Документооборот органов власти

В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий (внедрения электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т. п.).

Возможности системы электронного документооборота позволяют решить целый комплекс задач по автоматизации документооборота и других направлений работы органов власти.

Решаемые задачи:

) обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;

) повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;

) обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению;

) ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;

) обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;

) снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.

Для решения данных задач федеральным и региональным органам законодательной и исполнительной власти, а также органам местного самоуправления имеет смысл организовать:

) Электронный документооборот внутри организации:

·         все документы (входящие и исходящие) хранятся в единой системе - формируется единое информационное пространство организации независимо от территориальной удаленности подразделений;

·         вероятность потери документов при безбумажном документообороте снижается до минимума в отличие от работы с бумажными документами;

·         на поиск необходимого документа требуется всего несколько минут - средства атрибутивного поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду;

·         согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2-3 дней, даже если один согласующий сидит в Калининграде, а второй - во Владивостоке;

·         участники процесса согласования имеют доступ к рецензиям иных согласующих, а также к версиям документа;

·         экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом;

·         с обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков - они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений;

·         документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организации ЭЦП (электронной цифровой подписи);

·         руководители различных уровней имеют целостную картину происходящих процессов.

) Межведомственный электронный документооборот:

·         документы из одного ведомства (организации) в другое передаются за считанные минуты: например, из органа исполнительной власти края в орган местного самоуправления краевого центра распоряжение губернатора поступает через несколько минут после подписания;

·         снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса;

·         появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления госуслуг;

·         документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях ЭЦП (электронной цифровой подписи) - передача подписанных ЭЦП документов может считаться достаточной и не требовать дублирования бумажными документами;

·         поиск документов, независимо от организации их подготовившей, занимает несколько минут, если межведомственный документооборот двух и более организаций реализован в едином информационном пространстве - все организации работают фактически в единой системе.

) Архивное хранение электронных документов:

·         все документы собраны в едином хранилище документов - для организации, имеющей множество подразделений по всей России (или всему региону), достаточно создания единого архива документов;

·         поиск документов в электронном архиве занимает несколько минут, тогда как в бумажном - может занять до нескольких суток;

·         контроль доступа к документам гораздо проще организовать при работе с электронными документами и их архивном хранении - права доступа определяются ролью специалиста в системах;

·         работать с электронным документом из архива могут одновременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;

·         найти бумажный документ также становится проще, так как в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;

·         списание дела в архив происходит из системы электронного документооборота, доступ к документам в архиве также может осуществляться непосредственно из СЭД ;

·         снижается стоимость хранения документов, так как электронный архив документов занимает значительно меньшую площадь и требует меньших расходов на обслуживание.

) Предоставление государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизация административных регламентов:

·         предоставление услуг государственными служащими осуществляется по принятому регламенту, заложенному в систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;

·         снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых государственными органами услуг;

·         уменьшается стоимость операционных издержек на предоставление госуслуг;

·         система «единого окна» снижает количество контактов гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;

·         существенно сокращается время предоставления услуг, так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.

) Порталы с информацией о госуслугах:

·         порталы дают гражданам возможность получать информацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;

·         портал может использоваться как виртуальная приемная руководителей органов власти и местного самоуправления;

·         для размещения на портале документов требуется минимум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из СЭД;

·         размещение подробной информации об услугах позволяет снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.