Редактирование диаграмм

    Для редактирования диаграммы:

· Дважды нажмите мышью в любом месте диаграммы.

· Команда Формат обозначения легенды устанавливает цвет линий, их стиль и толщину.

· Для форматирования объекта диаграммы нажмите на нем правую кнопку мыши и выберите нужную для форматирования команду из появившегося списка.

· Для замены одного ряда данных в диаграмме другим примените команду Формат ряда.

· Изменяя линии графика, можно изменить данные на рабочем листе.

· Команда Тип диаграмм позволяет изменять тип уже существующей диаграммы.

· Команда Автоформат меняет не только тип диаграммы, но и устанавливает стандартные параметры диаграммы.

· Команда Объемный вид изменяет пространственную ориентацию диаграммы.

    При создании диаграммы смешанного типа возникают две группы рядов. Одна группа — гистограмма, а другая может быть графиком, с областями или XY-точечной. После создания диаграммы вы можете использовать для каждого ряда данных любой тип плоской диаграммы.

    Вы можете изменить формат диаграммы, которую Excel строит по умолчанию.

    Команда Автоформат создает пользовательский автоформат для построения диаграмм и графиков. Для изменения формата построения стандартных диаграмм в окне диалога “Параметры” выполните команду Сервис | Параметры и выберите вкладку “Диаграмма”.

5. Работа со Списками и Базы данных[3] в Excel

    В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

    Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

    В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

    Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

    При работе с базами данных в Excel прежде всего нужно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет с помощью команды Данные | Форма.

· На рабочем листе можно обрабатывать несколько списков, но все же лучше поместить каждый список на отдельный лист рабочей книги.

· Средства обработки списков Excel можно использовать, не создавая уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше сделать.

    Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы. Но однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.

Формирование списка

    Эффективность списка обусловлена следующими характеристиками:

· Каждый столбец должен содержать однородную информацию. Например, в списке персонала можно отвести один столбец для личных номеров работников, другой для их фамилий, третий для имен, четвертый для даты приема на работу и т.д.

· Одна или две верхние строки в списке должны содержать метки, описывающие назначение соответствующего столбца.

· Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка.

· В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме списка. Если это невозможно, то список нужно отделить от других данных по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

· Если планируется фильтровать список, не помещайте какие-либо данные на занимаемые им строки.

    Чтобы подчеркнуть заголовки, воспользуйтесь вкладками Шрифт или Рамка диалогового окна Формат ячеек. (Оно открывается по команде Формат | Ячейки) Не вставляйте отдельную строку из дефисов или знаков равенства, так как Excel может принять такое подчеркивание за данные.

    Новые данные можно добавлять непосредственно в конец списка. Весьма удобным может оказаться построчное редактирование списка с помощью стандартной экранной формы. Для этого выделите какую-либо ячейку в списке и выполните команду Данные | Форма.

Примечание Перед выполнением команды Данные |Форма должна быть выделена только одна ячейка в списке, иначе в форме могут появиться неверные заголовки столбцов.

Совет.    В Excel есть команда Текст по столбцам, которая дает возможность очень просто создавать списки из данных, содержащихся в текстовых файлах. Также можно воспользоваться Мастером преобразований.