Комплексы документов, образующиеся в деятельности организации

Вся совокупность создаваемых обществом документов не может существовать хаотично, а организуется в определенные комплексы. Эти комплексы имеют между собой информационные связи как иерархичные так и горизонтальные. В документоведении наиболее исследуемым документным комплексом является документальный фонд. Это все создаваемые в отдельной организации, учреждении или на предприятии документы, систематизированные в определенном порядке в соответствии с их профилем и задачами с целью хранения и использования в оперативной деятельности.

Фондовая природа основывается на принципе происхождения от одного источника (организации, учреждения, лица). При этом физическое или юридическое лицо в деятельности которого образуется документальный фонд называется фондообразователем. В документальный фонд входит вся документированная информация, которая образуется в деятельности фондообразователя, независимо от её ценности, формы представления, типа материального носителя и других внутренних и внешних особенностей.

Документы составляющие фонд организации имеют оперативное значение, однако могут находится как в собственно на стадии оперативного использования, так на стадии оперативного хранения в делопроизводстве структурных подразделений и архиве организации.

Систематизация и количество документов на обеих стадиях не равнозначно: степень упорядоченности в архивной стадии возрастает, количество документов уменьшается, появляются дополнительные возможности поиска и использования информации. Для удобства использования документы в документальном фонде организации объединяются в первичные комплексы, к которым относятся: дело (совокупность документов относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку), сборник (документы нескольких видов и нескольких авторов, с различными хронологическими рамками, объединенные одним вопросом), переписка (группа документов содержащих корреспонденцию) и др.

После отбора наиболее ценных документов организации и передачи их на хранение в архив, документальный фонд превращается в архивный. Таким образом, часть документального фонда, которая имеет историческую, политическую, хозяйственную, научную, социальную или культурную значимость, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению. Существует целый ряд теоретических исследований посвященных анализу понятия "архивный фонд", его сути и природы возникновения.

Архивный фонд - это совокупность архивных документов, генетически связанных между собой, являющихся логическим результатом деятельности организации или лица и свидетельствовать об этой деятельности. В практике работы архивистов, архивный фонд - это одна с основных единиц учета в пределах архива, которая в свою очередь делится на первичные комплексы - единицы хранения (или дела). Противоположную фонду природу имеет понятие "коллекция", которое подчеркивает искусственность объединения документов в комплекс по определенному признаку вне зависимости от связи с конкретной организацией или лицом, деятельность которых отражается в комплексе документов.

Отметим далее, что в деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.

Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.

Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.

Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.

Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.

Типовые перечни и их применение

В настоящее время действует два типовых перечня:

● Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.

● Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182). Включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням следующим образом [15, с. 8].

Итак, важной функцией службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Таким образом, в организациях создаются номенклатуры дел - систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Основными задачами номенклатуры дел являются:

·         обеспечение порядка формирования дел;

·         учет всех заводимых в организации дел;

·         группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы;

·         систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация;

·         установление сроков хранения дел.

Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации документов в делопроизводстве любого юридического лица и их передачи в архив для последующего хранения.

Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру. Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации. В этом плане номенклатура дел является более значимым документом для организационного и информационного обеспечения деятельности юридического лица, чем инструкция по делопроизводству, которая лишь организует ведение текущего делопроизводства.

Одновременно, номенклатура является одним из инструментов информационной защиты организации, так как в ней фиксируются вся отраженная в документах информация.

Практика показывает, что наиболее применимы к формированию документальных комплексов (дел) такие принципы как: номинальный, тематический, предметно-вопросный и условно "досье". Дела, сформированные по принципу "досье", как правило, являются переходящими, то есть могут формироваться в течение ряда лет и включаются в номенклатуру за следующий делопроизводственный год под одинаковым индексом.

Зачастую возникают вопросы о включении в номенклатуру дел копий документов, прежде всего распорядительных. Копии документов, в которых затрагиваются (отражаются) вопросы направлений деятельности данного подразделения могут включаться в номенклатуру дел со сроком "до минования надобности" (ДМН). Иногда копия, например, приказа может стать основанием для формирования комплекса документов, отражающих его выполнение.

В этом случае срок хранения определяется в номенклатуре дел по наибольшему сроку хранения документа, вошедшего в состав дела.

В обязательном порядке в номенклатуру дел должны включаться документы, завершенные делопроизводством ликвидированных организаций, чьим правопреемником является организация, и документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации.

Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя. В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении.

Это делать необходимо не только для анализа документооборота, но и для решения вопроса об условиях и формате дальнейшего хранения документов, вышедших из текущего документооборота, в том числе передаваемой на архивное хранение. Поэтому в графе "примечание" разрабатываемой номенклатуры дел в обязательном порядке должна быть сделана отметка о том, что документ ведется в электронной форме [8].