Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа оформляется от руки (рукописным способом) и проставлением на документе штемпеля справа на нижнем поле первого листа документа.

В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование структурного подразделения.

Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать слова: «В дело», индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность исполнителя, его подпись и доту.

Пример:

В дело №16. Дан ответ 14.02.03. №30/150.

Нач. ФЭО (личная подпись) С.Н. Мягков

 Утверждение документа.

После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

- устав предприятия;

- структура и штатные расписания;

- отчеты и балансы;

- положения о предприятиях, структурных подразделениях, соответствующих органах и комиссиях;

- текущие и перспективные планы;

- акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;

- акты расследований аварий;

- акты о приеме и передаче дел.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным – постановлением, решением, приказом, иногда протоколом), или должностным лицом.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу правого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

- слово УТВЕРЖДАЮ;

- должность лица, утвердившего документ;

- личная подпись и ее расшифровка (Ф.И.О.);

- дата утверждения.

Пример:                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                       Генеральный директор

                                                                       ______________И.О.Ф.

                                                                      «_____»________2002 г.

При утверждении документа постановлением, приказом, слово УТВЕРЖДЕН, согласуется с видом утверждаемого документа.

Пример:

Инструкция – УТВЕРЖДЕНА

Правила – УТВЕРЖДЕНЫ

Акт – УТВЕРЖДЕН

Гриф утверждения формируется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата индекс документа.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

№____от____________

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

Адресование документа.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и представляемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адресат, который включает: почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

Ответственному редактору

журнала "Деньги"

Москва, 103863, ГСП

Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес.

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.

Пример:

462351, г.Тула,

ул. Советская, д.8, кв.99

Иванову В.С.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ Слово "копия" перед вторым, третьим и четверным адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

Резолюция

Резолюция закрепляет распоряжения руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность. Резолюця состоит из следующих элементов: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Если представляется право созыва исполнителей и координации их работы.

Пример:

А.Б. Васюкову,

А.А. Галкину

Организуйте проведение конференции

К указанному сроку.

_________________04.04.2004

Оформление приложений

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на ____л. в ____экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числах их экземпляров.

Пример:

1. Штатное расписание на 4л. в 3 экз.

Пример: Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляется на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Приложение 1

к приказу Генерального директора

№ _____

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати не должен закрывать личную подпись. Его следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должности подписавшего документ.

Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.). Оттиск печати должен быть хорошо читаем.