Организационно-экономическая сущность задачи

Способы погашения задолженности за товары, проданные в кредит, могут быть различными. В торговле применяют три формы расчетов:

1) удержание из заработной платы покупателей суммы взноса по месту работы с последующим ее перечислением магазину;

2) взнос покупателем очередного платежа в кассу магазина;

3) перечисление предприятием, где работает покупатель, полной стоимости товара. Поэтому и способы первичной обработки этих данных определяются неоднозначно.

Первая из указанных форм наиболее широко применяется на практике. Поэтому рассмотрим присущие ей основные технологические операции автоматизированного учета.

В торговой организации оформление поручений-обязательств выполняется на ЭВМ содновременной записью необходимых данных на машиночитаемый носитель. Учет задолженности осуществляется на счете 62/3 «Расчеты за товары, проданные в кредит»; к этому счету ведутся лицевые счета промышленных предприятий. После ввода первичных данных на носителе машинным путем осуществляется бухгалтерская запись по дебету счета 62/3 и кредиту счета 46/3 «Реализация товаров в розницу предприятиями розничной торговли». На произведенную запись ЭВМ составляет извещение (авизо), которое в последующем вместе с соответствующими экземплярами поручений-обязательств направляются промышленному предприятию. Форма авизо совмещает и реквизиты описи поручений-обязательств. Кроме того, на ЭВМ формируется массив лицевых счетов покупателей, необходимый для целей аналитического учета.

После ввода данных с платежных документов в ЭВМ, делается бухгалтерская запись по дебету счета 91 «Специальный ссудный счет» и кредиту счета 62/3, а также соответствующим образом обновляется массив лицевых счетов покупателей.

Информационные связи рассматриваемой задачи немногочисленны. Например, внешние связи реализуются путем использования информации о продаже товаров в кредит при анализе состава розничного товарооборота и формирования статистической отчетности. Внутренние взаимосвязи определены корреспонденцией субсчета 62/3.

Постановка задачи

В рамках автоматизированной системы обработки информации в ООО «Лидер» реализуется информационная модель, формализующая процессы обработки данных в условиях новой технологии. АСОИ организации включает в себя следующие подсистемы: сбора и регистрации данных; подготовки информационных массивов; обработки, накопления и хранения данных; выпуска документов с результатной информацией; передачи данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов расчетов к потребителям информации для принятия управленческих решений.

Решаемая нами задача обработки данных учета расчетов за товары, проданные в кредит относится к подсистеме сбора и регистрации данных. Результаты решения поставленной задачи служат информацией для дальнейшей обработки и решения других бухгалтерских, управленческих и информационных задач.

Для реализации данной задачи используются персональные ЭВМ, соединенные в единую сеть, по каналам которой данные передаются в бухгалтерию, где непосредственно выполняется расчет поставленной задачи. Выходной информацией могут пользоваться как руководство предприятия, так и бухгалтера, менеджеры и кассиры.

Для постановки и внедрения на предприятии данной задачи используются персональные компьютеры, сети ЭВМ и различные информационные базы.

Данная задача решается по мере необходимости с периодичностью в день, месяц, квартал, год.

Исходные данные для учета продажи товаров населению в кредит содержатся в следующих первичных документах:

1. Поручение-обязательство, которое служит основанием для формирования лицевых счетов покупателей. Этот документ имеет следующие реквизиты и их длину: код формы документа 9 (3); код операции 9 (5); код торгового предприятия 9(7); номер секции 9(3); срок погашения кредита 9(4); код предприятия-плательщика 9(6); номер телефона 9(11); номер поручения 9(7); фамилию покупателя Х(25); дату 9(6); розничную стоимость товара 9(6); номер строки справки для статистической отчетности 9(2); сумму наличного взноса9(6); сумму зачета по обменному талону 9(5); сумму процентов, уплаченную наличными 9(5); сумму взноса с учетом зачета по обменному талону 9(6); сумму предоставленного кредита 9(6); сумму процентов за кредит к погашению 9(5); проценты за кредит, уплаченные наличными 9(1)Т9(1); проценты за кредит к погашению 9(1)Т9(1).

2. Платежное поручение, к которому прилагается список покупателей, по лицевым счетам которых перечисляются суммы в адрес торговой организации. Иногда список включается непосредственно в платежное поручение или приводится на его оборотной стороне.

3. Платежное требование, к которому прилагают реестр плательщиков, который может быть получен на ЭВМ.

4. Ведомость на прием денег в кассу составляют на основании приходных ордеров; документ подтверждает поступление очередных платежей в кассу торгового предприятия.

5. Список на удержание очередных взносов из зарплаты работников магазина – документ, предназначенный для регистрации удержания платежей с работников данного магазина.

6. Расходный ордер, который оформляют при возврате товара покупателем в магазин и в других подобных случаях.

Описание реквизитов, переносимых на ЭВМ, для всех перечисленных в пунктах 2–6 документов одинаковое:

– код формы документа 9(3);

– код операции 9(5);

– код торгового предприятия 9(7);

– номер платежного документа 9(4);

– номер поручения-обязательства 9(7);

– сумма платежа по номеру поручения-обязательства 9(3)Т9(2);

– итоговая сумма платежного документа 9(5)Т9(2).

7. Список на оформление исполнительных надписей предназначен для увеличения суммы долга по каждому поручению-обязательству с оформленной исполнительной надписью.

8. Бухгалтерская справка, которая используется для внесения исправлений.

9. Сопроводительный ярлык, предназначенный для контрольных целей при машинной обработке.

В условиях АСОИ, кроме перечисленных документов, основой для решения задач учета расчетов за товары, проданные в кредит, служат массивы условно-постоянных данных и массивы, накопленные в предыдущие отчетные периоды.

К массивам УПД относятся записи о предприятиях-плательщиках по кредиту рабочих и служащих, об организациях и предприятиях розничной торговли, группах товаров и хозяйственных операциях.

В качестве массива, хранимого и накапливаемого для последующих решений задач, используют массив лицевых счетов покупателей. Структура этого массива включает примерно те же реквизиты, что и поручение-обязательство. На основании массива лицевых счетов постоянно обновляется еще один массив – справочник покупателей. Структура такого справочника проста. Он содержит реквизиты: номер поручения-обязательства и соответствующие ему фамилию, имя и отчество покупателя.