Теоретические основы коммуникаций

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

на тему:

УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫМ ПОВЕДЕНИЕМ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИИ ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ И ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

Выполнила:

студентка 6 курса

заочной формы обучения

Петрова Юлия Геннадьевна,

специальность:

«080504 – государственное и муниципальное управление»

Подпись__________________

 

Научный руководитель:

Кандидат педагогических наук, доцента кафедры социального менеджмента

Бавина Полина Александровна

Подпись__________________

 

 

 

Санкт-Петербург

2011

              ОГЛАВЛЕНИЕ

 

              Введение ………………………………………….………………….2

Раздел 1. Теоретические основы коммуникаций……….…………………5

               1.1 Коммуникационный процесс…………………………….……..5

               1.2 Коммуникации в организации…………………………….……9

               1.3 Барьеры коммуникаций………………………………………..12

Раздел 2. Исследование Главного управления Министерства юстиции

              РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области на

              предмет выявления проблем в организационных

              коммуникациях………………………………..………………….15

              2.1 Характеристика Главного управления Министерства

              юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской

              области………………………………………………………………15

              2.2 Анализ коммуникаций в Главном управлении

              Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и

              Ленинградской области……………………………………….....…21

      2.3 SWOT анализ безопасности системы электронного

      документооборота ………………………………………………....25

Раздел 3. Проектно-практические рекомендации - программа изменений

             по совершенствованию коммуникаций в Главном управлении

             Министерства юстиции России по Санкт-Петербургу и

             Ленинградской области……………………………………………28

             Заключение …………..……………………………………………..38

             Источники и литература…………………..…...……………..…...41

 

Введение

 

В начале 60-х годов XX века возник термин организационное поведение.

Формально можно определить организационное поведение как понимание, предвидение и управление человеческим поведением в рамках организаций.

Предметом организационного поведения выступают основные закономерности и детерминанты, определяющие поведение людей в тех или иных ситуациях в условиях труда и общения.

Знание основ организационного поведения помогает повысить эффективность трудовой деятельности, так как взаимоотношения людей в организации - немаловажный фактор, влияющий на конечный результат, преследуемый организацией.

Для эффективного взаимоотношения людей в организации встает необходимость сотрудничества работников друг с другом в выполнении служебных обязанностей в виде постоянного общения или коммуникаций. По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем в эффективном организационном поведении. Поэтому большую часть своего рабочего времени менеджеры всех уровней тратят на коммуникации. Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и группы.

Трудно переоценить роль коммуникаций в организации поведения. Совершенно ясно, что, если люди не смогут свободно обмениваться информацией, появится непонимание или дезинформация. Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации,   менеджеру организации необходимо знать элементы и этапы коммуникационного процесса, его цель и функции, уметь предотвращать возможные помехи в процессе его осуществления.

Актуальность темы заключается в том, что коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и группы. Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому. Только в среде взаимопонимания можно достигнуть желаемого организационного поведения.

Объект исследования – организационное поведение в Главном управлении Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

Предмет исследования – коммуникаций как фактор, влияющий на организационное поведение в Главном управлении Министерства юстиции РФ по СПб и ЛО.

Целью моего исследования является разработка механизмов совершенствования коммуникаций в организации для эффективного управления организационным поведением, на примере Главного управления Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

 В задачи исследования входит:

1. Исследование понятия «коммуникация» и ее видов;

2. Рассмотрение элементов и этапов процесса коммуникации и возникающих барьеров;

3. Рассмотрение организационных коммуникаций и их цели;

4. Дать краткую характеристику Главного управления Минюста России по СПб и ЛО;

5. Анализ коммуникаций в Главном управлении Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

6. Разработать проектно-практические рекомендации по улучшению коммуникаций в государственных органах.

Теоретическая и методологическая основа исследования. Исследование базируется на основных теоретических положениях общей теории управления, теории организации, теории организационного поведения, инновационного менеджмента, теории информационного общества и др.

При написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа, методы классификаций, логического и сравнительного анализа, социологические методы (интервью, экспертных оценок), изучение статистики и документов, научного наблюдения.

Структура исследования. Поставленные исследовательские задачи потребовали следующей структуры проекта, которая включает: введение, 3 раздела и 7 подразделов, в которых решаются поставленные исследовательские задачи; заключения, списка источников и литературы.

 

 

Теоретические основы коммуникаций

       1.1 Коммуникационный процесс

 

В организационном  поведении и менеджменте взаимодействие работников определяется как деловое общение.

Посредством делового общения решаются три взаимосвязанные задачи:

коммуникативная - обмен информацией;

интерактивная - взаимодействие;

перцептивная - восприятие и понимание субъектов общения.

Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами. Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями). Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.
Границы между этими формами условны, они могут сливаться и дополнять друг друга. [1]

В теоретических исследованиях коммуникации рассматриваются либо как действие (односторонний процесс передачи сигналов без осуществления обратной связи), либо как взаимодействие (двусторонний процесс обмена информацией), либо как коммуникативный процесс, в которой коммуниканты поочередно и непрерывно выступают в роли источника и получателя информации.[2]

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.[3]

Процесс коммуникации предполагает наличие необходимых элементов коммуникации. Обстоятельство взаимосвязи и взаимозависимости составляющих его элементов, с точки зрения синергетического подхода к рассмотрению теории и практики коммуникации, позволяет определить эту область как самоорганизующуюся и саморазвивающуюся систему. Интересным оказывается абстрактно-логическое представление составляющих коммуникационный процесс элементов позволяющих его моделировать. Существуют различные модели коммуникационного процесса (линейные и нелинейные, с обратной связью, двухступенчатые и многоступенчатые, циркулярные, лингвистические, диффузные и др.), поскольку существуют различные уровни, формы и виды коммуникаций; каждая из этих моделей описывает какие-либо аспекты коммуникационного процесса.[4]

В ставшей классической модели коммуникации американского политолога Г. Лассуэлла элементы коммуникации включены в модель в порядке ответа на вопрос: «КТО сообщает - ЧТО - по какому КАНАЛУ - КОМУ - с каким ЭФФЕКТОМ?».[5] Предложенная Лассуэлом знаменитая «линейная» «пятивопросная» модель коммуникативного процесса, которая позволила изучать практически все разновидности массовой коммуникации является простейшей.

Простейшие модели строятся из четырех основных компонентов коммуникации.

Элементы и этапы процесса коммуникаций.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

Кодирование и выбор канала. Кодирование понимается как процесс представления идеи коммуникации, передаваемой адресату информации в виде текстов, символов и образов.[6]  Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.[7] Сообщение представляет собой осязаемую формулировку отправляемой получателю идеи. Сообщение отправляется через определенный канал, по которому послание поступает получателю.[8]

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.[9]

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Отправитель и получатель информации в системе коммуникации осуществляют и общую базовую функцию. Они до­лжны отвечать общим требованиям: иметь хотя бы минимальный уровень гуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию коммуникации. Кроме того, они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов — знаниями окружающей действи­тельности, социальных ценностей общества, культуры и т.п.

Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Однако по ряду причин, о которых речь пойдет ниже, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.[10]

Эффективность коммуникационных процессов зависит и от возможностей сохранения информации на всех этапах осуществления коммуникации и отсутствия искажений во всех звеньях коммуникативной системы. При числе ступеней передачи информации более 5, система становится чрезвычайно громоздкой неоперативной и достаточно сильно искажающей информацию при селекции. Поэтому на практике, число таких ступеней не должно превышать 3-4. Кроме того, информация должна дублироваться по разным формальным и неформальным каналам.

Кодирование и декодирование является потенциальными источниками ошибок. В ходе этих процессов знания, установки и прошлое каждого человека играют роль фильтров, создавая «помехи» адекватной интерпретации символов.[11]