Структура деятельности ОАО ИУК «ФиБр». Распределение прав и должностных обязанностей

 

Структуру компании «ФиБр» можно представить следующей схемой:

 

							Общее Собрание акционеров

 

 

Схема 1: Организационная структура ОАО ИУК «ФиБр»

Из схемы 1 видно, что для обеспечения деятельности компании сформированы:

Органы управления

Структурные подразделения

К органам управления относятся:

1. Общее собрание акционеров

2. Совет директоров

3. Исполнительные органы в лице Генерального директора

1. Общее собрание акционеров - является высшим органом управления, на котором решаются ключевые вопросы компании, в его компетенцию входит:

· внесение изменений и дополнений в Устав

· реорганизация и ликвидация Общества;

· определение состава Совета директоров

· определение количества, номинальной стоимости акций, их дробление и консолидация, приобретение размещенных акций

· увеличение или уменьшение уставного капитала

· избрание членов Ревизионной комиссии, утверждение аудитора

· утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, распределение прибыли и убытков по результатам финансового года;

· рассмотрение и решение ключевых вопросов Общества

· утверждение внутренних документов

2. Совет директоров избирается Общим собранием акционеров в количестве 5 человек и осуществляет общее руководство деятельностью. Также выбирается Председатель Совета директоров, который организует его работу, созывает и председательствует на заседаниях, организует ведение протокола, председательствует на Общем собрании акционеров.

К компетенции Совета директоров относится:

· определение миссии, стратегии, приоритетных направлений деятельности

· Решение вопросов, связанных с созывом и проведением Общего собрания акционеров;

· размещение облигаций и др эмиссионных ценных бумаг.

· определение цены имущества, цены размещения и выкупа ценных бумаг, приобретение этих ценных бумаг

· избрание Генерального директора и членов Правления, секретаря Совета директоров

· создание и упразднение структуры, филиалов и представительств Общества

3. Исполнительный орган:

Исполнительным органом в данной компании является Генеральный директор, который осуществляет руководство текущей деятельностью, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции Общего собрания акционеров и Совета директоров, и организует выполнение их решений.

Генеральный директор относится к категории руководителей, назначается и освобождается от занимаемой должности общим собранием акционеров Общества, подчиняется общему собранию акционеров и Совету Директоров.

Генеральному директору подчиняются Исполнительный директор, Финансовый директор, Главный бухгалтер, Руководители структурных подразделений, Офис-менеджер.

К основным обязанностям Генерального директора относится:

· Осуществление руководства финансовой и хозяйственной деятельностью Общества в соответствии с Уставом.

· Обеспечение соблюдения законности в деятельности Общества.

· Составление стратегических и текущих планов.

· Выполнение поручений общего собрания акционеров, Совета Директоров Общества.

· Организация работы и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений Общества.

Генеральный директор имеет 2 заместителей:

· Исполнительный директор – заместитель по управленческим вопросам.

· Финансовый директор – заместитель по финансовым вопросам

Через них он осуществляет свое руководство, посредством распоряжений

3.1 Исполнительный директор относится к категории руководителей, подчиняется непосредственно Генеральному директору, назначается и освобождается его приказом, руководит всеми структурными подразделениями фирмы через подчиненных ему руководителей этих подразделений Его основная задача - осуществлять оперативное управление работой фирмы (планирование, организация работ, контроль, обеспечение мотивирования работ).

К основным обязанностям Исполнительного директора относится:

· Планирование деятельности организации (оперативные планы)

· Координация действий структурных подразделений

· Контроль за деятельностью (результатами деятельности) фирмы

· Обеспечение мотивирования работ

3.2 Финансовый директор относится к категории руководителей, подчиняется непосредственно Генеральному директору, назначается и освобождается от должности его приказом, несет ответственность за финансовое состояние организации. В его подчинении находится отдел бухгалтерии.

К основным обязанностям Финансового директора относится:

· Финансовое планирование организации

· Контроль за соблюдением финансовых планов всеми структурными подразделениями

· Контроль за деятельностью бухгалтерии

· Взаимодействие с внешними субъектами по финансовым, экономическим вопросам

Офис – менеджер подчиняется непосредственно Генеральному директору, назначается и освобождается от должности его приказом. Отвечает за координацию и организацию работы офиса

К основным обязанностям офис-менеджера относится:

· Подготовка и организация работы офиса

· Ведение документооборота

· Составление распорядка дня для Директоров

· Ведение телефонных переговоров

· Организует совещания и деловые переговоры, встречи клиентов, и др лиц.

К структурным подразделениям относятся

1. Бухгалтерия.

В ней числиться 1 работник:

Главный бухгалтер, который относится к категории руководителей. Он принимается на работу и увольняется с нее приказом Генерального директора, непосредственно подчиняется Финансовому директору. Он несет ответственность за ведение бухгалтерского учета и отчетности, своевременное предоставление отчетов в налоговые органы.

К основным обязанностям Главного бухгалтера относится:

· Руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии.

· Формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации.

· Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.

· Обеспечение составления расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения.

· Выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат.

· Внедрение современных технических средств и информационных технологий.

· Осуществление своевременного и правильного оформления бухгалтерской документации.

2. Отдел по связям с общественностью.

В нем числится 4 работника:

А. Начальник отдела, который относится к категории руководителей, назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора, подчиняется непосредственно Исполнительному директору. Несет ответственность за рекламную деятельность организации, формирование и реализацию пиар взаимодействие со СМИ и др. публичными институтами.

К основным обязанностям начальника отдела по связям с общественностью относится:

· осуществление руководства подразделением

· осуществление руководства деятельностью по планированию и организации информационных программ, касающихся работы предприятия.

· организация и контроль работы по обращениям граждан и юридических лиц.

· организация пресс-конференций для представителей СМИ и других заинтересованных лиц.

· предоставление разъяснений заинтересованным лицам по вопросам деятельности предприятия.

· принятие мер по защите информации, являющейся коммерческой тайной.

Б. Менеджер по связям с общественностью относится к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора, непосредственно подчиняется начальнику отдела по связям с общественностью.

К основным обязанностям менеджера по связям с общественностью относится:

· осуществление руководства одним из направлений деятельности организации в области связей с общественностью.

· обеспечение двусторонней связи с потребителями, партнерами и т. д.

· организация сбора и мониторинга информации

· анализ и прогнозирование состояния информационного рынка и сферы общественных коммуникаций

В. Специалист по связям с общественностью, относится к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора, подчиняется непосредственно начальнику отдела по связям с общественностью.

К основным обязанностям специалиста по связям с общественностью относится:

· выполнение работ по реализации политики организации в области связей с общественностью

· участие в разработке конкретных планов политики организации в области связей с общественностью.

· осуществление взаимодействия с представителями СМИ и общественности

· участвует в подготовке и проведении пресс-конференций и других мероприятий

· подготовка пресс-релизов и других информационных материалов

· выполнение сбора, хранения информационных материалов

· исполнение решений руководства

Г. Переводчик относится к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора, непосредственно подчиняется начальнику отдела по связям с общественностью.К основным обязанностям переводчика относится:· перевод иностранной литературы, документации, материалов переписки с зарубежными организациями, конференций, совещаний, семинаров и т д.· подготовка аннотации иностранной литературы и документации.

3 Учебный центр.

В нем числится 3 работника:

А. Начальник Учебного центра относится к категории руководителей. Назначение и освобождение от должности производится приказом Генерального директора, подчиняется Исполнительному директору.

К основным обязанностям начальника отдела Учебного центра относится:

· Осуществление контроля над работой сотрудников отдела

· Осуществление плановой деятельности отдела

· Набор слушателей

· Составление отчетов по проделанной работе, оказанным услугам по окончанию отчетного периода

Б. Специалист по бизнес-планированию относится к категории руководителей. Назначение и освобождение от должности производится приказом Генерального директора, подчиняется начальнику учебного центра.

К основным обязанностям специалиста по бизнес-планированию относится:

· Проведение учебных курсов

· Составление и корректировка программы курсов

4. Хозяйственная часть

А. Уборщица относится к категории технического персонала. Назначение и освобождение производится приказом Генерального директора, подчиняется Исполнительному директору. К ее обязанностям относится уборка всех помещений 1 раз в день

Таким образом, в штате ОАО ИУК «Фибр» работает 13 человек.

В качестве основных методов управления в рассматриваемой организации применяют экономические методы управления. В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования.

Немаловажную роль в процессе управления предприятием играют организационно-распорядительные методы управления, основанные на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.

Сущность организационного регламентирования состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности (положение о предприятии, устав фирмы, внутрифирменные стандарты, положения, инструкции, правила планирования, учета и т.д.).

Распорядительные методы реализуются в форме:

· приказа,

· распоряжения,

· инструктажа,

· команды,

· рекомендаций.

Поскольку участниками процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами управления. В качестве примера применения социально-экономических методов управления можно рассмотреть следующие элементы кадровой политики ОАО ИУК «ФиБр»

· выплачиваются пособия при рождении ребенка;

· организуются и проводятся праздничные вечера

· выплачиваются пособия при смерти родственников.

В процессе рассмотрения организационной структуры я выявила следующий недостатков:

На практике, выполняемые сотрудниками работы, зачастую не соответствуют их должностным обязанностям. Это может объясняться нехваткой специалистов, компетентных в вопросах осуществления уставной деятельности организации, что влечет выполнение этих обязанностей сотрудниками других отделов. Это накладывает на сотрудников компании дополнительные обязанности, выполняемые не всегда компетентно, ввиду отсутствия теоретических знаний в необходимой области. Также, следует отметить, что в действительности в отделе по связям с общественностью ряд сотрудников выполняют одинаковые функции.

Решить данный вопрос можно путем упразднения части должностей и привлечения квалифицированных специалистов в данных областях со стороны на условиях договорных отношений.