Анализ использования информационных систем в организации

«МАСТЕР БИС» ИЧУТП Люксор Интер довольно широко использует возможности современной организационно-вычислительной техники в управлении своем бизнесом. Рассмотрим систему информационного обеспечения на предприятии.

Информационная система «МАСТЕР БИС» ИЧУТП Люксор Интер состоит из набора следующих программных и аппаратных элементов:

офисные компьютеры;

периферия - принтеры;

коммуникационное оборудование - факс и телефоны;

базовое программное обеспечение (ПО) - ОС Windows с интегрированными пакетами MS Office и т.п.;

специализированное программное обеспечение - программы для работы с нормативно - правовыми документами справочная правовая система Консультант Плюс.

Предприятие располагает офисными компьютерами, 9 из которых находятся у менеджеров. Их основные характеристики приведены в таблице 3.2

Таблица 3.2 - Основные характеристики офисных компьютеров

Примечание - Источник: собственная разработка

Из таблицы видно, что имеющиеся на предприятии компьютеры по своим характеристикам различны, есть как современные так и устаревшие. Это связано с тем, что техника приобретается по мере наличия средств и ее планомерное обновление на предприятии не предусмотрено.

Используются компьютеры не эффективно. Главной причиной этого является, то что на предприятии нет специалистов, которые бы обладали современными знаниями в этой области и делились опытом. Сотрудники аппарата управления предприятия не имеют хороших знаний в этой области. Какую либо подготовку по знанию компьютерной техники сотрудники не проходили, как по собственной инициативе, так и по инициативе предприятия. Фактически компьютеры служат пишущими машинками. С их помощью составляются только различные текстовые документы - договора, письма, запросы. При составлении отчетов в виде таблиц, не используется табличный редактор Microsoft Excel. Ведение базы данных о покупателях, поставщиках, объемах продукции, выполнении договорных обязательств и др. не осуществляется. Возможности компьютерной техники по обработке, систематизированию и анализу данных не используются.

Предприятие располагает сетевым оборудованием для локальной сети (кабели, коммутаторы, сервер) и для связи с Интернетом по выделенной линии (кабели, модемы).

Базовое программное обеспечение представлено в виде операционной системы Microsoft Windows XP с интегрированными пакетами Microsoft Office. У предприятия имеются принтеры:

- матричный - Epson FX - 1170;

-   лазерный - Canon LBP - 810.

Из-за небольшого объема вывода информации на печать и не очень интенсивного использования данного оборудования его количество приемлемо. Из периферии предприятию нужны сканеры, его приобретение способствовало бы сокращению затрат рабочего времени на компьютере.

Из средств связи на предприятии в наличии есть факсы Panasonic KX F130BX, стационарные проводные телефонов, сотовые телефоны. Достаточное наличие стационарных проводных телефонов может являться основанием для установления мини АТС, что положительно сказалось бы на уменьшении затрат на связь. Можно отметить потребность предприятия в копировальной технике, так как это является необходимостью, а в этих целях зачастую используется факс.

Можно отметить, что при работе с нормативно - правовыми документами «МАСТЕР БИС» ИЧУТП Люксор Интер использует специализированное программное обеспечение - справочная правовая система Консультант Плюс. Ее использование значительно облегчает работу отдела маркетинга. Контактные данные предприятия имеются в национальном телефонном справочнике Бизнес - Беларусь.

Таким образом, можно отметить слабое использование информации на предприятии при неплохом техническом оснащении.

В качестве одного из наиболее эффективных и прогрессивных методов повышения эффективности маркетинговой деятельности предприятия в последнее время рассматривается внедрение в маркетинговую деятельность информационных технологий и, в первую очередь - интернет-технологий.

