ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ВВЕДЕНИЕ

Основная функция любого государственного учреждения - принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

При этом важно понимание того, что сам по себе документооборот в органах государственного управления не является замкнутой системой направленной на чисто формальное обеспечение движение документа внутри организации, начиная с момента его поступления и заканчивая выпуском исходящего, нормативно-правового либо иного управленческого документа. Такая формализация свойственна традиционным задачам делопроизводства, которые достаточно хорошо развиты в отечественной практике работы с документами и реализованы во множестве отечественных автоматизированных систем. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации основных делопроизводственных функций - регистрации документов, формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.

Однако на практике становится очевидным, что документооборот, а в органах государственной власти это наиболее ярко выражено, это достаточно сложный механизм, обеспечивающий решение множества задач и находящийся на стыке множества функций управления.

В первую очередь это информационно-аналитическое обеспечение принятия управленческих решений.

Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, факторов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т. д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляют основу государственного управления. Управленческие процессы - это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, распространение социальной информации, т. е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения, и, следовательно, результаты их реализации.

Подготовка любого документа, будь то нормативно-правовой или организационно-распорядительный документ, ответ на входящий или инициативный исходящий документ, отработка обращений граждан, как правило, начинается с поиска информации о вопросе или вопросах которым посвящены данные документы. Например, поиск ранее выпущенных, подготовленных документов по данному вопросу, информация о результатах их исполнения и т.п. Нередко объем интересующей информации может достигать довольно внушительных размеров. В этой связи актуальными становятся вопросы обеспечения доступа к информационным ресурсам и сокращения временных затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Далее немаловажной функцией документооборота является подготовка или создание документа. Порой подготовка простых документов типа «+ на ваш запрос сообщаем +» может занимать много времени. Здесь встречаются такие задачи как: хранение и обеспечение доступа к банку шаблонов и бланков документов; организация и управление коллективной работой над созданием документов. При этом необходимо обеспечить необходимый уровень регламентации доступа к документам. Оперативность, с которой решаются данные задачи напрямую влияет на конечный срок подготовки документов.

После того как документ создан, как правило, следует формализованный процесс его согласования. И здесь эффективный документооборот не может обойтись без решения традиционных задач делопроизводства - регистрация; назначение маршрута; контроль сроков согласования. Без этой информации не возможно отследить дальнейшую судьбу документа, но при этом, важно обеспечить высокий уровень оперативности доставки документов исполнителями согласователям и обратно, а также обмен информацией рождаемой в процессе согласования. Зачастую согласование приводит к некоторым изменениям первоначального документа. Здесь возникает необходимость обеспечения хранения версий документов.

Все перечисленное позволяет сказать, что автоматизация документооборота - сложный процесс, требующий решения множества задач, и от эффективности и комплексности, решения которых зависит эффективность функционирования организации в целом и эффективность вложенных в автоматизацию средств.

В условиях широкого распространения информационных технологий в Российской Федерации, развития электронного правительства, внедрения электронного документооборота, оказания электронных услуг работа и является актуальной и практически значимой.

Целью работы является анализ развития электронного правительства и электронного документооборота в государственных органах. В связи с формулированной целью были поставлены следующие задачи:

Рассмотреть виды, задачи и функции электронного документооборота, его плюсы и минусы.

-   Анализ использования систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА