Формирование и оформление дел

Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

Обложка дела оформляется следующим образом:

- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Технолига»;

- наименование подразделения;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

- срок хранения.

Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Технолига». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Технолига». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

 

Форма описи:

ЗАО «Строительная Компания «Технолига» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г.					УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№_______
№ п/п	Индексы дел	Заголовок дела		Кол-во листов		Примечание
1	2	3		4		5

 

В опись № __________включены _______________________дел

                                (цифрами и прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель ЭК                      Подпись           И.О.Фамилия       

Члены ЭК                         Подпись                И.О.Фамилия                                                       Подпись           И.О.Фамилия

После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

 

Форма акта:

ЗАО «Технолига» АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________И.О.Ф. «______»___________200 г.

 

ЭК ЗАО «Строительная Компания «Технолига» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

 

№ п/п

Заголовок дела (групповой заголовок дел)

Дата дела или крайние даты дел

Кол-во дел (томов)

Примечание

 

Итого: _________________дел за годы ________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

Председатель ЭК    Подпись                         И.О.Фамилия     

Члены ЭК                                                                   

И.О.Фамилия                                                                  Подпись

И.О.Фамилия                                                                  Подпись

Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

Передача дел в архив

- Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

- Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

- В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

Кол-во листов

Дата выдачи

Кому выдано

Расписка в получении

Дата возвращения

Расписка в приеме

 

В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отдела                                   И.О.Ф.

Приложение 2

Список нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики;

2. Документы по материально-техническому снабжению;

3. Материалы справочного и информационного характера;

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты;

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.);

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;

8. Приказы подведомственных организаций;

9. Проекты планов;

10. Проекты смет расходов;

11. Расчеты;

12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях;

13. Технологические карты;

14. Технические условия;

15. Учебные планы и программы;

16. Чертежи.

Приложение 3

 

ЗАО «Технолига» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов  к уничтожению

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Технолига» _______________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.

 

На основании перечня__________________________________________

                                          (название и выходные данные перечня

___________________________________________________________                               документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению относятся документы не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

 

№п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и №№ статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

Итого __________________________дел за ___________________ годы.

              (цифрами и прописью)

Описи дел за ___________годы утверждены Генеральным директором Компании.

Председатель ЭК                                __________________И.О.Ф.

Члены ЭК                                  __________________И.О.Ф.

                                                             __________________И.О.Ф.

Приложение 4

 

	ЗАО «Технолига» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ г.Калуга На _______ год						УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Технолига» ________________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.
Индекс Дела		Заголовок дела	Кол-во Дел, томов