Руководство пользователя

 

В автоматизированной информационной системе «Отдел кадров» главное меню программы выглядит следующим образом (рис. 4.13):

Рис. 4.13

 

Пункт меню "Сотрудники" (рис. 4.14) предназначен для просмотра, редактирования личных данных сотрудников, а также для печати приказов. При выборе этого пункта меню открывается следующее окно:

 

Рис. 4.14

 

Для того чтобы добавить в базу данных информацию о новом сотруднике, необходимо нажать кнопку "Добавить сотрудника / штатную единицу". Появится предложение (рис. 4.15):

 

Рис. 4.15

 

Если нажать кнопку "Добавление на новую должность", то программа перейдёт в режим добавления данных о новом сотруднике (с помощью этого же пункта меню можно создать новую вакантную должность, внеся в базу только наименование должности, подразделение и оклад). Если нажать кнопку "Добавление на вакантную должность", то появится окно со списками отделов, вакантных должностей этого отдела и окладов данной вакантной должности. После выбора всех этих значений пользователь может приступить к вводу информации в базу.

Для того чтобы удалить и базы информацию о сотруднике, необходимо нажать кнопку "Удалить сотрудника / штатную единицу". Появится вопрос (рис. 4.16):

 

Рис. 4.16

Если вы уверены, что хотите удалить информацию о сотруднике, то нажмите кнопку "да". Далее пользователю будет предложен выбор типа удаления данных (рис. 4.17):

 

Рис. 4.17

 

Нажатие кнопки "Удалить только данные о сотруднике" приведёт к тому, что вся информация, кроме должности, подразделения и оклада, хранящаяся ранее в базе на данного сотрудника, будет удалена (фактически сотрудник переместится в список уволенных и информация о нём сохраниться в базе, но никак не повлияет на штатное расписание). В списке вакантных должностей появится вакантное место, с которого был уволен данный сотрудник. Если пользователь выберет пункт "Удалить данные и штатную единицу", то удалится и информация о сотруднике и информация о должности (штатная единица), которую он занимал, а сам сотрудник переместится в список уволенных. Если пользователь нажмёт кнопку "Отмена", то операция по удалению сотрудника будет отменена. При переводе сотрудника на другую должность воспользуйтесь кнопкой "перевод (Т-5)". После её нажатия программа "спросит" (рис. 4.18):

 

Рис. 4.18

После того, как вы сделаете свой выбор, появится окно (рис. 4.19), в которое необходимо ввести вспомогательную информацию, необходимую для оформления перевода (обратите внимание, что если сотрудник переводится на имеющуюся вакантную должность, то необходимо установить соответствующий выключатель в окне ввода вспомогательной информации):

 

Рис. 4.19

 

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". После того, как в базу данных внесена информация о новом сотруднике, возникает необходимость распечатать на принтере приказ о приёме на работу этого сотрудника. Для этого служит кнопка "приём (Т-1)". После нажатия этой кнопки появится следующее окно (рис. 4.20), в которое пользователь программы должен внести некоторую вспомогательную информацию:

Рис. 4.20

 

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". Для распечатки приказа о предоставлении отпуска воспользуйтесь кнопкой "Отпуска за", предварительно выбрав год, за который предоставляется отпуск (рис. 4.21)

 

Рис. 4.21

Появится окно, в которое можно ввести информацию об отпусках сотрудника за заданный год и распечатать приказ о предоставлении отпуска. Информация обо всех отпусках сохраняется в базе данных до момента удаления сотрудника из базы и может быть просмотрена в любое время.

Обратите внимание, что печать приказа об увольнении сотрудника необходимо производить до того, как данные о сотруднике будут удалены с помощью кнопки "Удалить сотрудника / штатную единицу" (рис. 4.22). Для печати приказа об увольнении сотрудника нужно нажать кнопку "увольнение (Т-8)". После этого появится окно для ввода вспомогательной информации, необходимой для оформления увольнения:

 

Рис. 4.22

 

После ввода вспомогательной информации пользователь должен нажать кнопку "Просмотр и печать приказа". После этого на экране появится окно с бланком приказа, который можно распечатать с помощью кнопки "Печать". При нажатии кнопки "поощрение (Т-11)" появится окно, в котором с помощью кнопок "влево" и "вправо" можно ознакомиться с историей поощрений данного сотрудника (рис. 4.23). Здесь же можно ввести информацию о новом поощрении и напечатать приказ о поощрении сотрудника:

 

Рис. 4.23

 

После ввода информации о поощрении, пользователь должен нажать кнопку "Печать приказа о поощрении". Для быстрого поиска информации о конкретном сотруднике воспользуйтесь пунктом главного меню программы "Поиск" (рис. 4.24). При выборе этого пункта меню появится следующее окно:

 

Рис. 4.24

 

В этом окне пользователь с клавиатуры должен ввести фамилию искомого сотрудника, либо выбрать нужную фамилию из выпадающего списка. После нажатия кнопки "Найти" открывается окно с подробной информацией об искомом сотруднике.

