Основные принципы организации электронного документооборота

Российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) появился приблизительно в конце 1980-х годов - в это время в министерствах и ведомствах шла разработка первых автоматизированных систем, которые представляли собой одно рабочее место секретаря, делопроизводителя, экспедитора.

Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства [14].

В последней четверти XX века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями, а в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или, как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего оно использовалось минимально и применялось по возможности исключительно в пределах одного здания [18].

Собственно, первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы, т.е. разрабатывались конкретно под определенное предприятие силами собственных программистов и соответственно не могли быть применимы для других организаций. Такие системы документооборота нельзя назвать универсальными, так как любое изменение в процессе электронного документооборота приводило к полному пересозданию самой электронной системы, т.е. система не могла быть масштабной, а охватывала определенный узкий процесс движения документов. Таким образом, система электронного документооборота была неразрывно связана с моделью управления организацией. Очень часто предприятие не могло внедрить у себя более прогрессивные формы ведения документов, так как пришлось бы полностью отказаться от существующей системы электронного документооборота. Возникла необходимость создания гибкой и адекватной СЭД, чтобы сделать развитие компании более эффективным.

В 1990-х годах появилось несколько компаний (Электронные офисные системы, ИнтерТраст, АйТи и др.), которые начали заниматься разработкой и продажей первых универсальных решений в области электронного документооборота. Такие решения легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика (предприятия, организации). Такой подход позволял снизить стоимость конечных решений, а будучи при этом еще и значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы [18].

Если до середины 1990-х годов СЭД внедрялись только в некоторых коммерческих предприятиях и учреждениях, то в период с 1994 по 2002 г. Правительством Российский Федерации был принят ряд законов и постановлений [см. 2,3,4], которые определили использование систем электронного документооборота в государственных учреждениях и подтвердили сотрудничество с такими странами, как Франция, Казахстан, Индия и др., в области связи и информатизации. Таким образом, использование информационных систем и электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях было законодательно одобрено и подтверждено, также был введен определенный регламент использования и требования к созданию СЭД [24, с. 70].

Если взять историю введения электронного документооборота в России именно со стороны государственных органов, то первой была налоговая служба, которая законодательно закрепила, что налогоплательщикам можно представлять декларации в электронном виде. Фактически за 10 лет, если взять статистику налоговой службы, 62 % организаций (это где-то порядка 1 млн 300 тыс.) и 55 % (это тоже где-то около 350-380 тыс.) индивидуальных предпринимателей уже сдают налоговую отчетность в электронном виде. И не только сдают отчетность, но и взаимодействуют в электронном виде. Плюс сейчас уже и Пенсионный фонд РФ подключился, и Росстат, и ФСС РФ. То есть фактически уже есть почва, на которой электронный документооборот будет только расширяться, и, вполне возможно, в ближайшее время будет скачок с учетом принятия тех же законодательных изменений в тех же электронных счетах-фактурах, которые позволят более широко взаимодействовать и самими хозяйствующими субъектами между собой [19, с. 28].

В законодательном план начало электронному документообороту положил Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1-ФЗ), в котором установлены основные понятия. Он приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. Закон № 1-ФЗ позволил обмениваться с правовой точки зрения электронными договорами, актами, накладными и иными документами (с 01.07.2012 Закон № 1-ФЗ утратил силу).

Затем вышел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Согласно ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее - неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия [1].

По мнению Минфина России, подтверждать расходы первичными документами, оформленными в электронном виде, можно, только если они подписаны квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190).

Итак, при введении системы электронного документооборота и электронной отчетности необходимо: установить в локальном нормативном акте, например в учетной политике, порядок осуществления электронного документооборота: какую отчетность, в каком виде организация предоставляет; заключить договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи и установления программного обеспечения; соблюдать формат первичных и отчетных документов; следить за отсутствием технических ошибок; хранить документы, подтверждающие своевременность передачи электронных документов и отчетности, и, возможно, некоторые из них хранить на бумажном носителе [25, с. 10-12].

Электронный документооборот позволяет увеличить скорость передачи данных, потому что по нормативным документам в той же почтовой службе России доставка корреспонденции по стране составляет от 5 до 35 дней - это официальные нормативы Почты России.

Также электронный документооборот позволяет взаимодействовать фактически круглосуточно, что очень важно с учетом большого пространства России и часовых поясов. Кроме того, электронный документооборот позволяет обеспечивать конфиденциальность документов. Есть различные технологии, сертифицированные программные средства, с помощью которых документ может прочитать только отправитель и только получатель - и никто больше. При этом, если используется электронно-цифровая подпись, то, если кто-то внесет в данный документ какие-то исправления, это сразу будет выявлено. С другой стороны, это гарантированная доставка, потому что технологии обеспечивают возможность фактически мгновенно подтвердить, что данный документ доставлен. Это основные моменты для хозяйствующих субъектов.

Если рассматривать государственные органы, то они тоже заинтересованы в этом, потому что это влияет на оперативность и достоверность поступления информации. С другой стороны, ускоряет процесс обработки документов, снижает очереди, в конце концов и позволяет эффективно использовать ресурсы - и человеческие, и технические.

