Анализ коммуникаций в Главном управлении Министерства юстиции РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области

В Главном управлении Минюста России по СПб и ЛО существует три вида коммуникаций: устная, письменная и электронная.

Формальные коммуникации в управлении стандартизируют взаимоотношения между руководством и подчиненными, между отделами, с другими органами исполнительной власти и другими организациями. Регламентация коммуникаций происходит на уровне негласных норм государственного органа.

В качестве вербальных коммуникаций как формальных и неформальных используются слушание, речь, чтение, письмо, сообщения по электронной почте. Осуществляются на межличностном уровне, групповом и массовом. В Главном управление представлены как нисходящие, восходящие, так и горизонтальные коммуникации.

Устные коммуникации происходят с помощью речи и слуха в виде личных бесед, групповых переговоров, массовых конференций и собраний.

Письменные – в виде писем, приказов, уведомлений и т.д. с помощью Почты России и курьеров, а так же внутреннего распространения по отделам.

Используются коммуникации для руководства коллективом, адаптации к внутренней и внешней среде, выполнения непосредственных организационных и распорядительных функций, дружеского общения.

Электронные коммуникации осуществляются с помощью компьютерной сети. Компьютерная сеть в Главном управлении Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области состоит из двух независимых сегментов:

- Внешняя сеть. Это открытая сеть, с компьютеров которой осуществляется выход во внешние каналы связи и сеть Интернет. В этой сети функционирует почтовый сервер и обеспечивает связь с центральным аппаратом Минюста РФ и территориальными органами Минюста России по электронной почте;

- Внутренняя сеть. В этой сети обрабатывается внутренняя информация разных уровней конфиденциальности. Она не имеет физического выхода во внешнюю сеть и доступа к каналам связи с центральным аппаратом Минюста РФ и территориальными органами Минюста России. В этой сети функционирует свой почтовый сервер, который обеспечивает доставку информации по электронной почте только до абонентов, подключенных к внутренней сети.

Проблема коммуникаций заключается в том, что в Главном управлении до сих пор более распространен письменный вид коммуникации с органами государственной власти и другими организациями. Отделы Главного управления предпочитают осуществлять переписку в простой письменной форме с помощью Почты России и курьеров, находящихся в штате Главного управления, не смотря на то, что все отделы располагают необходимыми техническими средствами для обмена информацией по вертикали и по горизонтали.

Но не зависимо от того, что технические средства, имеющиеся в Главном управлении, обладают основными требованиями (быстрота и точность передаваемой информации) наличие необходимого уровня защиты этой информации отсутствует. Незащищенность информации, передаваемой во время коммуникаций, создается из-за отсутствия электронной цифровой подписи или системы криптографической защиты информации в каждом отделе.

Проблемой так же является знания и навыки служащих в работе с электронно-цифровыми средствами коммуникации. Грамотная работа с техническими средствами коммуникации в процесс коммуникации встречается не всегда. Поверхностные знания в работе с программой Microsoft office и не всегда грамотная работа на персональном компьютере приводит к искажению или непониманию информации. Служащие часто обращаются за помощью к старшему специалисту программного обеспечения отдела ресурсного обеспечения. Это приводит к увеличению времени доставки информации до адресата, которая может быть использована в реализации организационного поведения.

    Стоит так же сказать о наличии барьеров, которые могут разрушить весь коммуникационный процесс. Появляются они, из-за неправильной адресации информации получателю;

недостаточной сортировки информации по степени важности для получателя;

непреднамеренного искажения сообщений - личностной фильтрации и интерпретации смысла, искажение в следствии обобщения, обработки, упрощения информации, статусных различий и др.;

сознательного искажения информации - интерпретации сообщения в интересах пользователя;

информационных перегрузок - перегрузок каналов коммуникаций, отсеивания информации и потери важной её части;

структурных искажений - искажений информации на многочисленных уровнях управления;

     Все это может повлечь за собой неэффективность в принятии решений.

Так же в Главном управлении не введена в эксплуатацию система электронного документооборота. Системы электронного документооборота (СЭД), позволяют организациям автоматизировать работу с документами как внутрифирменными, так внешними. СЭД обладает рядом положительных свойств:

- Автоматизация канцелярии и делопроизводственных процедур;

- Организация менеджмента поручений и контроля исполнительской дисциплины;

- Автоматизация согласования договоров и другой документации;

- Автоматизация заявок и различных бизнес-процессов;

- Организация электронного архива документации (корреспонденции, договоров, записок, и т.д.);

- Создание «Личного кабинета» сотрудника – автоматизированного рабочего места пользователя.

«Личный кабинет» — это персональная рабочая область сотрудника, то место, куда попадает вся необходимая пользователю информация и где сосредоточены все инструменты для работы с ней. Сюда поступают все документы и заявки, требующие от служащего рассмотрения, а также задания от вышестоящего руководства. При этом «личный кабинет» реализован в виде ежедневника, вид и структура которого сегодня знакома любому офисному сотруднику. В самом «ежедневнике» СЭД отображаются дела сотрудника на сегодня и на завтра, а также дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, и просроченные задачи. Сами задачи можно открыть прямо из «ежедневника» либо из почтовой системы, в которую СЭД направляет уведомления. Здесь же реализованы инструменты напоминания: система автоматически и заранее уведомляет пользователя об истечении срока подписания или рассмотрения документа. Эти факторы обеспечивают быструю эффективную работу с информацией, а также легкое удобное ежедневное использование решения.

Немаловажным фактором является абсолютная безопасность системы электронного документооборота.