Особенности внутренней среды современной организации

Согласно системному подходу к управлению каждая организация - это открытая система, целостность и жизнеспособность которой обеспечивается благодаря элементам, из которых она формируется. Совокупность этих элементов составляет внутреннюю среду организации. Его проектирование и создание происходит, учитывая специфику деятельности организации, круга потребителей, рыночной конъюнктуры, условий хозяйствования и т.д. Система менеджмента при формировании внутренней среды организации должен обеспечить соответствие характеристик его важнейших составляющих условиям внешней среды, в которых организация функционирует[8].

Внутренняя среда организации формируется руководителями в соответствии с их представлений о том, какие именно элементы обеспечат эффективное функционирование и развитие. Этим обусловлено существование различных подходов к структурированию внутренней среды организаций. Чаще всего в нем выделяют пять составляющих: цели, структура, технология, задачи и персонал, который выполняет эти задачи с помощью соответствующей технологии. А, например, директор Центра управления и организационных изменений (США), Ричард Дафт описывает внутреннюю среду как совокупность организационной структуры, технологии производства со всей материально-технической базой и корпоративной культуры, которая, по его мнению, наибольшей степени формирует конкурентные преимущества фирмы. Некоторые представители современной российской школы управления считают, что внутренняя среда - это структура организации, ее ресурсы и культура; другие к внутренней среды относят структуру, уровень разделения труда и организационные коммуникации, а также кадровый состав организации, трудовые и технологические процессы, используемые для преобразования ресурсов на необходимый обществу продукт.

Она обеспечивает свою жизнеспособность преобразованием ресурсов, которые получает из внешней среды, на готовый продукт (изделия, услуги, идеи) для субъектов внешней среды. Проектирует процесс превращения ресурсов в готовый продукт и обеспечивает его функционирование система менеджмента, ориентированную на выполнение таких ключевых задач:

- определение целей организации;

- формирование под выбранные цели организационной структуры, что позволит эффективное взаимодействие всех членов организации в соответствии с теми функциями, которые они будут выполнять;

- привлечения в процесс преобразования той технологии, которая будет гарантировать оптимальное соотношение затрат ресурсов и результата;

- подбор персонала и создание для него действенных мотивационных преференций (предпочтений), которые бы объединяли стремление людей достигать собственных целей с необходимостью работать с должной отдачей для достижения целей организации[9].

Независимо от сферы деятельности, состава и структуры внешней среды, эти задачи являются обязательными для управляющей системы любой организации, поскольку их решения формирует ее внутреннюю среду.

 Отсюда, основными элементами внутренней среды являются:

- цели организации - формируются с учетом рыночной конъюнктуры на основе имеющихся и потенций них возможностей организации;

- структура организации - формируется под выбранные цели таким образом, чтобы обеспечить необходимый уровень гибкости и мобильности организационных действий;

- система технологий - направлена на обеспечение конкурентоспособности продукции по техническим и экономическим параметрам;

- персонал (человеческие ресурсы) - подбирают с учетом квалификационных характеристик и согласованности мотиваций индивидов с целями организации, способности их к саморазвитию;

- организационная культура - имеет своей задачей идентификации индивидуальных и организационных целей и их согласования.

 Итак, внутренняя среда организации - это сложная система элементов и связей между ними, что является объектом контроля и регулирования руководством.

Понятие «цель» относится к фундаментальных понятий теории управления. Определение целей является исходным моментом деятельности менеджера.

 Цель - желаемое состояние объекта или желаемый конечный результат деятельности.

Цель всегда предшествует осознанной деятельности людей, является мотивом, который побуждает их к действию, поскольку формируется на основе их потребностей и интересов. Цель выбирают, конструируют в виде идеальной модели состояния системы в будущем, возможность достижения которой оценивают руководители с учетом различных факторов - личных (уровень профессионализма, соотношение мотивов и стимулов) и факторов внешней среды (ресурсные и институциональные ограничения).

Цели различных организаций могут быть похожими или существенно отличаться. Так, для предприятия, работающего на коммерческих началах, целью является получение прибыли, а для некоммерческих организаций - решения в рамках установленной бюджета тех проблем, ради устранения которых они созданы.

Как правило, организации ставят и реализуют не одну цель, а несколько важных для их функционирование и развития.

Часто цели функционирования и цели развития могут противоречить друг другу. Чтобы не вызвать ослабление и даже разрушение организации, их необходимо согласовывать. Поэтому при определении целей очень важно предусмотреть их взаимозависимость и направленность на общую цель. Не менее важно, чтобы цели были достижимыми; иначе они будут служить не мотивирующим, а демотивирующим фактором[10].

