Определение содержания документации СМК

ООО «Мир игрушек» должно иметь документацию, которая делится на два типа: нормативная документация (внешняя и внутренняя) и записи по качеству.

На предприятии определена документация, включающая соответствующие записи, необходимые для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и поддержки результативного и эффективного выполнения процессов.

Документация системы менеджмента качества включает:

1) Политика в области качества;

2) Цели в области качества определяемые руководством на каждое полугодие;

3) Руководство по качеству;

4) Нормативные документы;

5) документы, необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

6) записи, соответствующие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2000.

 

8.1 Руководство по качеству

 

Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:

а) область применения системы менеджмента качества, включая подробности, и обоснование любых исключений;

б) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;

в) описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.

Требования настоящего руководства распространяются на все ее подразделения и виды деятельности.

1. Общие сведения о системе качества.

1.1 Руководство распространяется на систему менеджмента качества ООО «Мир игрушек».

Руководство по качеству является как полезным справочным документом, так и ценным инструментом, позволяющим предприятию эффективно использовать систему менеджмента качества для достижения установленных целей в области качества.

1.2 Термины и определения.

Нормативная документация - документация, содержащая правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов. Нормативная документация может быть внешнего или внутреннего происхождения.

Нормативные документы внешнего происхождения - (ГОСТ, ОСТ, ТУ) и прочие документы (технические, правовые, официальные предписания и т.д.), разработанные другими предприятиями или организациями.

Нормативные документы внутреннего происхождения - это руководящие, организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. д.) или инструкции устанавливающие порядок и объем действий при выполнении какого либо процесса (инструкции по входному контролю ресурсов и т.д.), разработанные и действующие внутри  ООО «Мир игрушек».

Записи по качеству - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи по качеству возникают при выполнении работ по какому- либо процессу и служат для доказательства выполнения данных работ и эффективности процесса в целом.

Положение о подразделении - документ, определяющий правовое положение подразделения, устанавливающий закрепленные за подразделением виды деятельности, перечень функций, структурных элементов, полномочия и ответственность работников и руководителей за выполнение возложенных на них обязанностей для достижения целей, определенных руководством предприятия.

Должностная инструкция - нормативный документ, устанавливающий профессиональные требования к работнику и определяющий его функции, права, обязанности и ответственность.

Функции - основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (одним из направлений) деятельности структурного подразделения.

Обязанности - работы, которые выполняются должностным лицом ежедневно или систематически.

Квалификация - степень профессиональной подготовленности рабочих и служащих к выполнению конкретного вида работ.

Требования к квалификации - совокупность требований к знаниям, практическим навыкам и деловым качествам работника, необходимая для выполнения задач в соответствии с занимаемой должностью.

 

8.2 Управление документацией

 

Документы системы менеджмента качества должны управляться. Записи — специальный вид документов и они должны управляться согласно требованиям, приведенным в пункте 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2000.

Для определения необходимых средств управления разработана документированная процедура, предусматривающая:

а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

 

8.3 Управление записями

 

Записи определены и поддерживаются в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они легко идентифицируемые и восстанавливаемые. Разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей.

На ООО «Мир игрушек» существует руководство по качеству, отраженное во внутренних документах предприятия.

Внешние нормативные документы:

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2000;

2. ГОСТ Р 12.0.06 -2002 "Общие требования к управлению охраной труда в организации";

3. ГОСТ Р 51555-99 «Игрушки. Общие требования безопасности и методы испытаний. Механические и физические свойства»;

4. ОСТ 42-510-98 «Системы документирования»;

Таблица 5. Процедуры управления нормативными документами внешнего происхождения.

 

Наименование работ	Ответственный исполнитель	Соисполнитель	Кому передается информация
Получение документа	Секретарь		Директор организации
Анализ документа	Директор организации	Секретарь
Внесение исправлений в существующие внутренние документы либо создание новых документов на основе поступившего	Секретарь		Директор организации
Ознакомление заинтересованных лиц среди персонала с изменениями	Начальники отделов, юрист		Весь персонал организации, включая руководство
Хранение, пересмотр и списание документов внешнего происхождения	Секретарь		Архивный работник

 

Внутренние документы на ООО «Мир игрушек»:

1. Политика в области качества

2. Цели предприятия в области качества

3. Руководство по качеству;

4. Документированные процедуры (Управление записями по качеству и документацией, Внутренний аудит, Управление несоответствующей продукцией, Корректирующие и предупреждающие действия);

5. Описания процессов:

· Технологическая подготовка производства

· Производство продукции;

· Контроль качества

· Взаимодействие с дистрибьюторами;

· Управление маркетингом

· Управление продвижением продукции

· Управление продажами;

· Управление закупками материалов;

· Управление инфраструктурой и производственной средой;

· Ответственность и полномочия руководства;

· Анализ и планирование развития СМК;

· Управление записями по качеству и документацией;

· Управление несоответствующей продукцией (ГОСТ Р ИСО 9001-2000 подразд. 8.3);

· Внутренние проверки, проведение корректирующих, предупреждающих действий и улучшений;

· Анализ данных о качестве процессов и продукции и управление несоответствиями;

· Описания технологических процессов производства продукции (ОК- операционная карта, КК- контрольная карта, МК – маршрутная карта, МКП – макет игры, подготовленный к печати);

· Технический регламент по технологии производства по каждой единице продукции.

