Особенности осуществления выставочной  деятельности  для  достижения основных маркетинговых целей предприятия

ГЛАВА 1

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

ВЫСТАВОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Выставки и ярмарки как средство продвижения товаров на рынки сбыта

 

Воздействуя на рынок и внедряя свой продукт, предприятие использует различные методы для ознакомления с ним потенциальных клиентов. На начальном этапе используется реклама и паблик рилейшнз, а действия по продвижению продукта на более поздних стадиях жизненного цикла всё более усиливаются для привлечения повторных клиентов. Именно система маркетинговых коммуникаций, включающая рекламную компанию, паблик рилейшнз, выставки, ярмарки, презентации и т.д. осуществляет программу продвижения, сбыта, так необходимого для любого предприятия [18, с. 32].

Одним из методов продвижения продукта является организация выставок и ярмарок, которые позволяют продавцам и покупателям встретиться на общей территории и заключить сделки. Выставочные и ярмарочные мероприятия занимают особое место в маркетинге. Они предоставляют предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно ориентироваться в ценовой политике, в каком-то смысле перенять опыт коллег и, конечно же, получить определенный эффект от участия, который выражается в:

– расширении клиентской базы предприятия;

– количестве заключённых договоров с покупателями продукции.

Преимущество также и в том, что предприятие (экспонент) обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки или ярмарки в праздник, например, при помощи организации шоу-программ, викторин, лотерей [4, с. 121].

Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций предприятий, включающим такие элементы комплекса маркетинговых коммуникации, как:

– реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.);

– пропаганда, личная продажа (работа стендистов);

– стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.п.).

В настоящее время термины «выставка» и «ярмарка» приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы, но, несмотря на такие схожие черты, как: адресованность организованному рынку, ограниченная продолжительность, периодическое проведение в конкретных местах эти понятия стоит различать [1, с. 61].

Современный этап эволюции ярмарок характеризуется превращением ярмарки образцов в ярмарку идей. Наряду с товарами здесь уже реализуются новейшие технологии, «ноу-хау». Таким образом, ярмарки становятся местом демонстрации последних достижений научно-технического прогресса.

Выставки же, изначально представлявшие собой показ достижений человека в той или иной сфере его деятельности, постепенно коммерциализируются. В процессе своей эволюции они превращаются в мероприятия, в ходе которых предполагается устанавливать деловые контакты и заключать торговые сделки. Но с точки зрения формирования маркетинговых коммуникаций участие фирмы в ярмарке мало, чем отличается от участия в выставке. Так, Международное бюро выставок даёт следующее определение.

Выставка-показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив [7 с. 203].

Выставочные мероприятия можно классифицировать по ряду признаков, представленных в таблице 1.

 

Таблица 1– Классификация выставочных мероприятий

Признак классификации	Виды выставочных мероприятий
Цели проведения	- торговые - информационно-ознакомительные
Частота проведения	- периодические - ежегодные   сезонные
Характер предложения экспонатов	- универсальные - многоотраслевые - отраслевые специализированные
Состав участников	- региональные - межрегиональные - национальные - международные

Примечание – Источник: [14, с. 69].

 

В мире проводится достаточно много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с деятельностью предприятий машиностроительной отрасли. Они специализируются по следующим направлениям:

– выставки, направленные на продвижение определённого регионального продукта («Белагро 2010» в Минске, «РосАгро» в Москве);

– выставки, которые проводятся по месту нахождения основного потребителя.

С каждым годом набирает популярность международная выставка «Росагро», проходящая в Москве и являющаяся самой известной выставкой в России [14, с. 70].

 

Особенности осуществления выставочной  деятельности  для  достижения основных маркетинговых целей предприятия

Для того, чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, предприятие должно тщательно спланировать свою работу.

Возникает и необходимость планирования маркетинга на предприятии.

Планирование – систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных действий в ожидаемых условиях. Это составная часть рационального функционирования предприятия.

Процесс планирования включает в себя четыре основные этапа:

– выработка общих целей для определенного этапа развития;

– определение путей;

– экономические и иные средства достижения целей;

– контроль за достижением целей.

План маркетинга на предприятии можно понимать в широком и в узком смысле слова. План маркетинга – это маркетинговый раздел комплексного бизнес-плана развития предприятия. Однако есть и другое понимание плана маркетинга – перечень тактических мероприятий, позволяющих улучшить положение предприятия на занимаемых сегментах рынка.

Исходя из определенной стратегии развития предприятия и намеченных рыночных (маркетинговых) целей в плане маркетинга в первую очередь необходимо определить ключевую задачу текущего момента (например – проведение ситуационного анализа участия предприятия в выставочной деятельности).

Участвуя в выставке, предприятию необходимо чётко определить цели такого участия и правильно выбрать выставку. Чтобы участие было эффективным предварительно предприятию необходимо ответить на следующие вопросы: 1) какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству; 2) какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке, ярмарке.

2. Определение целей участия фирмы в работе выставки.

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.

4. Подготовительно-организационный период.

5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.

6. Работа в ходе функционирования выставки.

7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки [5, с. 319].

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении предприятием определенного уровня в своей сфере деятельности.

Выставка является местом демонстрации передового опыта, поэтому здесь не место фирме, предлагающей устаревшие продукты невысокого качества. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе не каждое предприятие.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей предприятия, среди которых:

– представление фирмы и ее продуктов;

– изучение рынков сбыта;

– поиск новых рынков;

– расширение числа клиентов;

– внедрение нового продукта на рынок;

– определение возможного спроса на новый продукт;

– поиск новых деловых партнеров;

– изучение предложения конкурентов;

– позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;

– формирование благоприятного имиджа фирмы;

– непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать предприятие. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

– время и место проведения выставки;

– авторитет выставки;

– численный и качественный состав участников и посетителей;

– уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

– возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

– условия участия в выставке;

– разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям предприятия;

– окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

В течении подготовительно - организационного периода фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

– разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

– составление перечня выставляемых продуктов;

– отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

– разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

– выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

– определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

– подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

– разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

– заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке.

В среднем расходы крупных предприятий на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на продвижение товаров [8, с. 145].

Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке представлена в таблице 2.

 

Таблица 2 – Структура затрат на участие в выставке

Статьи затрат	Удельный вес, %
Арендная плата и монтаж экспозиции Демонтаж экспозиции Расходы на рекламные и информационные материалы Представительские расходы	55-70 5-10 5-10 15-25

Примечание – Источник: [13, с. 15].

 

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

– окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

– разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;

– генеральную компоновку экспозиции фирмы - распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап – работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель предприятия. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы, кто из руководителей будет на стенде [13, с. 15].

Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно узнать в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Во время работы выставки руководитель должен наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Кроме того, руководитель предприятия может посетить другие выставочные стенды. Это поможет более четко определить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен. Исходя из этого, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

– провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

– обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;

– заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

– обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы [2 с. 128].

После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

– организационные;

– коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

– удачно ли было выбрано место для стенда;

– была ли удачной планировка стенда; соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам;

– какие неудобства вы испытывали во время работы;

– что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования;

– без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись.

Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.) [11, с. 45].

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

Контакты между стендистами различных предприятий одной отрасли (в данном случае машиностроительной) необходимы. Они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет – самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией.

На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс-конференций для каждой выставки.

Существующие в настоящее время проекты продвижения выставок в Интернет – это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциальных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Интернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа. Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок [10, с. 99].

Сотрудники Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выставок идёт по следующим направлениям:

– развитие сайтов выставочных обществ для привлечения все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;

– развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциальных посетителей [3 с. 245].