Описание информационных потоков

Для описания информационных потоков применялась нотация IDEF0, которая подробно описана в [7,8].

Описание потоков информации при администрировании (см. Приложение А. Рис 1).

Администратор выполняет добавление, удаление и изменение в наполнении web - ресурса гостевого дома. Все изменения заносятся в базу данных, после чего изменения отображаются на web - ресурсе.

Описание потоков информации при бронировании (см. Приложение А. Рис 2).

Клиент подает заявку, из заявки выделяется период проживания клиента. Период проживания клиента оценивается возможность поселить клиента в гостевом доме. Если клиента можно поселить в гостевом доме, то его заявку оформляют и выставляют счет. Если клиента нельзя поселить в гостевом доме, то формируется отказ клиенту.

Описание потоков информации при редактировании услуг (см. Приложение А. Рис 3).

Руководство принимает решение об использовании новой услуги, устанавливает её стоимость. После согласования администратор помещает услугу на web - ресурсе.

Описание потоков информации при выставлении счета(см. Приложение А. Рис 4).

При выставлении счета система учитывает период проживания и услуги, выбранные клиентом, система производит математические операции, формирует счет и отправляет его клиенту.

Описание процессов обработки информации требующих автоматизации

На сегодняшний день бронирование номеров происходит по двум следующим сценариям:

первый использование систем online бронирования и второй звонок оператору в нашем случае владельцу гостевого дома, либо управляющему гостевым домом.

Рассмотрим первый способ.

1. Пользователю необходимо посетить web - ресурс через который он может произвести бронирование нужного ему гостевого дома.

2. Заполнить форму заявки и отправить её. Заявка составляется каждой гостиницей индивидуально, либо гостиница может принять форму заявки, установленную по умолчанию в системе бронирования которую использует гостиница.

.   Оплатить часть стоимости проживания. Оплата может производиться как наличными, так и через системы безналичного расчета.

.   После оплаты части стоимости проживания, пользователь получает документ, подтверждающий право гостя проживать в гостевом доме в определенный период времени.

Рассмотри второй способ.

1. Пользователю необходимо узнать телефонный номер гостевого дома. Пользователь может получить телефонный номер гостевого дома с помощью web - ресурса, либо при помощи иных средств массовой информации.

2. Пользователю необходимо позвонить оператору, телефон которого он получил, и передать необходимую информацию для бронирования. Каждая гостиница сама формирует список информации, которая необходима для бронирования.

.   Оплатить часть стоимости проживания. Оплата может производиться как наличными, так и через системы безналичного расчета.

.   Получить документ, подтверждающее право гостя проживать в гостевом доме в определенный период времени. Оператор отправит документ Пользователю, в любой удобной для гостя форме.

Далее происходит обработка и сортировка заявок. Заявка попадает в систему, где её сохраняют и обрабатывают. Обработка заключается в составлении графика проживания в гостевом доме, формировании отчетов. Отчеты в гостевом доме формируются по различным показателям, таким как средний период проживания, средняя прибыль за определенный период времени.

При анализе отчетов администратор может изменить наполнение web - ресурса, изменения могут производиться относительно ценовой политики гостевого дома, количества номеров и их описания, достопримечательностей представленных на web - ресурсе, настроек заявки гостя, настройки отображения заполнения номеров.

При работе таких систем производится сбор, хранение и анализ заявок, поступающий от клиентов. Данную информацию необходимо сортировать, проводить статистический анализ и на основании проведенного анализа формировать отчеты.

Заявка пользователя, поступая в систему, сохраняется в базе данных, на основании данных помещенных в заявку можно отследить:

1. Средний период проживания жильцов за определенный период планирования. Максимальный и минимальный период.

2. Доходы предприятия. Средняя прибыль, за период, период планирования с максимальной и минимальной прибылью.

.   Количество услуг каждого вида потребленных постояльцами за период планирования, максимальное и минимальное количество услуг каждого вида, потребленное постояльцами.

.   Список инцидентов и их описание произошедших за период планирования.

.   Количество дней простоя номеров, процентное соотношения бронирования номеров к величине общего периода планирования.

.   Средний возраст постояльцев, среднее(макс мин) количество человек находящиеся в доме в каждый из дней и во всем период планирования.

Все это позволяет точнее выбрать ценовую политику, добавить новые и удалить старые услуги.