6. Планы аттестации и обучения персонала;

7. Положения о подразделениях;

8. Должностные инструкции;

9. Инструкция по технике безопасности;

10. Инструкция по противопожарной безопасности;

11. Приказы директора;

12. Распоряжения начальников отделов;

13. План производства;

14. План продаж;

15. База заказчиков;

16. База поставщиков;

17. План проведения маркетинговых мероприятий;

18. План закупки материалов;

19. Прототипы игры;

20. Макеты игры;

21. План проведения профилактических осмотров и ремонтов оборудования, улучшения производственной среды;

22. Инструкция по проведению входного контроля материалов;

23. Инструкция по проведению контроля технологии производства

24. Методология контроля качества готовой продукции;

25. Требования к качеству готовой продукции, входящих материалов, состоянию оборудования, ;

26. Внутренний регламент предприятия по организации работы персонала;

27. Инструкция по конфиденциальности внутренней информации;

28. Накладные;

29. Штатное расписание.

Пересмотр 1 раз в год, либо чаще при необходимости.

 

 

Таблица 6. Процедуры управления нормативными документами внутреннего происхождения

 

Наименование работ	Ответственный исполнитель	Соисполнитель	Кому передается информация
Началом работ является выявленная потребность разработки или корректировки документации
Разработка проекта документа или коррекции	Разработчик нормативной документации	Специалисты соответствующей группы	Руководители
Проверка проекта документа или коррекции на соответствие требованиям нормативной документации	Руководители и специалисты соответствующих групп		Директор организации
Доработка проекта документа или коррекции	Разработчик нормативной документации		Директор организации
Утверждение документа или коррекции	Директор организации	Начальники отделов	Утвержден - секретарь; не утвержден - автор
Регистрация утвержденного документа и плана мероприятий по внедрению	Секретарь		Директор организации
Ознакомление заинтересованного персонала с документом	Начальники отделов		Персонал
Хранение, пересмотр и списание документов внутреннего происхождения	Секретарь
Обучение сотрудников работе по новым документам	Начальники отделов		Персонал
Размножение и рассылка документа по ведомости рассылки	Секретарь		Директор организации,  Начальники отделов

 

Записи по качеству на ООО «Мир игрушек» могут иметь различные виды носителей (бумажный, электронный. Главный критерий - идентифицируемость, доступность и сохранность). Записи могут быть следующими:

1. Акты проведения внутренних аудитов;

2. Акты профилактического осмотра и ремонта оборудования;

3. Акты проведения аттестации персонала;

4. Акты проведения обучения, переобучения и повышения квалификации персонала.

5. Отчет о технологической подготовке производства;

6. Отчет о выполнении плана производства;

7. Отчет о выполнении плана продаж;

8. Отчет о выполнении плана закупки материалов;

9. Отчет о выполнении плана проведения профилактических осмотров и ремонтов оборудования, замены инструментов и техоснастки, улучшения производственной среды;

10.  Отчет о проведении учебных тренировок по пожарной безопасности;

11.  Отчет о соблюдении стерильности производственных помещений;

12.  Отчет о выполнении маркетинговых исследований;

13.  Отчет об увеличении объемов продаж;

14.  Отчет о проведении рекламной компании;

15.  Отчет о продажах;

16.  Отчет о расширении ассортимента;

17.  Отчет о разработке идеи;

18.  Отчет о разработке дизайна;

19.  Отчет о верстке игры;

20.  Отчет о выполнении контракта;

21.  Отчет о браке поступающих материалов;

22.  Отчет о нарушении хода технологического процесса;

23.  Отчет о браке готовой продукции;

24.  Заключение об ожидаемом объеме продаж;

25.  Заключение о требованиях потребителей;

26.  Заключение о требуемом потенциальными потребителями качестве;

27.  Заключение о конкурентной среде;

28.  Заключение о состоянии рынка;

29.  Записи о фактически израсходованных ресурсах;

30.  Нормативы затрат материалов, времени, труда;

31.  Предложения по улучшению производственной среды;

32.  Предложения по улучшению процессов;

33.  Предложения по корректирующим и предупреждающим действиям;

34.  Требования уточнить параметры заказа;

35.  Заключения о состоянии инфраструктуры и производственной среды;

36.  Диаграммы и заключения о надежности поставщиков;

37.  Требования контракта;

38.  Отчеты по новой продукции, прошедшей испытания по критериям качества.

 

В соответствии с требованиями международного стандарта ISО 9001: 2000, касающихся обязательных процедур по ключевым процессам, в СМК установлены следующие процедуры:

Д 00.01. Управление документацией и записями по качеству;

Д 00.02. Порядок разработки и внедрения предупреждающих и корректирующих действий;

Д 00.03. Действия с несоответствующей продукцией;

Д 00.04. Порядок проведения внутренних аудитов.

На ООО «Мир игрушек» существуют 3 основных макропроцесса «Маркетинг», «Разработка продукции» и «Производство продукции», которые описаны в 5 главе данной курсовой работы.