Характеристика управленческой деятельности

 

Данная дипломная работа посвящена рассмотрению организации менеджмента представительства табачной компании и более подробно будет изложена организация управления её филиалами. В течение 2000-2007 годов руководителями представительства были открыты 632455 торговые точки. В построении сети отделов наиболее активная деятельность была развернута в 2003-2006 годах, когда были открыты представительства компании в разных городах и поселениях. Организационная структура компании представлена на рисунке 1, она построена по классическому линейному типу.

 

 

 

Рисунок 1 – Организационная структура компании

 

Во главе её стоит генеральный директор, и избираемый на эту должность общим собранием участников сроком на 3 года. Генеральному подчиняется заместитель, коммерческий директор, финансовый и розничной сети директор. В обязанности заместителя генерального директора входит организация логистического менеджмента. Ему подчиняется отдел логистики, который выполняет четыре главные функции:

– планирование стратегическое, тактическое и оперативное по доставке товаров потребителям.

– организация получение товаров у производителей, оформление документации, хранение продукции и доставка её потребителям;

– мотивация всех работников компании в достижении поставленных целей в кратчайшие сроки с минимальными затратами;

– контроль качества и количества товаров, номенклатуры и ассортимента как при получении от предприятий производителей, так и в ходе их движения по логической цепи.

Доставка продукции в представительство компании осуществляется железнодорожным транспортом и автофургонами из Москвы, Санкт- Петербурге, Екатеринбурга, а также крупными грузовыми рейсами аэрофлота из зарубежных стран производителей Европы. Основным видом транспорта, использованным для поставки товара, является железнодорожный. Компания имеет долгосрочный договор с открытым акционерным обществом «Российские железные дороги», по которому перевозчик применяет на себя обязательства перевезти обговоренные грузы своими средствами от места отправления до места назначения в установленные сроки, а отправитель- центральные склады Московской области обязуются оплатить перевозку за установленную плату. Уставом железных дорог Российской федерации определено, что отправитель, предъявляя груз к перевозке, предоставляет станцию отправления на каждую отправку комплект из 4-х документов: накладную, дорожную ведомость и квитанцию о приёме груза. Все эти документы, а также организацию перевозок выполняет транспортный отдел.

К основным видам закупаемых реализуемых товаров, относятся:

1 Табачные изделия:

– Филип Морис;

– Бритиш американ табак;

– Дженирал табак интернешеил;

– Лигит-дукат;

– Нево-табак.

2 Жевательная резинка ООО «Ригли» (эксклюзив).

3 Напитки, соки, пиво:

– Соки ООО «Придонье»;

– Пиво компании САН «Интербью», Балтика, ОАО «Томское пиво» и ООО «Очаково» и др.

4 Продукты питания:

– ООО «Русскарт» (эксклюзив);

– ООО « Yaho Group»;

– Компания « Новус Фудз Лимитед»;

– ТОВ «Юнилевер», максимальный ассортимент и др.

В обязанности коммерческого директора входит проведение маркетинговых исследований рынка потребителя выше указанной продукции, изучение спроса потребителей, расширение и ассортимент предлагаемых товаров, а также исследование рынка производителей товаров и выбор наиболее надёжного поставщика и предлагаемой коррекции цен. Коммерческому директору подчиняются отдел закупки и отдел регионального развития компании. Специалисты отдела закупки большое внимание уделяют также процессу ценообразования на продукцию и оформлению договоров с поставщиками, подготовку заказов на поставку товаров, а также приёмку товаров по количеству и качеству. Коммерческому директору также подчиняются все филиалы.

Стратегической задачей отдела регионального развития является открытие филиалов компании в городах, используя:

– удобное расположение магазинов и киосков;

– невысокие цены;

– сбалансированный ассортимент;

– качественный сервис.

В перспективе развития компания стремится стать лидером среди дистрибьюторских компаний по продаже вышеперечисленных товаров, используя для этого:

– свой профессиональный кадровый состав;

– высокий уровень дистрибьюции;

– привлечение новых сильных партнеров-поставщиков.

В обязанности финансового директора входит организация бухгалтерского учета, т.е. сбор, обработка и передача информации о деятельности хозяйствующего субъекта для того, чтобы заместитель главного директора, коммерческий директор и директор розничной сети смогли принять решение о том, как лучше инвестировать имеющиеся в их расположениях средства.

Генеральный директор компании на основании данных финансовой отчетности принимает решение об объёме закупок и продаж оптовой компании на текущий год и формирует стратегические цели развития компании.

Директор розничной сети имеет в своём подчинении торговый отдел, которому подчиняются 632455 торговых точек, включая отделы и различные киоски в городе и области.

Организационная структура торговых отделов представлена на рисунке 2.

 

Pre-selling

Торговый агент по ключевым клиентам 1 чел.

Торговый отдел компании

 

 

Van-selling

Торговый отдел компании

 

Рисунок 2 – Организационная структура торговых отделов

 

Основа работы торговых отделов компании лежит на базе следующих принципов:

1 Общие принципы работы торговых агентов по розничным клиентам:

– город и область поделены на территории, продажа непосредственно с колёс;

– каждая из территорий насчитывает в порядке 120 торговых точек;

– каждый торговый представитель имеет по 6 маршрутов;

– посещение торговых точек раз в неделю;

– продукция в розничные точки доставляется по рекомендуемым ценам вне зависимости от объёма.

2 Общие принципы работы торговых агентов по оптовым клиентам:

– посещение торговых точек ежедневно;

– продукция в оптовых точках доставляется по рекомендуемым ценам поставщика, вне зависимости от объёма.