С помощью пункта главного меню "Отчёты" пользователь программы может напечатать следующие документы (рис. 4.25):

 

Рис. 4.25

 

Печать документов осуществляется при помощи команды контекстного меню "печать" (для того чтобы распечатать на принтере любой отчёт необходимо открыть его, щёлкнуть правой клавишей мыши на нём и в появившемся контекстном меню выбрать команду "печать").  Некоторые формы отчеты можно посмотреть в приложении.

Заключение

 

В процессе разработки и написания автоматизированной информационной системы «Отдел кадров» и проведенного анализа деятельности работников кадровой службы смог выделить основные задачи и поставить функции системы, учитывая все нюансы и особенности данного рода деятельности, применив к этому полученные знания в области права и информационных технологий. Результатом моей работы получилась автоматизированная информационная система «отдел кадров» – это система автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест.

Система «Отдел кадров» позволяет автоматизировать кадровое делопроизводство и процессы ведения:

- организационно-штатной структуры;

- картотеки личных карточек;

- картотеки командировок;

- приказов по личному составу;

- табелей учёта рабочего времени.

В зависимости от масштаба организации система может функционировать:

· в однопользовательском варианте (на одном компьютере);

· в сетевом многопользовательском варианте с единым сервером баз данных.

Автоматизированная информационная система «Отдел кадров», основанная на современных реалиях кадрового делопроизводства, даёт возможность пользователям решать множество традиционно сложных проблем кадрового учета. В частности, вести учёт совместителей (внутренних, внешних, имеющих несколько трудовых договоров), отслеживать историю изменения перемещений, предоставления отпусков, установки надбавок, повышения квалификации и др. Система предоставляет пользователям широкий спектр возможностей по подготовке самых разнообразных форм, отчётов и справок. Эргономичный интерфейс системы позволяет существенно снизить трудозатраты персонала при ведении кадровой работы. Несмотря на простоту в использовании, автоматизированная информационная система кадрового учета «Отдел кадров» является многофункциональным промышленным решением, эффективно применяемым для автоматизации кадровых служб предприятий и организаций. Таким образом разработанная автоматизированная информационная система «Отдел кадров» наглядно показывает совместимость информационных технологий и правового законодательства Российской Федерации и демонстрирует работающий программный продукт, отвечающий современным требованиям подобного рода приложениям и являющегося конкурентоспособным на рынке информационных технологий.

Список литературы

 

1. Конституция РФ.

2. Трудовой Кодекс РФ.

3. ФЗ РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". В ред. от 10.01.2003 № 15-ФЗ.

4. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

5. Соловьев А.П. Управление охраной труда в субъектах Российской Федерации // "Справочник специалиста по охране труда". – 2002. – №1.

6. Автоматизированные информационные технологии в экономике / под ред. Г.А. Титоренко – М.: ЮНИТИ, 1999.

7. Анин Б.Ю. Зашита компьютерной информации. – Спб.: BHV-Петербург, 2000.

8. Амелина Р. Компьютер в работе кадровой службы: обзор программных средств.

9. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных

систем. – М.: Финансы и статистика, 1989.

10. Бугорский В.Н., Соколов Р.В. Экономика и проектирование информационных систем.

11. Гаскаров Д.В. Интеллектуальные информационные системы – М.: Высшая школа, 2003.

12. Гребенюк Е.И., Гребенюк Н.А. Технические средства информатизации. – М.:Издательский центр "Академия", 2004.

13. Диев С.И., Шаваев А.Г. Организация и современные методы защиты информации. – М.: Концерн "Банковский Деловой Центр", 1998.

14. Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем – М.: Издательство: Дашков и Ко , 2002.

15. Демидова Ю.Ю. Внедрение системы автоматизации кадрового учета своими силами // Справочник по управлению персоналом, 2003.

16. Каконин В.И. Автоматизация службы персонала в общей системе управления предприятием // "Справочник по управлению персоналом. – 2004, №9.

17. Кириллов В.В. Основы проектирования реляционных баз данных. Учебное пособие. – СПб.: ИТМО, 1994.

18. Когаловский М.Р. Перспективные технологии информационных систем – М.: ДМК–Пресс, Компания АТ, 2003.

19. Компьютерные программы для службы кадров // Справочник кадровика, 2003. №1-2.

20. Липаев В.В. Надёжность программных средств /СИНТЕГ. - М., 1998.

21. Литеев В.В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем – М.: Синтег, 2002.

22. Майерс Г. Надёжность программного обеспечения /Мир. - М., 1980.

23. Неселовский В. Автоматизированная информационная подсистема "Отдел кадров".

24. Программирование в Delphi 7 – М.: ООО "Бином–Пресс", 2004. – СПб: РИФ "Роза мира", 1998.

25. ГОСТ 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

 

«Приложение 1»

 

Список сотрудников находящихся на воинском учёте в 2006 г.

    

 

[1] Программирование баз данных в Delphi 7. В Фаронов, М. 2003 г.