Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск - это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск это поиск по одному или нескольким критериям в тексте электронных документов. При полнотекстовом поиске возможен поиск по словоформам, если поисковая система это поддерживает. В большинстве систем электронного документооборота полнотекстовый поиск выполняется средствами, предоставляемыми системами управления базами данных (СУБД), которые используют СЭД для хранения документов. Мощные средства полнотекстового поиска есть в СУБД MS SQL SERVER и в ORACLE. Некоторые СЭД используют собственные форматы баз данных и собственные технологии поиска. Для того чтобы полнотекстовый поиск был возможен, необходимо что бы документ был представлен в одном из форматов, для которых имеется возможность полнотекстового поиска. В первую очередь это текстовые форматы, форматы документов (doc, docx и др.), таблиц (xls и др.), презентаций, почтовых сообщений. Документ в таком формате помещается в специальный индекс СУБД. Если же документ представлен в графическом формате (Tif, jpeg и т.п.), то для того, чтобы он мог участвовать в полнотекстовом поиске, необходимо выполнить процедуру его оптического распознавания. В результате будет создан файл, содержащий текст документа. Этот файл будет прикреплен к карточке и по нему станет возможно выполнение поиска.

Документационные процессы

Документационный процесс - это набор логически связанных между собой этапов обработки документов, на каждом из которых происходит трансформация определённых свойств документа. Процедуры обработки могут выполняться как людьми, так и с помощью программ. В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:

) Условия переходов

) Ветвления маршрута

) Циклы маршрута

) Запуск:

· Подпроцессов

· Таймеров контроля сроков

· Автоматизированных процедур обработки

· Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.

Электронный документ

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

) Управление правами доступа пользователей к информации и документу

) Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.

) Создание и отображение версий документа

) Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:

·         Модель (схема) электронного согласования документа

·         Лист согласования документа

·         Замечания согласующих лиц

·         Иерархия резолюций, ход исполнения документа

·         Контрольные отметки

·         Учёт переноса сроков исполнения документа

·         И другие

) Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.

) Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД

) Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа

) Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера

) Отображение журнала событий работы с документом

Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота <http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=51>используются специальные журналы и папки, например:

·         Журнал регистрации документов

·         Журнал контроля исполнения документов

·         Журнал согласования документов

·         И другие