На предприятии все использующиеся 9 компьютеров объединены в локальную компьютерную сеть со скоростью передачи данных 100 Мбит/сек посредством витой пары (UTP 5E). Наиболее мощный компьютер (на базе Pentium IV Extreme Edition, 2048 RAM DDR II, 512 Gb HDD Sata II Raid Massive) используется как сервер сети, межсетевой экран, хранилище резервного массива данных и точка доступа в Интернет. Кроме того, «МАСТЕР БИС» ИЧУТП Люксор Интер использует высокоскоростной доступ в Интернет по технологии ADSL, предоставляемый РУП «Белтелеком».

Проблемы у предприятия «МАСТЕР БИС» ИЧУТП Люксор Интер начались в январе 2009 года, после проведенного совместного рейда государственной инспекции по налогам и сбором и подразделения «К»(преступления в сфере высоких технологий) Министерства внутренних дел РБ. Выяснилось, что предприятие использует нелицензионное (т.н. «пиратское») программное обеспечение корпорации Microsoft (Windows XP Professional SP2 на 6 клиентских машинах и Windows 2003 Server на сервере сети; программный пакет Microsoft Office и др.) и лаборатории Касперского (Kaspersky Antivirus 6.0). Кроме того, было обнаружено нарушение авторских и смежных прав многих разработчиков программного обеспечения - ACD Systems LTD, Agnitum, Adobe Corp. и многих других. По результатам проверки руководству предприятия было предъявлено обвинение по нескольким статьям Кодекса об административных правонарушениях РБ и выписан штраф в размере 100 базовых величин.

Чтобы не парализовать деятельность предприятия, руководством фирмы была закуплена полугодовая («триальная») лицензионная копия ОС “Windows” у официального представителя компании Microsoft в РБ - ОДО «Юкола-Инфо».

В связи со скорым окончанием приобретенной лицензии, а так же в рамках дальнейшего совершенствования информационной инфраструктуры управления бизнесом, мною предлагаются следующие мероприятия:

. Переход с платной операционной системы компании Microsoft на свободно распространяемые операционные системы на ядре Unix - Mac OS, семейство ОС Linux -Red Hat, Fedora Core, SuSE, Debian, Ubuntu, Linspire и Mandriva.

Несмотря на распространенное мнение, что программные продукты семейства Linux сложны при работе и настройках, растущий рост пользователей этих систем по всему миру утверждает обратное.

В большинство ОС семейства Linux может интегрироваться графическая оболочка, которая позволяет пользоваться ими сотрудникам, ранее работавшим под «оконным» интерфейсом Windows.

Для успешной работы предприятия «МАСТЕР БИС» ИЧУТП Люксор Интер предлагается установить на клиентские машины Ubuntu 7.04 Feisty Fawn. сосредотачивается на удобстве и простоте использования, включает широко распространённое использование утилиты sudo, которая позволяет пользователям выполнять администраторские задачи, не запуская потенциально опасную сессию суперпользователя., кроме того, имеет развитую интернационализацию, обеспечивающую максимальную доступность для представителей разных языковых групп. С версии 5.04 кодировкой по умолчанию является UTF-8.для комфортной работы нуждается в 256 мегабайт RAM и, при установке на жёсткий диск, в трёх гигабайтах свободного пространства.основан на системе рабочего стола GNOME, которая разработана, чтобы обеспечить свободный, простой и интуитивный интерфейс, предлагая полный диапазон современных настольных приложений. Помимо тех приложений, которые включены в GNOME, Ubuntu выходит с дополнительным программным обеспечением, включая OpenOffice.org, web-браузер Mozilla Firefox и растровый графический редактор GIMP.

Отдельно нужно сказать о включаемом в дистрибутив Linux Ubuntu программном продукте OpenOffice.org, который может служить альтернативой пакету Office от Майкрософт.

Огромным плюсом этого пакета является то, что он совместим с Microsoft Office и может работать как в Windows, так и в Linux. Кроме того, в этом пакете присутствует поддержка формата OASIS OpenDocument, экспорт данных в PDF формат, встроенные средства для работы с базами данных и многое другое. .org включает в себя следующее:

• текстовый редактор Writer

• приложение для работы с электронными таблицами Calc

• программу для создания и последующего просмотра мультимедиа презентаций Impress

• графический редактор Draw (векторная графика)

• редактор математических формул Math.

Вместо ранее использовавшегося на серверной машине Windows Server 2003 предлагается использовать также свободно распространяемый SUSE Linux Enterprise Server 10.LINUX Enterprise Server 10 (SLES) представляет собой масштабируемую, высокопроизводительную платформу безопасных корпоративных вычислений, реализующая все преимущества Linux и Open-Source. Система ориентирована на сервера для ответственных корпоративных приложений и обеспечивает высочайшую надежность, производительность и функциональность.LINUX Enterprise Server предлагает богатые возможности разработки программного обеспечения и включает в себя множество встроенных сетевых служб и протоколов, включая CUPS, DNS, DHCP, IMAP, NTP, SLP, Postfix, PXE, Proxy, Samba, SNMP, SMTP и многие другие. Кроме того, он содержит серверы приложений и баз данных - такие как Apache, JBoss, Tomcat, MySQL и PostgreSQL и поддерживает популярные решения от сотен независимых поставщиков ПО.

Кроме того, использование операционной системы семейства Unix позволит использовать такой мощный инструмент управления бизнесом, как Oracle Applications от Oracle.

Представляет собой набор из более чем 35 интегрированных приложений, в которые входят:

    приложения для управления финансами

    приложения для управления материальными потоками

    приложения для управления производством

    приложения для управления проектами

    приложения для управления персоналом

    приложения для управления маркетингом.

Большинство приложений, разрабатываемых Oracle изначально предназначены для платформы Unix.

Несмотря на то, что большинство разработчиков программного обеспечения делают версии свои программ, предназначенные для работы с ядром Unix, возможно использование и 32-х и 64-хбитных Windows-совместимых программ благодаря эмулятору ОС Windows - WINE.

Нетрудно посчитать прямой экономический эффект от перехода с платной операционной системы компании Microsoft на свободно распространяемые операционные системы на ядре Unix.

На официальном сайте представителя Microsoft в РБ можно узнать цены на программную продукцию:

- Microsoft Windows XP SP2 - 196 $;

Microsoft Office 2003 - 72 $;

- Windows Server 2003 - 729 $.

Таком образом, стоимость установки на 6 клиентских машин ОС Windows и Microsoft Office составляет 6 х (196 + 72) = 1608 долларов США; плюс стоимость серверной операционной системы - 729$. Таким образом, использование Unix-совместимых программных продуктов позволяет сэкономить предприятию 2337$.

. Использование при международных телефонных переговорах возможностей IP-телефонии.

Как отмечалось ранее, «МАСТЕР БИС» ИЧУТП Люксор Интер имеет высокоскоростной доступ к сети Интернет. Однако при общении с иногородними и международными партнерами используется обычная телефонная связь, что приводит к огромным телефонным счетам. В тоже время логичнее и разумнее будет использовать предоплаченный Интернет-доступ, используя его при международных переговорах для голосовой связи.

VoIP-сервис (Voice Internet Phone - голосовой Интернет-телефон) от компании Skype позволяет устанавливать бесплатные соединения с находящимися в сети абонентами Skype, либо звонить на стационарные телефоны в Европе и США при стоимости соединения 2 цента/минута, т.е. около 71 руб/минута. В тоже время стоимость соединения при помощи обычной телефонной линии варьируется от 749 до 3900 белорусских рублей за минуту.[29]

. Избавление от бумажного документооборота и замещения его электронным.

База данных предприятия содержит информацию о всех сделках, клиентах, партнерах, тенденциях отрасли, ассортиментных перечнях, схемах влияния различных факторов на уровень цен и др. Главная выгода баз данных состоит в том, чтобы обеспечивать предприятие информацией необходимой для поддержания прибыльности. С помощью базы данных облегчаются контакты с клиентами и партнерами, возможно прогнозирование будущих потребностей, а соответственно - завоевание доверия клиента.