 Определение целей предполагает определенную последовательность действий. Сначала определяется глобальная, основная цель организации, следовательно осуществляется ее декомпозиция (распределение) на подцели, которые определяются совокупностью необходимых для достижения главной цели ресурсов. Процедура где композиции продолжается отношении каждой подцели тех пор, пока не будет достаточной для решения задач на определенном управленческом уровне.

Для того чтобы четко представить контуры и основные задачи будущей организации, используют метод «дерева целей», в котором каждая ниже цель является средством реализации ближайшей высшей цели. Если цель не разовое мероприятие, то есть получения желаемого результата предусматривает регулярные целенаправленные действия, актуальность которых в течение значительного периода несомненна, то выделяют структурные единицы, отвечающие за достижение результатов. Это означает, что деятельность по обеспечению достижения каждой такой цели становится функцией структурной единицы. Количество и состав структурных единиц устанавливается по числу вершин графической модели. Зависимости от трудоемкости функциональных обязанностей и объема работ структурные единицы могут быть большими или меньшими частями организации, элементами микроструктуры (рабочие места или должности), мезоструктуры (структурные подразделения, участки, цеха, отделы),макроструктуры (самостоятельные подразделения организации, например, предприятия, входящих в состав концерна.

 Построение «дерева целей» помогает согласовать деятельность подразделений организации при решении любого конкретного задания, связанного с его развитием. «Дерево целей» позволяет представить полную картину взаимосвязей будущих событий и получить информацию по их важности. Предположим, задача предприятия - повысить качество бытовой техники, которую оно выпускает.

Однако этому методу присуща определенная ограниченность, в частности, статичность иерархии целей. В большом временном интервале содержание целей, их субординация и конкретные характеристики меняются. Это предопределяет необходимость построения динамического ряда «деревьев целей», что еще больше усложняет процедуру.

На основе целей организация формулирует задачи, которые следует решить в процессе достижения целей. Задача конкретные от целей и имеют не только качественные, но и количественные, пространством и временными характеристиками. Так, если одна из целей предприятия может формулироваться как «достижения в ближайшем будущем лидерства на рынке профильной продукции», то задача должна быть сформулирована точнее: «до конца текущего года завоевать 50% рынка товара А и 30% рынка товара Б».

Совокупность целей организации может служить основой для формирования системы «управление по целям», которая занимает особое место в перечне инструментов менеджмента человеческих ресурсов ».Степень реализации целей является основанием для вознаграждения исполнителей, а ориентация вознаграждения на конечный результат позволяет избежать лишнего вмешательства менеджера в производственный процесс. Тем самым повышается ответственность работников за результаты выполнения работы, развивается их самостоятельность и инициативность, создаются условия для формирования творческого подхода к решению управленческих проблем.

Эффективная деятельность организации невозможна без специализированного разделения труда, при котором каждый вид работы поручается тем специалистам, которые могут сделать ее лучше, чем другие. Осуществление распределения труда и координирование действий исполнителей - один из важнейших задач менеджмента, разумное решение которого позволяет организации быть более продуктивным, чем у конкурентов. Результатом горизонтального и вертикального разделения труда является структура организации.

Структура организации - логические отношения уровней управления и функциональных единиц, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Разделение труда, на котором основывается построение структуры организации, может касаться работы с машинами, людьми и с информацией. В зависимости от вида работ, взятых за основу разделения труда, соответственно говорят о производственную структуру, структуру аппарата управления и организационную структуру управления.

Производственная структура. ее формирует горизонтальный разделение труда, основанный на выделении отдельных стадий технологического процесса.

 Производственная структура - группировка конкретных задач в рамках производственных подразделений (цехов, участков), которые между собой связаны единым технологическим цепью[11].

Структура аппарата управления. Основывается на вертикальном разделении труда, в результате которого устанавливается количество уровней управления, выстраивается управленческая вертикаль и формируются скалярные цепи (цепи команд), по которым осуществляется руководство или передается информация на высшие уровни управления.

Структура аппарата управления - распределение власти и ответственности между управленческими работниками.

 Она характеризуется формальной подчиненности лиц на каждом уровне. Менеджер высшего уровня непосредственно руководит несколькими подчиненными среднего звена, работающих в различных функциональных сферах. Менеджерам среднего звена подчинена определенное количество линейных руководителей еще более низкого уровня и так далее, вплоть до уровня простых исполнителей.