Регламентация электронного документооборота организации

Успешное внедрение системы электронного документооборота не всегда является гарантией ее эффективной эксплуатации, поскольку для этого необходимо решить целый ряд вопросов. Прежде всего следует регламентировать электронный документооборот, работу пользователей в системе, электронное взаимодействие сотрудников и пр. Напомним, что регламентация является, по сути, созданием системы локальных нормативных актов, устанавливающих стандарты предприятия в отношении регламентируемого вида деятельности. До внедрения СЭД документооборот в организации регламентирует, как правило, Инструкция по делопроизводству.

Чтобы обеспечить персоналу возможность безболезненно перейти на новую модель работы с документами (современную электронную, а не классическую бумажную), а также максимально быстро и легко в дальнейшем подключать к работе в СЭД новый персонал, желательно регламентировать электронный документооборот.

Упорядоченное и отлаженное подключение к работе в СЭД новых сотрудников особенно актуально в связи с тем, что в тот или иной документоориентированный процесс в любой момент могут быть вовлечены работники, ранее прямого отношения к этим процессам не имевшие. Очевидно, что для получения от них какого-либо заранее предполагаемого результата в локальных нормативных актах должны быть закреплены требования к организации документооборота посредством СЭД, а сам работник должен быть не только ознакомлен с этими актами, но и обязан выполнять прописанные в них требования.

Вообще регламентация любой деятельности, особенно процессно-ориентированной (к которой, в частности, относятся и процедуры документооборота), должна совершенствоваться. И первым шагом в данном направлении является анализ имеющихся регламентирующих документов (либо констатация их отсутствия или длительной неактуальности) и приведение их в должный вид.

Как правило, регламентацией в организации занимаются подразделения, функционально ответственные за процедуры документооборота. Логично, что эти же службы ответственны и за регламентацию электронного документооборота как вида документооборота. Максимально быстро и эффективно справиться с разработкой регламентирующей электронный документооборот документации работникам общего отдела, секретариата или канцелярии позволяет знание процессов управления организацией и документооборота.

Значительный вклад в регламентацию деятельности в целом и в регламентацию процессов электронного документооборота в частности могут оказать и сотрудники службы качества организации - структурного подразделения, ответственного за функционирование системы менеджмента качества (СМК) и сертификацию СМК на соответствие стандартам ГОСТ Р ИСО 9001 (ISO 9001).

Вне зависимости от размеров организации и объемов ее документооборота рекомендуется разработать:

·         Положение о документообороте предприятия (регламентирует классический и электронный документооборот одновременно);

·         Регламенты обработки документации в СЭД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).

Положение о документообороте предприятия определяет требования как к документообороту организации в целом, так и к документообороту, организуемому посредством СЭД.

При первом подходе производится актуализация уже имеющегося Положения о документообороте путем включения в него разделов, характерных для документооборота электронного, к примеру следующих:

·         понятие электронного документа, его действительность;

·         электронная цифровая подпись;

·         придание документации юридической значимости;

·         защита электронного документа;

·         подлинность электронного документа;

·         оригиналы и копии электронных документов, а также их заверение;

·         создание и отправка электронного документа;

·         время и место создания и нахождения электронного документа;

·         управление информацией и ее носителями.

Таким образом, актуализация нормативного документа проводится добавлением к нему отдельных частей (разделов, глав, приложений). Этот подход также интересен тем, что позволяет осуществлять дальнейшее внесение в документ изменений путем замены устаревших разделов, исключая необходимость полной его переработки.

Альтернативный, но более длительный подход в разработке актуальных документов по регламентации электронного документооборота заключается в том, чтобы провести анализ каждого раздела в положении о документообороте, дополняя либо изменяя его в соответствии с новыми требованиями, появившимися при внедрении в компании СЭД.

С разработкой регламентов (нормативных документов, значительно более точных, чем положения или инструкции) дело обстоит сложнее.

Перед началом разработки регламента следует определить и зафиксировать цели, которые мы ставим перед собой, используя этот документ. Это позволит нам в дальнейшем сохранить возможность контроля за общими требованиями к документу.

Перед началом регламентации электронного документооборота также необходимо составить перечень автоматизированных системой электронного документооборота процессов.

Фактические трудозатраты по подготовке проекта регламента процесса электронного документооборота составляют 3-4 рабочих дня, где первые дни идет сбор сведений о процессе, тогда как в поселение два дня происходит подготовка текста проекта нормативного акта.

Регламентация электронного документа в организации является важной основой для полноценной и качественной работы в СЭД, она также позволяет подготовить компанию к дальнейшему внедрению в ней разнообразных систем управления, основанных на процессном подходе (регулярном управлении, при котором регламентируется значительный объём процессов компании), тем самым высвобождая для ее руководства время на принятие более важных управленческих решений. Это также хорошая подготовка к внедрению системы менеджмента качества (СМК), устанавливающей процессный подход к управлению как основной, что необходимо для создания полноценной системы менеджмента организации вне зависимости от ее размеров и области рынка, в которой она работает[32].

Заключение

Проведенное исследование позволяет сделать следующие выводы.

Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования информационных систем (ИС). Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.

Нами было определено, что все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Организационно - распорядительные документы (ОРД) можно разделить на три группы.

организационные (положения, устав, инструкция, правила). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждения, организации, предприятий и их структурных подразделений;

распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

Чтобы обеспечить персоналу возможность безболезненно перейти на новую модель работы с документами (современную электронную, а не классическую бумажную), а также максимально быстро и легко в дальнейшем подключать к работе в СЭД новый персонал, желательно регламентировать электронный документооборот.

Упорядоченное и отлаженное подключение к работе в СЭД новых сотрудников особенно актуально в связи с тем, что в тот или иной документоориентированный процесс в любой момент могут быть вовлечены работники, ранее прямого отношения к этим процессам не имевшие. Очевидно, что для получения от них какого-либо заранее предполагаемого результата в локальных нормативных актах должны быть закреплены требования к организации документооборота посредством СЭД, а сам работник должен быть не только ознакомлен с этими актами, но и обязан выполнять прописанные в них требования.

Вообще регламентация любой деятельности, особенно процессно-ориентированной (к которой, в частности, относятся и процедуры документооборота), должна совершенствоваться. И первым шагом в данном направлении является анализ имеющихся регламентирующих документов (либо констатация их отсутствия или длительной неактуальности) и приведение их в должный вид.\ Значительный вклад в регламентацию деятельности в целом и в регламентацию процессов электронного документооборота в частности могут оказать и сотрудники службы качества организации - структурного подразделения, ответственного за функционирование системы менеджмента качества (СМК) и сертификацию СМК на соответствие стандартам ГОСТ Р ИСО 9001 (ISO 9001).

Вне зависимости от размеров организации и объемов ее документооборота рекомендуется разработать:

·         Положение о документообороте предприятия (регламентирует классический и электронный документооборот одновременно);

·         Регламенты обработки документации в СЭД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).

Положение о документообороте предприятия определяет требования как к документообороту организации в целом, так и к документообороту, организуемому посредством СЭД.

Таким образом, регламентация электронного документа в организации является важной основой для полноценной и качественной работы в СЭД, она также позволяет подготовить компанию к дальнейшему внедрению в ней разнообразных систем управления, основанных на процессном подходе (регулярном управлении, при котором регламентируется значительный объём процессов компании), тем самым высвобождая для ее руководства время на принятие более важных управленческих решений. Это также хорошая подготовка к внедрению системы менеджмента качества (СМК), устанавливающей процессный подход к управлению как основной, что необходимо для создания полноценной системы менеджмента организации вне зависимости от ее размеров и области рынка, в которой она работает