Учет денежных средств, выданных в подотчет

Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в финансовом отделе Кузоватовского района.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению начальника финансового отдела на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается (приложение Р). На заявлении о выдаче сумм под отчет главный бухгалтер проставляет код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам [26,С.117].

Деньги, выданные в подотчет, расходуются только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об из расходовании, авансовой суммы, подотчетное лицо представляет авансовый отчет по форме 286 (приложение С) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Не использованный остаток аванса возвращается подотчетным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчета. В случае, непредставления в установленный срок авансового отчета об из расходовании подотчетных сумм или не возврата в кассу остатков неиспользованных авансов, производится удержание из заработной платы лица, получившего аванс.

Операции по учету денежных средств, выданных в подотчет, согласно нового плана счетов (Инструкция 70н) оформляются следующими бухгалтерскими записями:

- выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560, 020802560, 020803560, 020804560, 020805560, 020806560, 020807560, 020808560, 020809560, 020810560, 020811560, 020812560, 020813560, 020814560, 020815560, 020816560) и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы»;

- израсходованные суммы аванса, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660, 020802660, 020803660, 020804660, 020805660, 020806660, 020807660, 020808660, 020809660, 020810660, 020811660, 020812660, 020813660, 020814660, 020815660, 020816660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010601310, 010602320, 010604340), счетов 030201830 «Погашения кредиторской задолженности по оплате труда», 030213830 «Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения», 030214830 «Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению», 030215830 «Уменьшение прочей кредиторской задолженности по социальным пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления», соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения»;

- возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами (020801660, 020802660, 020803660, 020804660, 020805660, 020807660, 020808660, 020809660, 020810660, 020811660, 020812660, 020813660, 020814660, 020815660, 020816660) и дебету счета 020104510 «Поступления в кассу».

В данном учреждении, согласно, утвержденной сметы расходов, расчеты с подотчетными лицами ведутся на следующих счетах:

- 020802000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

- 020803000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг;

- 020804000 « Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

- 020807000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

- 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

- 020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций по «Расчетам с подотчетными лицами». 

Учет по этой ведомости ведется следующим образом:

- по каждой строке записываются фамилия подотчетного лица;

- суммы выданного аванса;

- суммы произведенных расходов;

- поступившая сумма неиспользованного аванса;

- по окончании месяца итоги по графе «Утверждена сумма расходов по отчету» – кредит счета 020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов»;

- по графам «Дебет счетов» ставятся счета согласно, вида выданной суммы в подотчет (таблица 1).

Таблица 1 – Корреспонденция счетов по учету сумм выданных в подотчет на командировочные расходы

(в рублях)

Продолжение таблицы 1

В Журнале операций «По прочим операциям» по расходу материалов отражается расход ГСМ на основании представленных путевых листов и канцелярских товаров, согласно представленных актов на списание (таблица 2).

Таблица 2 – Корреспонденция счетов по учету сумм выданных в подотчет на горюче-смазочные материалы

(в рублях)

В ходе выполнения дипломной работы изучен порядок ведения расчетов с подотчетными лицами:

- пишется заявление работником, получающим деньги в подотчет;

- бухгалтерия выписывает расходный ордер;

- подотчетное лицо составляет авансовый отчет, к которому прикладываются счета, талоны на бензин, квитанции, чеки командировочные удостоверения (приложение Т);

- срок предоставление отчета подотчетным лицом от 3 до 5 дней включительно;

- бухгалтер проверяет авансовый отчет подотчетного лица;

- составляется Журнал операций по расчетам с подотчетными лицами;

- «Вторые записи» записываются в Главную книгу.