3 Общие принципы работы торговых агентов по сельским округам:

– посещение торговых точек по маршруту;

– количество торговых точек 120;

– посещение торговых точек 1-2 раза в две недели;

– продукция поставляется по рекомендуемым ценам поставщика.

4 Общие принципы работы торговых агентов по ключевым клиентам:

– охват стратегически важных по объёму продаж и месторасположению торговых точек;

– проведение базового мерчендайзинга;

– контроль оптимального запаса;

Кроме торговых агентов организационной структуре торговых агентов дистрибьюторской компании имеются супервайзеры, основными функциями которых являются:

– выполнение и перевыполнение плана по объёму продаж;

– 100% наличие товара, проверка;

– 100% посещение точек по маршруту;

– 100% наглядность продукта, дизайн;

– рекомендации по розничным ценам;

– рекомендации по выкладке товара;

– рекомендации оптимального запаса товаров;

– кредитная линия в размере 60% месячного оборота;

Главной целью менеджмента и организационной структуры является реализация миссии компании: «Быть самой успешной среды других компаний в сфере торговли в городах, где есть филиал компании и наиболее предпочитаемым деловым партнером, как для поставщиков, так и для клиентов».

Для этого руководство, а это, в первую очередь, её участники и генеральный директор, стремятся реализовать следующую стратегию:

1 Увеличение прибыли компании за счет:

– роста объёма продаж;

– развития прямой доставки;

– улучшения качества предоставляемых услуг.

2 Обучения и развития персонала.

3 Создание имиджа компании.

Ключевым моментом управления развитием ассортимента является независимость менеджеров в выборе методов и средств воздействия на систему ассортимента. Менеджер уполномочен:

– изменять основные свойства и характеристики ассортимента;

– принимать решение по вопросам ценообразования;

– расширить или обновлять ассортимент;

– стимулировать объём продаж;

– изменять выкладку товаров и т.д.

Но при традиционной организации управления (см. рис.1) функции управления ассортиментом возложено на подразделение компании, отвечающее только за свой участок. Так отдел логистики заключает договора на поставку товаров и осуществляет их доставку на склады компании; отдел закупок разрабатывает ценовую стратегию, прогнозируют спрос и расширяют сегменты продаж продукции компании; торговый отдел решает вопросы сбыта и организует промоушин-мероприятия.

А поскольку каждое функциональное подразделение имеет свои собственные цели и критерии оценки эффективности (которые делают с интересами предприятия в целом), при такой организации работ возникают управленческие просчеты, связанные различными требований и подходов к формированию ассортимента. Сотрудники отделов логистики, закупок и процесс согласования управленческих решений занимают много времени. Поэтому такой тип организации был эффективен, когда ассортимент товаров компании был мал, сегодня классическая организация мешает развитию компании и требует, по нашему мнению, перестройка.

На рис.3 представлен план-схема расположения с офисом, главным складом, стоянкой для большегрузных машин, автозаправочной станции, станцией технического обслуживания автомашин и гаражом для легковых автомашин. Для приёма, хранения и выдачи товаров используется комплекс современных складских помещений, включающих в себя три склада:

– Главный склад;

– Левобережный склад № 3;

– Левобережный склад № 20.

СТО для автомашин компании

По своим техническим характеристикам складские помещения, входящие в состав складского комплекса общей площадью 10600 м² могут быть отнесены к классу «В» из-за отсутствия антинулевого покрытия пола, современного сайдинга и автономной электрической подстанции, хотя в целом этот склад обладает всеми техническими характеристиками инфраструктуры класса А2. План-схема управления компании показан на рисунке 3.

 

 

30*60 м

 

 

Рисунок 3 – План-схема управления компании

Вся продукция поступает на хранение в склады в основном в пакетах, коробках уложенные на поддоны, для перевозки которых используются погрузчики.

Технологический процесс на складском комплексе состоит из следующих операций:

– разгрузка транспорта;

– приёмка товара;

– размещение и хранение (укладка товара на стеллажи и штабели);

– отборка товара из мест хранения;

– комплектование и упаковка товара;

– погрузка;

– внутрискладское перемещение грузов;

Выгрузка товаров осуществляется со специальной рамы. Большинство отечественных грузовых автомобилей имеет двери и борта в задней части кузова, поэтому разгружать такие автомобили лучше всего с рамы, так как это позволит в водить, в кузов погрузочно-разгрузочную технику. Помещения складов компании имеют по две погрузочно-разгрузочные рамы шириной по 6м и по два дверных проёма в складе шириной по 3,6м.

При приёмке товаров на складе выполняются складские операции:

– проверка количества поступающего товара;

– проверка качества поступающего товара;

– оформление приёмке товара соответствующей документации;

– принятие товаров на учет и хранение.

На товарных складах внутри помещений с помощью системы кондиционирования постоянно поддерживается оптимальный режим хранения: температура 21-23°С и влажность 65-70 %. Технология хранения включает в себя также схемы размещения товаров на складах способы их укладки и обработки. В зависимости от вида, объёма товарных запасов и размеров поступающих партий на комплекс складских помещений компании используется два способа хранения:

– стеллажный, при котором товары хранятся в упакованном и расфасованном виде;

– штабельный, при котором товары хранятся в таре без расфасовке с использованием различных типов товаров.

В процессе отгрузке товаров со складов компании решаются следующие задачи:

– формирование и группировка товаров;

– контроль качества упаковки товаров, исключающей их порчу при транспортировке;

– своевременную отправку товаров покупателям;

– ликвидацию излишнего простоя автотранспорта под погрузкой;

– оформление документов экспедиторам.