Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ЗАО «Технолига»
В результате анализа системы документационного обеспечения управления ЗАО «Технолига» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства: Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы: - общие положения; - правила подготовки и оформления документов; - требования к реквизитам документов; - организация документооборота; - порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции; - порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов; - организация контроля исполнения документов; - поисковая система по документам; - составление номенклатуры дел; - формирование и оформление дел; - экспертиза ценности документов; - передача дел в архив1. Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству самостоятельно разработан автором и дан в Приложении №1. Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ЗАО «Технолига» необходимо разработать положение об отделе. При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты: 1. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя; 2. задачи; 3. структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.); 4. функции; 5. обязанности; 6. права; 8. ответственность; 9. взаимосвязи с другими подразделениями. Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения об Общем отделе дан в Приложении №5. В связи с тем, что в ЗАО «Технолига» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.1 В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: - обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; - отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение; - выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение; - установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: 1. постоянного хранения в государственных архивах; 2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения; 4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии. При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты: - общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия; - основные задачи экспертной комиссии; - основные функции; - права экспертной комиссии; - организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения приводится в Приложении № 6. В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи: - во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение; - во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение. Среди нормативных документов ЗАО «Технолига» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости. Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.1 Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой1. Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она: - закрепляет правовой статус и место работника в системе управления; - определяет его задачи, функции, права и обязанности; - позволяет обоснованно оценить результаты деятельности; - является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности; - устанавливает организационные основы работы секретаря.2 На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря Генерального директора и выполняемых операций предлагается его должностная инструкция Приложение №7. При написании должностной инструкции следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, а также, исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационной характеристики секретаря. Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы: 1. общие положения; 2. основные задачи и функции; 3. обязанности; 4. права; 5. ответственность; 6. взаимосвязи по должности; 7. оценка деятельности1. Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.2 В целях совершенствования работы с документами в ЗАО «Технолига» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства: Первичная обработка входящих документов. Иногда в Компанию поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации, а так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации Приложение №7.
Регистрация В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов регистрируются, практически, все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации. Документы, поступающие из филиалов ЗАО «Технолига», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие. Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований:1 регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике. Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в регистрационном номере помимо валового номера, проставлять номер структурного подразделения. Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.), отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе, и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (256)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |