языке. Система обеспечивает представление информации в удобной форме в рамках простой информационно-поисковой системы. Существенно упрощается процесс обслуживания пользователей, т.к. автоматически загружается соответствующая поисковая система для выбранного CD-ROM диска.

Более 20 БД на дисках CD-ROM имеется в ГПНТБ в полном объеме. Они пользуются большим спросом у читателей. Это такие БД, как PolTox (загрязнение и охрана окружающей среды), AQUALINE, ASFA (Aquatic sciences and Fisheries Abstracts), Waterlit (гидрология, использование водных ресурсов и рыболовства), Life Sciences Collection (различные аспекты медико-биологических исследований), Medline (медицина), Drug Information Source (сведения о лекарствах) и многие другие.

В настоящее время ГПНТБ при активном сотрудничестве с OCLC предоставляет пользователям право доступа в режиме on-line к базам данных OCLC.

Вопрос 4. Автоматизированное рабочее место, его состав и назначение.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающих конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. При этом предполагается, что операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода.

Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание, присущее любому АРМ. В зависимости от назначения АРМ могут включать экранные формы документов, расчетные алгоритмы, обеспечивающие обработку информации и отображение результатов, текстовые системы и т.д.

АРМ, созданные на базе ПК – наиболее простой и распространенный вариант, обеспечивающий:

- простоту и удобство пользования;

- простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

- простая организация технического обслуживания.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети, когда необходимо распределить информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Более сложные системы АРМ предполагают подключение нескольких ПК по каналам связи к главной ЭВМ или через специальное оборудование – к различным информационным службам и системам общего назначения (библиотечным системам, базам данных, информационно-поисковым системам и т.д.).

Работа пользователя с программным обеспечением АРМ реализуется, как правило, через меню. Минимальная аппаратная конфигурация для АРМ – ПК и принтер.

Вопрос 5. Понятие электронного офиса.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области.

Основу пакета составляют текстовый редактор, электронные таблицы и СУБД. Отличительной чертой программ пакета является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета. Документ, созданный в одном приложении можно вставить в другое и при необходимости изменить его.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Offict for Windows фирмы Novell, Smart Suite фирмы Lotus Development, Microsoft Office фирмы Microsoft, самым популярным из которых является последний. Известны также Star Office и Corel Word Perfect Office.

В настоящее время в пакет Microsoft Office входит программа презентационной графики Power Point. Имеется ряд программных элементов, например, Office Binger, позволяющий в одной папке собрать несколько разнородных документов, относящихся к одной теме, печатать входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией и т.п.

Тема 2. Информационные технологии документационного обеспечения профессиональной деятельности товароведа

Вопрос 1. Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации.

Вопрос 2. Организация электронного документооборота. Средства создания электронного документооборота. Компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Компьютерные технологии подготовки иллюстраций деловой графики. Виды компьютерной графики. Средства работы с растровой и векторной графикой. Подготовка печатной продукции на компьютере. Особенности технологий подготовки текстовых документов на основе использования настольных издательских систем. Программы распознавания текстов.

Вопрос 1. Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин "делопроизводство" – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

· документирование деятельности;

· организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Оформление документации предполагает не только внешние аспекты, но и наполнение документа. Требования к оформлению проектной документации, которая может при определенных задачах относиться к товароведной, в этой части можно разделить на требования к общей структуре документа и требования к структуре тела документа

Требования к общей структуре документа в общем случае предполагают, что документ объёмом более 2-х страниц должен содержать следующие разделы:

1. Общая часть документа:

1. Титульный лист

2. Оглавление

3. Содержание (для документов более 30 страниц)

4. Аудитория документа

5. Назначение документа

6. Аннотация (краткое изложение содержания)

7. Сведения об авторах

8. Список использованных материалов

9. Словарь терминов (глоссарий) (или ссылка на отдельный документ-глоссарий)

10. Словарь сокращений (или ссылка на отдельный словарь акронимов)

11. Список изменений (для версионных документов)

2. Тело документа

3. Приложения

Порядок следования разделов — ориентировочный.

Требования к структуре тела документа предполагают, что основное тело документа должно представлять собой набор разделов разного уровня вложенности. Каждый раздел должен иметь номер в десятичной системе Дьюи, позволяющий быстро и эффективно ссылаться на них в рецензиях и любых обсуждениях, затрагивающих документ. Если документ представляется в виде WordDoc, PDF, DjVu и подобных форматах, ориентированных на последующую печать, то страницы документа должен иметь сквозную нумерацию.

Собственно требования к оформлению графических документов основываются на следующих нормативных ссылках: