Требования к реквизитам документов.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Документ должен иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, автора, название вида документа, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

3.1 Наименование организации – Закрытое акционерное общество «Строительная Компания «Технолига».

Заголовок к тексту документа.

Заголовок – обязательный элемент любых документов. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы «о чем?», «о ком?» и формируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О поставках материалов; Положение – О бухгалтерии и т.п. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Дата документа.

Дата – обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированная в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок и т.д. датой в бланке является дата подписания.

Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утвержденных документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

В документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков – восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год)и две разграничительные точки. Словесно – цифровой способ оформления дат (21 мая 2001 года) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера.

Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходят из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 46-05/60, где 46- тех отдел, 05- документ по номенклатуре дел, 60 – порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает начальник Общего отдела.

Текст документа.

В тексте документа важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

Тексты документов сложных, больших по объему разделяю на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

И документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы.

Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.

Согласование документа.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Внутренние согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации донного документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требованиями ГОСТ и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом. Пример:

СОГЛАСОВАНО

Старший конструктор ЗАО «Технолига»

_______________________И.О.Фамилия

«_______»_________________200___г.

Подпись документа.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно – финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляющие комиссией, например: акты подписывают все ее члены. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.

В состав реквизита «Подпись» входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное – на документах, составленных на фирменных бланках);

- личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся, перед фамилией и пробел между ними не делается). Пример:

Генеральный директор ____________И.О.Ф.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Пример:

Председатель комиссии                                             Л.Н. Евсеева

Члены комиссии                                                         О.И. Киселева

Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии.