Аудиторская проверка кассовых операций

 

Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

-1 "Касса организации";

-2 "Операционная касса";

-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира.

Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Ведение кассовых операций оформляется следующими проводками:

. дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 90 " Продажи" - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (по обычным видам деятельности);

. дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" - на сумму полученных прочих доходов (включая реализацию прочего имущества и выручку от реализации продукции (работ, услуг), не относящихся к обычным видам деятельности);

. дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 51 "Расчетные счета" - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе;

. дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 75 "Расчеты с учредителями" - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации;

. дебет счета 50 "Касса" - кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - на сумму полученных авансов (под поставку товаров или продукции, выполнение работ или оказание услуг);

. дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии, и т.п.);

. дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу;

. дебет счета 51 "Расчетный счет" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение;

. дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации-поставщика).

Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а также выбытие денежных документов.

В том случае, когда денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка:

Дебет счета 50 "Касса", субсчет "Денежные документы" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 "Касса" и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например:

дебет счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" - кредит счета 50 "Касса" - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 50 "Касса" - на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис-менеджеру) для постепенного использования, в учете такая выдача оформляется, как выдача подотчетных сумм: дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - кредит счета 50 "Касса", а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Проверка кассовых операций начинается с составления плана проверки, которому предшествует анализ (оценка) операций текущего контроля кассовых операций на предприятие. Оценка начинается с помощью составления специального опросника для оценки состояния внутреннего контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Входе опроса нужно выявить все узкие места ведения кассовых операций, а также места, которые могут привести к злоупотреблениям, при этом можно составить специальную таблицу, в которой отражается вопрос, вариант ответа, информация или документ, который следует запросить для подтверждения варианта ответа.

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:

Ø инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;

Ø проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов;

Ø (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);

Ø проверка правильности документального оформления операций;

Ø проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

Ø аудиторская проверка правильности списания денег;

Ø проверка соблюдения кассовой дисциплины;

Ø проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

Ø оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

Ø отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;

Ø наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);

Ø отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

Ø отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

Ø отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

Ø предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

Составляется примерный перечень вопросов для определения качества внутреннего контроля в организации:

. Хранятся ли деньги в несгораемом сейфе?

. Имеется ли сигнализация в помещении кассы?

. Заключен ли договор с вневедомственной охраной?

. Сопровождает ли охрана кассира при получении им денег в банке?

. Имеются ли вторые ключи от сейфа у руководителя предприятия? (где и у кого хранятся дубликаты ключей)

. Инкассируется ли данная организация?

. Снимаются ли остатки денежных средств ежеквартально?

. Проводятся ли внезапные проверки в кассе?

. Присутствует ли главный бухгалтер при снятии остатков в кассе?

. Проверяет ли отчеты кассира главный бухгалтер?

. Снимаются ли остатки денежных средств в кассе на конец года?

. Регистрируются ли приходные документы в журналах?

. Присваивает ли кассир номера приходным и расходным документам денежных средств?

. Составляет ли кассир приходные и расходные документы денежных средств?

. Производятся ли записи в отчете кассира: ежедневно или по мере накопления документов?

. Кроме денежных средств в кассе хранятся ли: бланки облигаций, акций, путевок в д\о и санаторий?

. По движению валютных средств в кассе составляются ли отдельные отчеты?

. Вся ли сдается в банк выручка поступившая в кассу?

. Практикуется ли получение денег от клиента, работников за товары, услуги другими лицами (минуя кассира)?

. Нужны ли две подписи на документах отражающих выдачу денег из кассы?

. Практикуется ли выдача денег из кассы за одной подписью (руководителя, главного бухгалтера)?

. Разработана ли (по дебету, кредиту счета 50) наиболее характерная корреспонденция счетов хозяйственных операций, типичных для данного предприятия?

. Сверяет ли бухгалтер данные ведомости по реализации материальных ценностей, работ, услуг с данными денежных средств, поступившими в кассу?

. Датируется ли приходные, расходные, кассовые документы в журнале регистрации по дате, указанных в них?

. Сдает ли кассир в бухгалтерию ежедневно кассовые отчеты?

. Проверить операции по счету 57;

. Проверить оприходование сумм (остатков) на счета в банке;

. Проверить операции по приобретению и выдаче путевок (источник приобретения, невозмещаемая часть, полнота объема поступления в кассу средств за путевки);

. Получить перечень денежных документов и сверить его с данными главной книги.

Все предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Движение денежных средств отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации:

·   журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету кассовых операций;

·   Главная книга;

·   баланс предприятия (ф. № 1), 2-й раздел актива;

·   Отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие документы:

. Кассовая книга;

. Отчеты кассира;

. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО);

. Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц;

. Выписки банка;

. Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;

. Чековые книжки;

. Хозяйственные договоры (в том числе с банками);

. Договоры о материальной ответственности;

. Документы по ККМ;

. Книги кассира-операциониста;

. Журнал (книга) регистрации ПКО и РКО;

. Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей;

. Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;

. Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

. Приказы руководящего органа;

. Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;

. Учетная политика в части документооборота.

По желанию аудитора или директора предприятия можно провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить кассовый отчет. При инвентаризации кассы необходимо проверить:

Ø имеется ли приказ о назначении кассира;

Ø заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы;

Ø соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.

После инвентаризации кассы аудитору необходимо проверить:

Ø созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

Ø полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам;

Ø правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

Ø имеются ли подписи в получении денег, для чего нужно выборочно проверить подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие;

Ø правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней;

Ø наличие или отсутствие штампов на кассовых документах (получено, оплачено);

Ø соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах;

Ø соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе;

Ø правильность выдачи денег по доверенностям;

Ø соблюден ли порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах. [3]

На заключительном этапе производится формирование пакета документов, передаваемых другим аудиторам для последующего анализа и обработки, а также составление отчета аудитора и предоставление его вместе с рабочей документацией руководителю группы.

Выявленные замечания, вопросы, которые с точки зрения аудитора, проверяющего операции учета денежных средств в кассе, подлежат дальнейшему анализу и обработке другими аудиторами, формируются в виде служебных записок по установленной форме.

В отчетных документах приводятся выводы и рекомендации по выявленным нарушениям и замечаниям, с обязательным указанием ссылки на нормативный документ, согласно действующему законодательству.

Рабочие документы и отчетные документы аудитора, подшитые в отдельную папку по установленной форме, представляются руководителю группы для включения результатов в отчет.