Электронный документооборот, безусловно, имеет свою специфику. Электронный документ - это не бумажный документ. Какие можно выделить специфические области, на которые необходимо обращать внимание при принятии решения о переходе? Во-первых, любая организация должна быть организационно готова к этому процессу. То есть должны быть соответствующие люди, которые этим процессом управляют. Должны быть соответствующие программно-технические средства, которые умеют работать с этими электронными документами.

Очень непростая область - управление сертификатами электронной цифровой подписи. Это новое понятие. Собственноручная подпись всем понятна - ручка и кисть, электронная цифровая подпись несколько отличается. Самое главное - любой сертификат имеет ограниченный срок действия, и за этими процессами надо следить. Год сертификата истекает, необходимо получать новый, необходимо обновить информацию об изменившихся сертификатах партнеров, потому что они становятся недействительными. И за всем этим надо либо следить самому, либо пользоваться услугами компаний, которые делают это за тебя.

Наверное, довольно сложная проблематика - это хранение. Как хранить в папках, шкафах, складах мы все понимаем. Электронное хранение - интуитивно с ним тоже вроде понятно, но есть какие-то риски: сломался диск у сервера и вдруг весь мой архив за пять лет просто перестал существовать. То есть это тоже необходимо организовывать либо заказывать такие услуги у каких-то организаций, которые такие услуги предоставляют, - электронный архив, резервное копирование [19, с. 28-30].

Рассматривая трансформацию современных систем электронного документооборота, необходимо проанализировать использование такого рода информационных ресурсов в государственных структурах. На текущем этапе происходит реализация федеральной целевой программы "Электронная Россия", целью которой является повышение качества и эффективности государственного управления, сокращение времени вынужденного ожидания предоставляемых услуг для населения и т.д [2].

Анализируя системы электронного документооборота, действующие в государственных учреждениях, следует отметить, что здесь документы имеют разные направления хождения:

вертикальное. Документы различного типа (приказы, распоряжения, письма, постановления и т.д.) создаются, проходят согласование в необходимых инстанциях, затем поступают для ознакомления к подчиненным, если это необходимо. Далее следует создание поручений на основании этих документов заинтересованными лицами, обычно из числа руководящего состава, для своих подчиненных сотрудников. Задача анализируется и выполняется. Затем руководитель получает уведомление о завершении исполнения задачи, при этом существует возможность возврата поручения на доработку или утверждения, если оно выполнено корректно;

горизонтальное. Движение документов между ведомствами или подразделениями. Если представитель населения обращается с каким-либо запросом в государственные учреждения, то он в свою очередь предоставляет определенный набор документов. Соответственно, при следующем обращении эти документы предоставлять не нужно, они могут быть запрошены одним ведомством у другого. Также необходимо обращение одного государственного ведомства к другому для решения совместных задач или получения необходимых документов;

внешнее - предоставление информации юридическим или физическим лицам. Этот пункт отличает системы электронного документооборота, используемые в коммерческих организациях, от применяемых в государственных учреждениях;

территориально-распределенное. Каждый субъект Российской Федерации имеет свои государственные учреждения различных видов (образовательные, здравоохранения, культуры и т.д.), все они должны обмениваться между собой информацией, причем их системы электронного документооборота написаны с использованием различного программного обеспечения. Следовательно, при реализации и внедрении такого рода информационных систем следует учесть, что должны существовать определенные правила для документов, передаваемых из одного ведомства в другое, т.е. системы электронного документооборота должны быть взаимоинтегрируемы.

Если рассмотреть возможности различных современных систем электронного документооборота, представленных на рынке программного обеспечения, то можно увидеть, что все они обладают необходимыми для работы возможностями и полезными свойствами, но реализованы на различных платформах и имеют неодинаковую стоимость. Поэтому для каждого предприятия важно сделать правильный выбор оптимальной информационной системы, непосредственно подходящей для определенной организации [24, с. 70-73].

Также стоит отметить, что плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробуем назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

· полностью автоматизировать процесс работы с документами;

· обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

· обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

· наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

· обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

· повысить эффективность работы с документами;

· повысить корпоративную культуру работы с документами;

· значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

· значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

· обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

· упорядочить процесс регистрации всех видов документов;

· обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

· обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

· обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

· обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

· проследить историю создания документа;

· обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

· выстроить отлаженную систему поручений;

· обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;

· производить сортировку документов по любым критериям;

· обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;

· обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;

· обеспечить архивное хранение электронных образов документов;

· обеспечить регламентацию прав доступа;

· обеспечить мгновенный доступ к документам;

· уменьшить количественные потери документов;

· увеличить производительность труда;

· сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;

· придать юридическую силу электронным документам;

· сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;

· сократить количество внутренних и внешних курьеров;

· обеспечить ведение информационно-справочной базы.

Минусов гораздо меньше, но они существенные:

· Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Рынок наводнен "пиратским" дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция - закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

· Резкое увеличение потока документооборота. Как результат - серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

· Увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

Несмотря на минусы, плюсы внедрения СЭД все же перевешивают [22, с. 15].